Welche Anforderungen stellen sich mit GoBD an die digitale Buchhaltung?

Seit einigen Jahren werden immer mehr Geschäftsprozesse digitalisiert. Die Finanzverwaltung selber ist mittlerweile ein Treiber der Digitalisierung und verlangt die elektronische Steuerdatenübermittlung via Elster. Bei der Umsatzsteuer haben Sie sich als Unternehmer bereits daran gewöhnt. Seit 2013 ist auch die elektronische Übermittlung des Jahresabschlusses per Elster an die Finanzverwaltung verbindlich vorgeschrieben.

Für die Aufzeichnung und vor allem Archivierung steuerrelevanter Unterlagen gelten zudem seit 1. Januar 2015 die GoBD. Sie betreffen sowohl bilanzierungspflichtige Unternehmer als auch Freiberufler und Kleingewerbetreibende, die ihre Steuerlast nach Einnahme-Überschussrechnung ermitteln.

Ein Brief des Finanzministeriums hat Rechtskraft wie ein Gesetz

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) definierte das Bundesfinanzministerium mit einem Schreiben vom 14. November 2014. Schon seit dem 1. Januar 2015 sind sie verbindlich anzuwenden. Sie ersetzen vorherige Bestimmungen wie die „Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) und die „Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU). Letztlich handelt es sich um eine Überführung der altbekannten „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung“ (GoB) in die digitale Buchführungspraxis.

Verstreut in verschiedenen Gesetzen wie HGB und Abgabenordnung

Die GoB sind keine homogene Norm sondern in verschiedenen Gesetzen zu finden. In § 238 HGB stehen die wichtigsten Grundsätze: „Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.“

In der Regel ist der sachkundige Dritte ein Steuerprüfer. Und der hat sehr klare Vorstellungen. Klarheit und Übersichtlichkeit bedeuten, dass keine Verrechnung zwischen Vermögenswerten und Schulden sowie zwischen Aufwendungen und Erträgen (§ 246 HGB) vorgenommen werden dürfen. Buchungen sind leserlich vorzunehmen. Buchungen der Geschäftsfälle müssen fortlaufend, vollständig, richtig, zeitgerecht sowie sachlich geordnet werden (§§ 238, 239 HGB). Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich aufzuzeichnen, besagt § 146 AO. Ein weiterer Grundsatz legt fest, dass keine Buchung ohne Beleg vorgenommen werden darf.

Archivierungspflicht „unveränderlicher“ Belege

Neben diesen Grundsätzen besteht eine Archivierungspflicht steuerrelevanter Belege. Nach HGB müssen Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Konzernabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte und Buchungsbelege zehn Jahre archiviert werden. Nach der AO sind Handelsbriefe, also Absprachen über Konditionen und vertragsähnliche Korrespondenz, sechs Jahre aufzubewahren. Das bedeutet, dass sie unverzüglich zugänglich zu machen sind, wenn beispielsweise eine Steuerprüfung ins Haus steht. Das gilt übrigens auch für Rechnungen mitsamt der Original-E-Mail, die ausschließlich digital zugestellt wurden – allerdings nur, wenn in der E-Mail ergänzende steuerrelevante Angaben gemacht werden. Solche Dokumente müssen zudem auf einem nicht veränderbaren Speichermedium gesichert und damit vor Manipulation geschützt sein.

Verschärfungen in der digitalen Buchhaltung sollen Steuerbetrug verhindern

Die wichtigsten Änderungen zu den alten Grundsätzen zeigen, dass die Finanzämter bereits einige Erfahrungen gesammelt haben, wie sich in digitalen Prozessen Belege manipulieren lassen. Nicht anders ist zu erklären, dass einige Anforderungen verschärft wurden.

Die Erfassung und Ordnung der Buchhaltung hat unverzüglich zu erfolgen:

• Geschäftsvorfälle per Rechnung sind innerhalb von zehn Tagen zu erfassen.
• Kontokorrentbeziehungen, also unbeglichene Waren- und Kostenrechnungen, sind innerhalb von acht Tagen kreditorisch zu erfassen.
• Eine geordnete und übersichtliche Belegablage, also bevor sie in die Buchhaltung geht, ist beispielsweise nummeriert in einem Ordner zulässig.

Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen:

• Für die Buchung von Ein- und Ausgangsrechnungen mit einer Software und die damit verbundene Unveränderlichkeit von Belegen gilt eine Frist, die sich an der monatlichen Umsatzsteuer-Voranmeldung orientiert. Im Prinzip bedeutet das, dass alle abgeschlossenen Geschäftsvorfälle mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung auch erfasst sein müssen und zu melden sind.
• Office-Dateien und wiederbeschreibbare, also veränderliche Dateisysteme, reichen nicht mehr, um die Ordnungsmäßigkeit zu erfüllen. Wie bei Sage 50 üblich, werden alle Belege, die aus dem System erzeugt und versendet werden, für die Langzeitarchivierung ausgelegten Format PDF/A gespeichert und archiviert.
• Stammdaten haben Einfluss auf die Buchführung. Deshalb müssen Veränderungen daran im System mit einer Historie (Mutationsprotokoll) dokumentiert werden.

Archivierungspflichten elektronischer Belege:

• Alle im Unternehmen erzeugten oder in digitaler Form eingegangenen Belege sind für die Dauer ihrer Aufbewahrungsfrist unveränderlich zu speichern. Dies gilt für alle steuerrelevanten Einzelaufzeichnungen und auch für Stammdaten der Anlagenbuchführung, der Lohnbuchhaltung, der Kassensysteme, der Warenwirtschaft und des Zahlungsverkehrs. Diese Anforderung erfüllt das Format PDF/A und ein Archivsystem, dass nur beschreibbar, aber nicht veränderbar ist.
• Alle Daten und elektronischen Dokumente sind so aufzubewahren, dass der maschinelle Zugriff durch die Finanzämter jederzeit möglich ist.

Fazit

Sage unterstützt Sie bei der Einhaltung der GoBD – als eine der ersten Komplettlösungen, die für die Umsetzung der GoBD von einer unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zertifiziert wurde. Mit Sage verliert selbst die Verfahrensdokumentation ihren Schrecken: Die Verfahrensdokumentation nach GoBD dient dem Nachweis, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches und der Abgabenordung sowie die Anforderungen an die Aufbewahrung von Daten und Belegen in Unternehmen erfüllt sind. Die Verfahrensdokumentation ist nach GoBD Pflicht. Es handelt sich bei der Verfahrensdokumentation um ein recht umfangreiches Dokument, in dem unter anderem die eingesetzte Software sowie die gesamten technischen und organisatorischen Prozesse der Buchführung beschrieben werden müssen. Qualitativ ausreichend und vollständig ist die Verfahrensdokumentation, wenn ein unabhängiger Dritter auf Basis der Dokumentation den ordnungsgemäßen Einsatz der Lösung überprüfen kann. Sage bietet an, Unternehmen bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation zu begleiten und sie fachlich dabei zu unterstützen.

Ebenfalls wichtig: Als Steuerpflichtiger und Nutzer der Software sind Sie allein für die Einhaltung der GoBD verantwortlich. Grund genug also, sich einen erfahrenen und verlässlichen Partner an die Seite zu holen.

Im Zusammenhang mit einer aktuellen Verfahrensdokumentation und unserer GoBD-zertifizierten Software können Sie der nächsten Betriebsprüfung entspannt entgegensehen.