Beschreibung im Lexikon

elektronische Registrierkasse

Elektronische Registrierkasse: sichere Erfassung und Archivierung von Kassiervorgängen

Durch eine elektronische Registrierkasse lassen sich die Barumsätze im Einzelhandel, in der Gastronomie und in anderen Branchen lückenlos erfassen. In der Praxis kommt es in diesen Branchen immer wieder zu Fällen von Steuerhinterziehung. Deshalb prüft der Fiskus hier vermehrt die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD).

Funktionsprinzip einer elektronischen Registrierkasse

Eine elektronische Registrierkasse erlaubt die Erfassung von Kassiervorgängen auf unterschiedlichen Wegen, zum Beispiel per manueller Eingabe des Preises, einer Artikelnummer oder automatisiert per Handscanner. Das Kassensystem ermittelt nach der Eingabe aller Artikel den zu zahlenden Gesamtbetrag. Der Kassierer kann nun den erhaltenen Barbetrag in die Kasse eintippen. Die Registrierkasse öffnet die Geldschublade und zeigt optional die Höhe des Wechselgeldes an. Je nach System können oftmals auch andere Zahlungsmethoden abgesehen von der Barzahlung abgewickelt werden. Beispiele sind die EC- oder Kreditkartenzahlung oder Wertgutscheine.

Am Ende des Tages ermöglicht die elektronische Registrierkasse automatische Tagesauswertungen. Typisch ist hierfür der sogenannte „Z-Bon“, der die Tagessumme der Einnahmen ausweist. Er ist ein wichtiger Bestandteil der Buchführung und dient dem Abgleich des Soll-Kassenbestands mit dem Istbestand.

Vor- und Nachteile der elektronischen Registrierkasse

Die elektronische Registrierkasse eignet sich nicht für jeden Unternehmer. Sie bietet Vorteile, bringt aber auch Nachteile mit sich:

Vorteile Nachteile
  • Vermeidung menschlicher Fehler (z. B. Rechenfehler)
  • Auswertungen über Warenbewegungen, Umsätze usw. möglich
  • ordentliche Aufbewahrung des Wechselgelds in Geldfächern/-schubladen
  • Verifizierung der rechtmäßigen Kassennutzung, dadurch sicherere Geldaufbewahrung
  • effizientere Arbeitsweise an der Kasse
  • rechtssichere Archivierung von Daten
  • teilweise hohe Kosten bei der Anschaffung
  • erhöhter Papierverbrauch
  • mitunter Schwierigkeiten bei der Einarbeitung der Mitarbeiter
  • eventuell erhöhter Aufwand

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Kosten einer elektronischen Kassenlösung

Wie viel eine elektronische Registrierkasse kostet, hängt von den Anforderungen an das System und den gewünschten Funktionen ab. Während eine einfache Registrierkasse schon für unter 300 Euro erhältlich ist, müssen Unternehmen mit mehreren Kassenstationen oder mit einem erhöhten Funktionsbedarf durchaus mit mehreren Tausend Euro rechnen – bis hin zu fünfstelligen Beträgen in großen Unternehmen.

GoBD: Erhöhte Anforderungen an die elektronische Registrierkasse ab 2017

Die GoBD schreiben ab 1. Januar 2017 erhöhte Anforderungen an die Archivierung der Daten aus elektronischen Registrierkassen vor. Insbesondere müssen die Kassensysteme verschiedene Unterlagen, die für die Buchführung notwendig sind, manipulationssicher aufbewahren können. Dies bedeutet, dass Änderungen an den Daten jederzeit nachvollziehbar sein müssen. Hierzu gehören unter anderem diese Unterlagen:

  • Programmier- und Bedienungsanleitung für die elektronische Registrierkasse
  • Journaldaten
  • Artikel, Warengruppen und Preise sowie Änderungen an diesen Stammdaten
  • Informationen über Ort und Zeit der Kassennutzung (z. B. auf einer Messe)
  • Daten zu Buchungen und Auswertungen (z. B. einzelne Kassiervorgänge, Retouren, Stornos, Entnahmen, Z-Bons, Tagesauswertungen)

Während moderne Kassensysteme diese Anforderungen oftmals problemlos umsetzen – immerhin besteht die zugrundeliegende Richtlinie bereits seit 2010 – stehen die Inhaber älterer Registrierkassen oftmals vor einem Problem. Um den GoBD zu entsprechen, werden sie per Gesetz gezwungen, entweder ihre alten Kassensysteme aufzurüsten bzw. upzudaten oder alternativ in eine neue elektronische Registrierkasse zu investieren. Zwar bestünde grundsätzlich die Möglichkeit, zur offenen Ladenkasse zurückzukehren. Dies wird jedoch für die wenigsten Betroffenen eine echte Alternative sein.

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