Registrierkasse: Ab 2023 keine Pflicht, aber Verpflich­tung zur TSE

Ab 1. Januar 2023 ist die Verwendung elektronischer Kassen, die aus technischen Gründen nicht in der Lage sind, eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zwischenzuschalten, untersagt. Bei der TSE handelt es sich um ein Sicherheitsmodul für elektronische Kassensysteme, welches diese manipulationssicher macht. Nachdem Unternehmen in Deutschland nicht dazu verpflichtet sind, eine elektronische Registrierkasse zu verwenden, kann frei entschieden werden, ob man eine elektronische oder eine offene Ladenkasse verwenden will. 

Verpflichtung zur Technischen Sicherheitseinrichtung bei der Registrierkasse

Unternehmen, die bislang eine elektronische Registrierkasse verwendeten, müssen die ‘Übergangsfrist’ für bestehende Kassensysteme beachten, die jedoch am 31. Dezember 2022 endet. Diese Übergangszeit war dafür gedacht, dass die elektronische Registrierkasse mit der bereits erwähnten Technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet werden kann. Das betrifft alle elektronischen Registrierkassen, die bisher noch keine TSE besitzen und nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden, aber GoBD-konform sind. Darüber hinaus Kassensysteme, die nicht mit TSE aufrüstbar sind. Deshalb müssen die genannten Registrierkassen durch eine TSE-fähige Kasse bis zum 1. Januar 2023 ersetzt werden.

Registrierkasse: Kontrollinstrument der Finanzämter

Von dieser Regelung unberührt bleibt die offene Ladenkasse. Wer eine solche besitzt, muss sich keine Registrierkasse anschaffen. Es ist allerdings davon auszugehen, dass es in naher Zukunft nur noch elektronische Kassensysteme geben wird, da sich die Finanzämter die Kassennachschau weiter erleichtern wollen. Ein elektronisches Kassensystem würde eine solche deutlich leichter machen. Doch darüber hinaus reduziert ein solches System auch den Zeitaufwand innerhalb der Buchhaltung bzw. in Ihrer Buchhaltungssoftware.

Um von einer ordnungsgemäßen Kassenführung sprechen zu können, müssen:

• die Daten der Kasse zu jedem Zeitpunkt abrufbar und lesbar sein
• alle für das Unternehmen relevanten Unterlagen zehn Jahre aufbewahrt werden
• um der Einzelaufzeichnungspflicht zu entsprechen, alle Geschäftsvorfälle in Form von Belegen aufgezeichnet werden
• die Kassensysteme den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen

Tipp:
Mit der passenden Buchhaltungssoftware behalten Sie den Überblick

Ordnungswidrigkeit und Kontrollen durch das Finanzamt

Ist ein Unternehmen technisch dazu in der Lage, eine Technische Sicherheitseinrichtung zwischenzuschalten, tut das aber nicht, so ist das eine Ordnungswidrigkeit, die mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 Euro beschwert sein kann. Dazu kommen häufigere Kontrollen vonseiten des Finanzamtes. Das Finanzamt ist es auch, dass ein solches Unternehmen als „gewerberechtlich unzulässigen Betrieb“ einstufen kann. Das würde eine Schließung nach sich ziehen.

Nachdem es in Deutschland aber keine Plicht für die Registrierkasse gibt, besteht die Möglichkeit, die elektronische Kasse gegen eine offene Ladenkasse zu tauschen. Doch auch für die offene Ladenkasse gilt, dass alle Geschäftsvorfälle lückenlos zu dokumentieren sind.

Ausnahmen von der Regel der TSE-Pflicht für Kassen

Noch ist es also kein Zwang, von einer offenen Ladenkasse auf eine elektronische Registrierkasse mit TSE umzusteigen. Deshalb können Verkaufswagen, Buden und Wochenmarktstände auch weiterhin ihre analogen Kassen nutzen. Wichtig hierbei ist, dass täglich ein genauer Kassenbericht geführt werden muss. Dieser muss es ermöglichen, dass bei einer Kassennachschau durch das Finanzamt die Tageseinnahmen nachvollziehbar sind. Eine Belegausgabepflicht besteht jedoch nicht. Der detaillierte Kassenbericht entfällt, wenn das Unternehmen als Kleingewerbetreibender oder Einzelhandelskaufmann unterhalb der Bilanzierungsgrenze liegt. Auch die Härtefälle aufgrund der Pandemie sind von der TSE- und Belegausgabepflicht ausgenommen. Dieser Status unterliegt jedoch einer strengen Kontrolle durch das Finanzamt und muss nachgewiesen werden. Erst dann kann eine Fristverlängerung beantragt werden.

Mitteilungspflicht der TSE bei Registrierkasse gegenüber dem Finanzamt

Für elektronische Aufzeichnungssysteme besteht eine Mitteilungspflicht beim Finanzamt. Ein digitales Kassensystem wird dabei eindeutig einer entsprechenden Betriebsstätte zugeordnet. Deshalb muss jede Änderung innerhalb eines Monats nach der An- oder Abschaffung dem Finanzamt gemeldet werden. Unternehmen, die nicht nur eine elektronische Registrierkasse besitzen, die mit einer TSE verbunden sind, müssen jedes einzelne Gerät an das Finanzamt melden.

Fördermöglichkeiten für die Umstellung auf ein neues Kassensystem

Sowohl der Bund als auch die Länder fördern derzeit die Neuanschaffung von Kassensystemen, Kassensoftware und Buchhaltungssoftware durch Förderungen der Hilfe zur Digitalisierung des Mittelstandes. Gefördert wird aktuell der Einzelhandel, das Handwerk, die Gastronomie und öffentliche Bereiche wie Museen u. ä. Im Einzelnen sind das:

• Digitalprämie Deutschland: ‘Digital Jetzt’ mit bis zu 70 % der Kosten; maximale Fördersumme 50.000 Euro
• DigiTrans in Mecklenburg-Vorpommern: Höhe der Förderung: 8.000 – 20.000 Euro bei maximal 50 % der Gesamtinvestition
• Hamburg-Kredit Innovation: Möglich sind Darlehen auf bis zu 100 % der förderfähigen Kosten (25.000 bis 1,5 Mio. Euro mit einem Jahr Tilgungsfreiheit, 0,978 – 5,365 % p.a. und 70 % Haftungsfreistellung für die Hausbank)
• Nordrhein-Westfalens Digitalisierungsgutschein: Höhe der Förderung: 5.000 – 10.000 Euro bei bis zu. 30 – 80 % der Gesamtinvestition
• Digitalbonus Thüringen: Höhe der Förderung: 50 % der Kosten einer Gesamtinvestition zwischen 5.000 und 150.000 Euro werden erstattet (maximal 15.000 Euro)
• Digitalzuschuss Hessen: Höhe der Förderung: 4.000 – 10.000 Euro bei bis zu 50 % der Gesamtinvestition
• DigitalStarter im Saarland: Höhe der Förderung: 20 – 35 % bei Gesamtinvestitionen von 5.000 – 10.000 Euro (abhängig von der Unternehmensgröße) 
• Digitalisierungsprämie Plus in Baden-Württemberg: Höhe der Förderung: 6.000 – 12.000 Euro mit gegebenenfalls zzgl. Tilgungszuschuss
• Digitalbonus in Bayern: Höhe der Förderung zwischen 10.000 Euro und 50.000 Euro (verlängert bis 31.12.2023)
• Corona- und Neustart-Hilfe 2022

Vonseiten der Finanzverwaltung kommt eine Vereinfachungsregelung. Die Kosten für die nachträgliche erstmalige Ausrüstung bereits vorhandener Kassen mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung einschließlich der erstmaligen Implementierung der einheitlichen digitalen Schnittstelle einer bereits bestehenden elektronischen Registrierkasse können sofort und in voller Höhe als Betriebsausgabe abgezogen werden (BMF, Schreiben v. 21.8.2020, IV A 4 – S 0316-a/19/10006 :007).

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