Zum neuen Jahr: Das muss Ihre Buchhaltung können!

Vor · 2 Minuten zu lesen

Alles wird digital, das heißt: Unternehmen werden immer abhängiger von der Leistung ihrer Software. Hand aufs Herz – kann Ihre Buchhaltungssoftware, was Sie wollen? Oder sind Wünsche offen? Beschweren sich Mitarbeiter immer wieder über mangelnde Performance, fehlende Funktionen und eine Oberfläche, die man nicht auf Anhieb versteht? Lassen sich beispielsweise Angebote mit Textbausteinen leicht erstellen und aus der Software heraus versenden? Ist die Adresse des Kunden mit einem Klick eingefügt, inklusive Umsatzsteuer-ID? Wenn Wünsche offen sind, ist der Jahreswechsel die ideale Zeit, um eine neue Software zu implementieren.

Eine Cloud spart eigene Server

Ein Wechsel der Software ist oft einfacher, als man denkt. Die Daten lassen sich in der Regel über eine Schnittstelle oder CSV-Datei leicht aus dem vorhandenen System exportieren und in ein neues importieren. Das ist oftmals übers Wochenende gemacht, so dass der laufende Betrieb nicht unter dem Wechsel leidet. Auch Server brauchen Sie nicht zwingend: Die Software und Daten können in der Cloud laufen – sicher im deutschen Rechenzentrum und stets mit BackUp – und Sie brauchen nicht in Hardware zu investieren. Ganz im Gegenteil: Sollten Sie eine eigene Lösung auf eigenen Servern betreiben, können Sie die Hardware verkaufen und sich Entwicklungskosten fortan sparen.

Welche Funktionen sollen es sein?

Wenn Sie nun ein paar Bedenken weniger haben, lohnt es sich über Funktionen der neuen Software nachzudenken: Was benötigen Sie wirklich? Die Software soll Ihre Bedürfnisse erfüllen und nicht andersherum. Machen Sie sich klar, was die Software leisten soll:

  • Angebotserstellung
  • Auftragsverwaltung
  • Rechnungsstellung
  • Reporting
  • Einnahmen-/Überschussrechnung (EÜR)
  • Bilanzerstellung
  • Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
  • Warenwirtschaft
  • Finanzbuchhaltung
  • eCommerce
  • Lagerverwaltung
  • Unternehmensprozesse
  • Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

Kann Ihre Buchhaltungslösung die Anforderungen zum Jahreswechsel umsetzen? Seien Sie ehrlich zu sich selbst.

Welche Anforderungen müssen erfüllt sein?

Egal wie groß Ihr Unternehmen ist, unterliegen Sie zum Jahresende einiger gesetzlicher Verpflichtungen.​ So gelten ab 2017 neue Bestimmungen der GoBD verbindlich für alle Unternehmen. Hier geht es um die Anforderungen an die Unveränderbarkeit von elektronischen Belegen. Die wichtigste Konsequenz der neuen GoBD ist, dass Aufzeichnungen für die Buchhaltung nicht mehr in Office-Dokumenten erfolgen dürfen. Denn diese sind veränderbar. Buchhaltung mit Excel oder Word ist ab dem 1. Januar 2017 nicht mehr zulässig. Es drohen empfindliche Strafen sowie im schlimmsten Fall eine Steuerschätzung mit hohen Nachzahlungen.​ ​Weiterer wichtiger Punkt sind in dem Zusammenhang auch die elektronischen Aufzeichnungspflichten für Kassensysteme.

Weitere Infos, wie Sie ihre Finanzbuchhaltung optimieren, finden Sie hier. Erfahren Sie im Detail, welche Software für Ihre Zwecke geeignet ist und was Sie beachten müssen.

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