Rellinger Unternehmen verbindet Standardlösungen mit Maßsoftware

[Gastbeitrag] Anstatt an bestehenden IT-Anwendungen herumzudoktern, haben wir uns bei Dent Wizard vor drei Jahren dazu entschieden zeitgleich mehrere Software-Lösungen zu erneuern. Grund war die veraltete Software, die mit dem wachsenden Unternehmen nicht Schritt halten konnte. Dent Wizard, Rellinger Smart Repair-Spezialist, führte somit eine neue ERP-, HR-. CRM- und DMS-Lösung ein. Zusätzlich ließen wir eine neue Spezialsoftware zur Ermittlung von Kostenvoranschlägen und Fakturierung unserer Umsätze, die genau unseren individuellen Ansprüchen gerecht wird, entwickeln.

Dent Wizard bietet neben der Dellenentfernung die Reparatur des Kfz-Innenraums, Außenbauteile, der Felgen sowie die Fahrzeugaufbereitung an. Kunden sind meist Unternehmen, darunter viele Versicherungen. 300 Angestellte verteilt in allen 16 Bundesländern sorgen dafür, dass von Gebrauchsspuren und Schäden am und im Auto nicht mehr viel zu sehen ist.

Alles neu in einem Schritt

Früher stapelte sich in der Buchhaltung das Papier. An vielen Stellen mussten Daten noch händisch eingetragen werden – das verlangsamte die Prozesse. Unsere Bestandsaufnahme zeigte, dass wir gleich Bedarf an mehreren Stellen haben, unsere Anwendungen zu erneuern.

Bei der Dienstleistersuche konnte sich Sage Partner CRM Solutions durchsetzen, nicht zuletzt, weil man schnell unsere Anforderungen verstand und ein realistisches Angebot einreichte. Die Wahl fiel auf Sage, da die Software anpassbar ist und uns auch die Möglichkeit bietet, Funktionen selbst zu programmieren. Anstatt in kleinteiligen Schritten vorzugehen, wurden alle Anwendungen mehr oder weniger gleichzeitig eingeführt, was für CRM Solutions und uns ein ambitioniertes Ziel war.

Ergebnis: Seit dem 1. Januar 2011 sind das ERP-Produkt Sage Office Line, die Personalwirtschafts-Lösung Sage HR und das Kundenbeziehungs-Management-Programm Sage CRM bei Dent Wizard im Einsatz. Da Sage damals noch keine DMS-Lösung anbot, fiel die Wahl auf ein Produkt von ELO Digital Office – mit der von CRM Solutions zertifizierten Schnittstelle zu den Sage Produkten. Der eigens für Dent Wizard angepasste Applikations-Server fungiert als eine Art zentrale Schnittstelle zu externen Dienstleistern, der Finanzdaten entgegen nimmt. So schicken die Mitarbeiter heute per Smartphone oder Tablet die Abrechnungen und Kostenvoranschläge in die Firmenzentrale. Der Server sorgt dafür, dass die Daten korrekt an die relevanten Software-Lösungen gesendet werden.

Spezialfall Hagelschaden

Früher war es mit viel Arbeit verbunden, Kostenvoranschläge für Hagelschäden zu erstellen. Dazu muss man wissen, dass Dent Wizard zu Spitzenzeiten bis zu 15.000 Fahrzeuge repariert. Jede Versicherung bemisst die Schäden anders. Anhand einer aufwendigen Matrix mussten Mitarbeiter früher Kostenvoranschläge erstellen. Heute ermittelt die eigens von Dent Wizard entwickelte Software eWizard den Preis.

Insgesamt hat sich die Erneuerung der Anwendungen gelohnt. Die Abläufe sind heute deutlich effizienter. Mitarbeiter, die vorher händisch Daten pflegten, konnten mit neuen Aufgaben betraut werden. Zudem bleibt jetzt mehr Zeit für das Forderungsmanagement. Und ein weiterer positiver Effekt: Die Kosten für die ausgelagerte Lohnbuchhaltung, die im vierstelligen Bereich lagen, konnten eingespart werden.

Von Benjamin Kahl

Benjamin Kahl ist seit 2006 IT-Leiter beim Reparaturspezialisten Dent Wizard. Seine Aufgaben umfassen die Verantwortung des kompletten IT Bereiches bei Dent Wizard. Kahl leitete zudem die Einführung der Sage-Software-Produkte im Jahr 2010 sowie die Entwicklung der hauseigenen Software eWizard in Zusammenarbeit mit MD Software & Design.