Durch eine elektronische Registrierkasse lassen sich die Barumsätze im Einzelhandel, in der Gastronomie und in anderen Branchen lückenlos erfassen. In der Praxis kommt es in diesen Branchen immer wieder zu Fällen von Steuerhinterziehung. Deshalb wurden die Anforderungen zur ordnungsgemäßen Kassenführung erheblich verschärft.
- Am 01.01.2023 endet die Übergangsfrist: Alle Unternehmen, die ihre elektronische Registrierkasse ohne eine TSE-Lösung betreiben, müssen entweder nachrüsten oder gegen ein TSE fähiges Modell austauschen.
- Seit 01.01.2020 müssen elektronische Kassen mit einer sog. zertifizierten elektronischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein .
- Seit 01.01. 2020 gilt eine Belegausgabepflicht für elektronische Kassen. Unternehmen sind zur Ausstellung eines Kassenbons verpflichtet.
- Seit 2018 ist gesetzlich geregelt, dass jeder Verkaufsvorgang detailliert im elektronischen System aufgezeichnet wird – ein sogenannter „Z-Bon“ (Kassenabschlussbeleg) reicht nicht aus!
- Seit 2018 gilt die sog. Kassennachschau. Finanzprüfer können unangekündigte Kassenbuchprüfungen durchführen und den Zugriff auf die Kasse verlangen.
- Seit 01.01.2017 gelten erhöhte Anforderungen an die Archivierung der Daten aus elektronischen Registrierkassen (GoBD)
Hardwarebasierte TSE–Module werden mittlerweile flächendeckend angeboten. Cloudbasierte TSE–Lösungen nehmen ebenfalls zu, befinden sich zum Teil jedoch noch in der Zertifizierungsphase.
Funktionsprinzip einer elektronischen Registrierkasse
Eine elektronische Registrierkasse erlaubt die Erfassung von Kassiervorgängen auf unterschiedlichen Wegen, zum Beispiel per manueller Eingabe des Preises, einer Artikelnummer oder automatisiert per Handscanner. Das Kassensystem ermittelt nach der Eingabe aller Artikel den zu zahlenden Gesamtbetrag. Der Kassierer kann nun den erhaltenen Barbetrag in die Kasse eintippen. Die Registrierkasse öffnet die Geldschublade und zeigt optional die Höhe des Wechselgeldes an. Je nach System können oftmals auch andere Zahlungsmethoden abgesehen von der Barzahlung abgewickelt werden. Beispiele sind die EC- oder Kreditkartenzahlung oder Wertgutscheine.
Am Ende des Tages ermöglicht die elektronische Registrierkasse automatische Tagesauswertungen. Typisch ist hierfür der sogenannte „Z-Bon“, der die Tagessumme der Einnahmen ausweist. Er ist ein wichtiger Bestandteil der Buchführung und dient dem Abgleich des Soll-Kassenbestands mit dem Istbestand.
Die Tagesabschlüsse müssen pro Geschäftsjahr lückenlos aufbewahrt werden. Um eine Manipulation des Datenspeichers zu unterbinden, ist seit 2020 eine TSE-Vorrichtung gesetzlich vorgeschrieben.
Welche Daten werden aufgezeichnet und müssen auf dem Kassenbon vermerkt werden?
Die elektronische Registrierkasse zeichnet alle Vorgänge auf, die über die Kasse abgewickelt werden. Das können Verkäufe, Stornos, Ausgaben, Entnahmen und Einnahmen sein.
Seit 2018 ist die Ausgabe eines Kassenbons Pflicht. Er gilt als Nachweis für den Kauf und muss vorgelegt werden, wenn die Ware umgetauscht oder reklamiert wird. Allerdings ist der Kunde nicht zur Mitnahme des Belegs verpflichtet.
Auf dem Beleg müssen mind. folgende Angaben enthalten sein:
- Name/Anschrift des Unternehmens
- Datum und Uhrzeit
- Art und Anzahl der Ware/Dienstleistung
- Betrag sowie Angaben zur Umsatzsteuer
- Transaktionsnummer und Seriennummer der TSE
Vor- und Nachteile der elektronischen Registrierkasse
Die elektronische Registrierkasse eignet sich nicht für jeden Unternehmer. Sie bietet Vorteile, bringt aber auch Nachteile mit sich:
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
|
|
Tipp:
Erledigen Sie Ihre Buchhaltung stets korrekt und rechtskonform – Jetzt Kaufmännische Software kostenfrei testen
Kosten einer elektronischen Kassenlösung
Wie viel eine elektronische Registrierkasse kostet, hängt von den Anforderungen an das System und den gewünschten Funktionen ab. Während eine einfache Registrierkasse schon für unter 300 Euro erhältlich ist, müssen Unternehmen mit mehreren Kassenstationen oder mit einem erhöhten Funktionsbedarf durchaus mit mehreren Tausend Euro rechnen – bis hin zu fünfstelligen Beträgen in großen Unternehmen.
Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
Ab dem 01.01.2023 müssen alle elektronischen Registrierkassen mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) arbeiten – dies betrifft alle Branchen, einschließlich der Gastronomie.
Sie dient neben der Belegausgabe– und Kassenmeldepflicht als wichtige Einrichtung, um Kassenmanipulationen zu verhindern. Über die TSE werden zuverlässig alle Kassendaten in einem internen Aufzeichnungssystem gespeichert.
GoBD: Erhöhte Anforderungen an die elektronische Registrierkasse ab 2017
Die GoBD schreiben ab 1. Januar 2017 erhöhte Anforderungen an die Archivierung der Daten aus elektronischen Registrierkassen vor. Insbesondere müssen die Kassensysteme verschiedene Unterlagen, die für die Buchführung notwendig sind, manipulationssicher aufbewahren können.
Hierbei gilt, dass die Aufzeichnungen von Kassendaten folgende Kriterien erfüllen müssen:
- einzeln
- korrekt
- vollständig
- unveränderbar
- nachvollziehbar
- nachprüfbar
- auswertbar
Damit Datenänderungen jederzeit nachvollziehbar sind, müssen folgende Unterlagen vorgehalten werden:
- Programmier- und Bedienungsanleitung für die elektronische Registrierkasse
- Journaldaten
- Artikel, Warengruppen und Preise sowie Änderungen an diesen Stammdaten
- Informationen über Ort und Zeit der Kassennutzung (z. B. auf einer Messe)
- Daten zu Buchungen und Auswertungen (z. B. einzelne Kassiervorgänge, Retouren, Stornos, Entnahmen, Z-Bons, Tagesauswertungen)
Während moderne Kassensysteme diese Anforderungen oftmals problemlos umsetzen – immerhin besteht die zugrundeliegende Richtlinie bereits seit 2010 – stehen die Inhaber älterer Registrierkassen oftmals vor einem Problem. Um den GoBD zu entsprechen, werden sie per Gesetz gezwungen, entweder ihre alten Kassensysteme aufzurüsten bzw. upzudaten oder alternativ in eine neue elektronische Registrierkasse zu investieren. Zwar bestünde grundsätzlich die Möglichkeit, zur offenen Ladenkasse zurückzukehren. Dies wird jedoch für die wenigsten Betroffenen eine echte Alternative sein.
