Ein Verpflegungsmehraufwand entsteht Arbeitnehmern im Rahmen einer Auswärtstätigkeit. Sie können sich dann nicht so preisgünstig versorgen wie zu Hause, da sie auswärts essen gehen oder sich im Hotel versorgen lassen müssen. Diesen Verpflegungsmehraufwand darf der Arbeitgeber im Rahmen von festgelegten Pauschalen steuer- und beitragsfrei ersetzen.
Verpflegungsmehraufwand: nur über Pauschalen möglich
Bis zum Jahr 1996 war es möglich, den Verpflegungsmehraufwand anhand von Belegen individuell nachzuweisen. Seitdem ist der Ansatz jedoch nur noch über Pauschalen möglich. Seit 2022 gelten innerhalb Deutschlands die folgenden Pauschalen:
- 14 Euro für eine Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden sowie für den An- und Abreisetag
- 28 Euro für eine Abwesenheit von mindestens 24 Stunden, also für ganze Tage
Für Dienstreisen ins Ausland können abweichende Pauschalen gelten. Hierzu gibt das Bundesministerium der Finanzen nahezu jährlich neue Tabellen heraus, die für eine Vielzahl von Ländern abweichende Pauschalen festlegen. So können Arbeitgeber beispielsweise für eine Dienstreise in die Schweiz für ganze Tage 64 Euro und für eine Abwesenheit von mehr als acht Stunden 43 Euro abrechnen.
Kürzung der Verpflegungspauschalen
Erhält der Arbeitnehmer während seiner Auswärtstätigkeit von seinem Arbeitgeber oder auch von einem Dritten eine unentgeltliche Mahlzeit gestellt, so müssen die Verpflegungspauschalen gekürzt werden. Handelt es sich um ein Frühstück, kommen 20 Prozent zum Abzug, für ein Mittag- und Abendessen jeweils 40 Prozent. Bei Vollverpflegung beträgt die Kürzung 100 Prozent.
Beispiel: Ein Arbeitnehmer absolviert eine einwöchige Dienstreise. Er erhält für den An- und Abreisetag je 14 Euro Verpflegungsmehraufwand, für die drei Tage dazwischen je 28 Euro, insgesamt also 112 Euro. Er erhält allerdings im Hotel ein Frühstück und bei dem besuchten Seminar ein Mittagessen. Dementsprechend sind die Pauschalen folgendermaßen zu kürzen:
- Tag: Mittagessen (11,20 Euro)
- 2 bis 4. Tag: Frühstück und Mittagessen (5,60 + 11,20 Euro)
Der auszuzahlende Verpflegungsmehraufwand berechnet sich also wie folgt:
112 Euro – 11,20 Euro – 4 x (5,60 + 11,20 Euro) = 33,60 Euro
Auszahlung höherer Verpflegungspauschalen zulässig
Der Arbeitgeber darf dem Arbeitnehmer auch höhere Pauschalen als die genannten auszahlen. Solange er den doppelten Betrag nicht überschreitet, kann er sie durch Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25 Prozent versteuern. Dieser Betrag kann beitragsfrei ausgezahlt werden.
Verpflegungsmehraufwand in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung
In der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung weist der Arbeitgeber den ausgezahlten Verpflegungsmehraufwand unter Position 20 „Steuerfrei Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeit“ fest. Dieser häufig als Essensgeldzuschuss bezeichnete Posten ist für die Steuererklärung des Arbeitnehmers wichtig. Erklärt er in dieser keine Werbungskosten in Höhe dieser Verpflegungszuschüsse, so wird ihm die Differenz zum steuerpflichtigen Arbeitsentgelt addiert.
