elektronisches Kassensystem

Elektronisches Kassensystem: Umfangreiche Funktionen für Einzelhandel und Gastronomie

Ein elektronisches Kassensystem ist eine EDV-Lösung, die eine herkömmliche Registrierkasse um weitere Funktionen erweitert. Es kommt bevorzugt in der Gastronomie und im Einzelhandel sowie verwandten Branchen zum Einsatz, in denen vermehrt zahlreiche einzelne Bartransaktionen mit mehr oder weniger kleinen Beträgen abgewickelt werden müssen.

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Aufbau eines elektronischen Kassensystems

Ein elektronisches Kassensystem kann unterschiedlich aufgebaut sein. Man unterscheidet zwei grundsätzliche Arten:

  • PC-Kasse: Die Kassenhardware und die Kassensoftware werden auf einem Rechner installiert und betrieben. Oftmals ist die Software auf ein bestimmtes Betriebssystem beschränkt. Software und Hardware müssen aber nicht zwingend vom gleichen Hersteller verwendet werden.
  • Geschlossenes Kassensystem: Software und Hardware sind eng aufeinander abgestimmt und jeweils ohne einander nicht einsatzfähig. Ein Wechsel zur Hardware eines anderen Herstellers ist nur schwer oder gar nicht möglich.

Neben der eigentlichen Software ist es insbesondere die Hardware, die ein elektronisches Kassensystem ausmacht. Mittlerweile sind je nach System verschiedenste Zubehörteile möglich, beispielsweise:

  • Touchscreen
  • Kassenschublade
  • Kundenanzeige
  • Bondrucker
  • mobile Terminals und Rechnungsdrucker (z. B. für Gastronomie)
  • Etikettendrucker
  • EC-Kartenlesegerät für bargeldlose Zahlungen
  • Handscanner
  • Mitarbeiterschlüssel
  • Waage
  • Fingerprintscanner

Funktionen eines elektronischen Kassensystems

Der exakte Funktionsumfang hängt davon ab, wofür das elektronische Kassensystem konzipiert ist. Eine einfache elektronische Registrierkasse erfasst lediglich die getätigten Einnahmen und Betriebsausgaben und erstellt am Ende des Tages den sogenannten Z-Bon mit einer Übersicht der Tagessummen. Je nach Ausprägung können elektronische Kassensysteme bis hin zum sogenannten POS-System (POS = Point of Sale) zahlreiche weitere Funktionen bieten. Sie ermöglichen beispielsweise

  • die Bedienung über mobile Endgeräte
  • die Speicherung von Stammdaten (z. B. Kunden, Artikel, Preise)
  • die Verwaltung mehrerer Kassen
  • das Ausführen verschiedener Auswertungen und Statistiken
  • das Drucken von Etiketten
  • Anzeige, Speicherung und Ausdruck des Journals

Vor- und Nachteile eines elektronischen Kassensystems

Ein elektronisches Kassensystem bietet zahlreiche Vorteile:

  • umfangreiche Auswertungen und Analysen (z. B. Umsatzstatistiken)
  • effizientere Arbeitsweise
  • optimierte Arbeitsprozesse im Alltag
  • besserer Kundenservice
  • Bedienung einer größeren Anzahl Kunden bei gleichbleibender Zeit
  • direkte Einbindung in Warenwirtschaftssysteme und andere Softwarelösungen häufig möglich
  • für jede Unternehmensgröße gibt es sinnvolle Lösungen
  • Verringerung der Fehleranfälligkeit verglichen mit manuellen Systemen
  • flexible Erweiterbarkeit

Als nachteilig ist insbesondere der Kostenfaktor zu nennen. Da es sich bei der elektronischen Kasse um spezielle Branchenlösungen handelt, sind sie teuer in der Anschaffung, Einrichtung und im Betrieb. Die Wartung von Soft- und Hardware kann einen enormen Aufwand bedeuten. Hinzu kommt, dass der Komplexitätsgrad der Systeme teilweise einen erhöhten Schulungsaufwand nach sich zieht.

Aufbewahrung digitaler Unterlagen beim elektronischen Kassensystem

2010 hat der Gesetzgeber mit dem BMF-Schreiben „Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften“ neue Regelungen eingeführt. Demnach reicht es gemäß GoBD seit 1. Januar 2017 nicht mehr, für jeden Tag die Z-Bons in ausgedruckter Form aufzubewahren. Stattdessen müssen zusätzlich auch die einzelnen erfassten Positionen dauerhaft digital archiviert werden. Die Daten müssen so festgehalten werden, dass sie nicht nachträglich abgeändert werden können bzw. Änderungen jederzeit nachvollziehbar sind (manipulationssichere Archivierung). Zudem müssen sie zum Beispiel im Rahmen einer Betriebsprüfung kurzfristig abrufbar und maschinell auswertbar sein.

Bietet ein elektronisches Kassensystem diese Funktionen nicht, ist der Unternehmer verpflichtet, ein entsprechendes Update vom Hersteller zu installieren oder ein leistungsfähigeres System einzusetzen.