Beschreibung im Lexikon

Registrierkasse

Registrierkasse: manipulationssichere Erfassung von Barumsätzen

Eine Registrierkasse ist ein System, das die Erfassung der einzelnen Barumsätze eines Unternehmens ermöglicht. Sie ist für alle Unternehmer sinnvoll, die überwiegend Bargeschäfte tätigen. Die in der Registrierkasse erfassten Daten müssen seit dem 1. Januar 2017 manipulationssicher aufbewahrt werden, um den handels- und steuerrechtlichen Ordnungsvorschriften zu entsprechen.

Arten von Registrierkassen

Es lassen sich verschiedene Arten von Registrierkassen unterscheiden:

  • PC-Kasse: Eine Software auf einem Rechner steuert die Funktion von Barcode-Scannern, Kassenschublade, Kassendrucker und weiterer Hardware. Die Daten werden auf dem Rechner oder einem externen Speicher gesichert. Es gibt Exportfunktionen für den Steuerberater und das Finanzamt.
  • POS-System: POS-Systeme sind leistungsfähige Registrierkassen. Sie ermöglichen zugleich auch den bargeldlosen Zahlungsverkehr. Häufig handelt es sich dabei ebenfalls um PC-Kassen.
  • Einfache Registrierkassen: Der Benutzer kann Preise eintippen und diese optional einer Warengruppe zuordnen. Einfachste Auswertungen sind möglich. Eine langfristige Speicherung und kurzfristige Auswertung der Daten ist jedoch nur eingeschränkt möglich.

Auswahl einer geeigneten Registrierkasse

Das Angebot an Kassensystemen unterscheidet sich enorm im Funktionsumfang sowie im Preis. Wichtige Kriterien zur Auswahl sind:

  • Funktionen: Ist eine reine Erfassung der Geschäftsvorfälle notwendig oder werden weitere Funktionen benötigt (z. B. Schnittstellen zu Onlineshop-Systemen, Anbindung eines Barcode-Scanners, DATEV-Export, Anbindung an ein Warenwirtschaftssystem)?
  • Rechtssicherheit: Werden die ab 2017 geforderten Aufbewahrungspflichten sowie die allgemeinen Vorschriften der GoBD erfüllt?
  • Bedienung/Programmierung: Ist das Kassensystem einfach und intuitiv bedien- und programmierbar?
  • Internetverbindung: Ist für den Betrieb eine Internetverbindung notwendig oder kann die Registrierkasse auch mobil verwendet werden?
  • Preis: Reicht eine einfache Lösung für kleinere Unternehmen oder ist eine teurere All-in-One-Lösung notwendig?

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Pflicht zur Nutzung einer elektronischen Registrierkasse

Registrierkassen werden typischerweise im Einzelhandel, der Gastronomie, Kfz-Werkstätten und ähnlichen Branchen eingesetzt. Dem Fiskus entgehen jährlich Millionen an Steuergeldern durch Steuerhinterziehung. Waren oder Dienstleistungen werden ohne Erfassung in der Buchführung erbracht. Deshalb hat der Gesetzgeber bereits im Jahr 2010 mit dem BMF-Schreiben „Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften“ die Aufbewahrung von Unterlagen bei elektronischen Kassensystemen geregelt.

Dennoch besteht in Deutschland keine Pflicht zur Nutzung einer Registrierkasse. Einzelhändler, die eine offene Ladenkasse betreiben, dürfen dieses System auch weiterhin beibehalten. Jeder Unternehmer, der allerdings bis zum Ende der Übergangsfrist am 31. Dezember 2016 eine ältere Registrierkasse verwendete, musste eine dieser Maßnahmen ergreifen:

  • das alte System updaten, um den Aufbewahrungspflichten entsprechen zu können
  • auf eine neuere Registrierkasse umsteigen
  • zur offenen Ladenkasse wechseln

Problem der Steuerhinterziehung: weitreichende Aufbewahrungspflichten

Um die Gefahr der Steuerhinterziehung einzudämmen, fordert der Fiskus die manipulationssichere Aufbewahrung der folgenden Informationen:

  • Journal
  • Historie der Artikel, Warengruppen und Preise
  • Bedienungs- und Programmieranleitung für die Registrierkasse
  • Protokollierung der Einsatzorte (z. B. bei Marktständen)
  • vollständige Erfassung aller Änderungen (z. B. Programmierung, Auswertungen, Stammdaten)
  • Einrichtungsprotokolle
  • alle Einzelpositionen (z. B. Einnahmen, Ausgaben, Privatentnahmen, Retouren)
  • Stornobuchungen (ggf. mit Erklärung)
  • Z-Bons (Nachweis der Tageseinnahmen)
  • Auswertungen zum Tagesabschluss

Papierausdrucke sind nicht ausreichend. Die für die ordnungsmäßige Buchführung erforderlichen Daten müssen manipulationssicher in der Kasse erfasst werden. Kommen Unternehmer ihren Archivierungspflichten nicht ausreichend nach, stellt dies einen erheblichen Mangel der Buchführung dar. In der Folge kann der Steuerprüfer die Buchhaltung verwerfen und die Einnahmen schätzen. Dies hat meist hohe Steuernachzahlungen zur Folge.

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