Eine Registrierkasse ist ein System, das die Erfassung der einzelnen Barumsätze eines Unternehmens ermöglicht. Sie ist für alle Unternehmer sinnvoll, die überwiegend Bargeschäfte tätigen. Die in der Registrierkasse erfassten Daten müssen seit dem 1. Januar 2017 manipulationssicher aufbewahrt werden, um den handels- und steuerrechtlichen Ordnungsvorschriften zu entsprechen.
Arten von Registrierkassen
Es lassen sich verschiedene Arten von Registrierkassen unterscheiden:
- PC-Kasse: Eine Software auf einem Rechner steuert die Funktion von Barcode-Scannern, Kassenschublade, Kassendrucker und weiterer Hardware. Die Daten werden auf dem Rechner oder einem externen Speicher gesichert. Es gibt Exportfunktionen für den Steuerberater und das Finanzamt.
- POS-System: POS-Systeme sind leistungsfähige Registrierkassen. Sie ermöglichen zugleich auch den bargeldlosen Zahlungsverkehr. Häufig handelt es sich dabei ebenfalls um PC-Kassen.
- Einfache Registrierkassen: Der Benutzer kann Preise eintippen und diese optional einer Warengruppe zuordnen. Einfachste Auswertungen sind möglich. Eine langfristige Speicherung und kurzfristige Auswertung der Daten ist jedoch nur eingeschränkt möglich.
Auswahl einer geeigneten Registrierkasse
Das Angebot an Kassensystemen unterscheidet sich enorm im Funktionsumfang sowie im Preis. Wichtige Kriterien zur Auswahl sind:
- Funktionen: Ist eine reine Erfassung der Geschäftsvorfälle notwendig oder werden weitere Funktionen benötigt (z. B. Schnittstellen zu Onlineshop-Systemen, Anbindung eines Barcode-Scanners, DATEV-Export, Anbindung an ein Warenwirtschaftssystem)?
- Rechtssicherheit: Werden die Anforderungen der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) sowie die allgemeinen Vorschriften der GoBD erfüllt?
- Bedienung/Programmierung: Ist das Kassensystem einfach und intuitiv bedien- und programmierbar?
- Internetverbindung: Ist für den Betrieb eine Internetverbindung notwendig oder kann die Registrierkasse auch mobil verwendet werden?
- Preis: Reicht eine einfache Lösung für kleinere Unternehmen oder ist eine teurere All-in-One-Lösung notwendig?
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Pflicht zur Nutzung einer elektronischen Registrierkasse
Registrierkassen werden typischerweise im Einzelhandel, der Gastronomie, Kfz-Werkstätten und ähnlichen Branchen eingesetzt. Dem Fiskus entgehen jährlich Millionen an Steuergeldern durch Steuerhinterziehung. Waren oder Dienstleistungen werden ohne Erfassung in der Buchführung erbracht. Deshalb hat der Gesetzgeber bereits im Jahr 2010 mit dem BMF-Schreiben „Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften“ die Aufbewahrung von Unterlagen bei elektronischen Kassensystemen geregelt.
Dennoch besteht in Deutschland keine Pflicht zur Nutzung einer Registrierkasse. Einzelhändler, die eine offene Ladenkasse betreiben, dürfen dieses System auch weiterhin beibehalten. Jeder Unternehmer, der allerdings bis zum Ende der Übergangsfrist am 31. Dezember 2016 eine ältere Registrierkasse verwendete, musste eine dieser Maßnahmen ergreifen:
- das alte System updaten, um den Aufbewahrungspflichten entsprechen zu können
- auf eine neuere Registrierkasse umsteigen
- zur offenen Ladenkasse wechseln
Kassensicherungsverordnung
Die Kassensicherungsverordnung ist eine Verordnung des Finanzministeriums, die neue Standards zur Verhinderung von Manipulationen an Registrierkassen verbindlich vorschreibt. Die KassenSichV vom 26.9.2017 basiert auf dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 16.12.2016. Dieses Gesetz wird auch Kassengesetz oder KassenG genannt.
Ab dem 30.09.2020 müssen in Deutschland Registrierkassen, deren Bauart es technisch zulässt, mit einer sogenannten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Die Sicherheitseinrichtung speichert die Transaktionen der Kasse auf ihrem internen Speicher und liefert einen Code zurück an die Kasse. Dieser Code ist auf jeden Verkaufsbeleg zu drucken. Die Daten werden in einem unveränderbaren Protokoll gespeichert, das für das Finanzamt exportierbar sein muss.
