So kommt der Monteur schneller zum Kunden

[Gastbeitrag von Bastian Bösner-Worth] Egal ob Spülbecken, Wanne oder WC – wenn im Abfluss nichts mehr läuft, muss Hilfe her. Die RUN 24 GmbH in Berlin ist auf diese akuten Fälle spezialisiert. Bastian Bösner-Worth, Prokurist der RUN 24 GmbH beschreibt, wie die Flottenmanagementlösung von TomTom Business Solutions in Kombination mit der ERP Software Office Line von Sage das schnellstmögliche Eintreffen des Monteurs beim Kunden sicherstellt.

Wer unsere 24-Stunden-Hotline anruft, der hat in der Regel ein ganz akutes Problem im Abwasserbereich. Wenn Dusche oder Toilette nicht benutzbar sind, ist das Wohlbefinden massiv gestört. Unsere qualifizierten Mitarbeiter sorgen deshalb mit hohem Einsatz und modernster technischer Ausrüstung dafür, dass Verstopfungen im Abwassersystem umgehend beseitigt werden.

Damit beim Kunden schnellstens wieder „alles läuft“, müssen die Informationen über den Schadensfall rasch erfasst und fehlerfrei übermittelt werden. Dabei unterstützt das ERP System Office Line von Sage unsere Mitarbeiter: Sie erfassen die eingehenden Aufträge, pflegen Kundenstammdaten ein und schreiben kaufmännische Belege wie Angebote und Rechnungen. Genauso wichtig ist das effiziente Telematik- und Flottenmanagementsystem, das den am schnellsten verfügbaren Fahrer identifiziert und ihn unter Vermeidung von Staus und Hindernissen zum Einsatzort führt. Hier hat sich die Flottenmanagementlösung von TomTom Business Solutions bewährt. Entscheidend für den Erfolg der Lösung ist die reibungslose Integration von Auftrags- und Flottenmanagement, die wir mit unserem Dienstleister Funk, Zander und Partner (FZP) umgesetzt haben. FZP ist sowohl TomTom Integrationspartner als auch zertifizierter Sage Developer Partner, der auf Basis der Office Line eigene Lösungen entwickelt.

Alle Informationen auf einen Blick

Kernstück der Anwendung ist das Service Center, ein zentrales Portal für den Zugriff auf die Systeme von Sage und TomTom Business Solutions. Schon bei der Auftragserfassung ist der Ablauf auf Tempo getrimmt: Wenn der Disponent den Namen des Auftraggebers eingibt, erhält er automatisch eine Liste mit Vorschlägen aus den Daten des ERP-Systems, so dass er bei Bestandskunden nicht den ganzen Namen eingeben muss. Oft sind für einen einzigen Auftrag drei Adressen zu erfassen: die des Hausverwalters, die des betroffenen Objekts und die des Eigentümers, der die Rechnung erhält. Für diesen Standardfall haben wir gemeinsam mit FZP eine Maske entwickelt, die alle drei Adressen auf einen Blick zeigt. Das beschleunigt die Erfassung enorm, weil man sich nicht durch verschiedene Menüs klicken muss, wie das bei Standard-ERP-Anwendungen häufig der Fall ist. Die Möglichkeit zu solchen Anpassungen war ein wichtiger Grund für die Wahl der Sage Office Line.

Die so erfassten Daten landen automatisch im ERP-System. Dann beginnt die eigentliche Disposition auf der digitalen Plantafel, einer Liste aller verfügbaren Mitarbeiter und Fahrzeuge mit den jeweils zugeordneten Aufträgen. Durch die intelligente Verknüpfung der Sage Office Line mit der Flottenmanagementlösung von TomTom Business Solutions sieht der Disponent hier, welcher Fahrer seine Aufträge bis zu welchem Status bearbeitet hat, und in welchem Bereich er sich befindet – denn die Aufträge sind in der Liste nach

Postleitzahlen farblich markiert und sortiert. So kann der Mitarbeiter den am schnellsten verfügbaren Fahrer mit dem nötigen Know-how und der passenden Ausrüstung auswählen und ihm den Auftrag per Mausklick zuweisen. Das verkürzt die interne Kommunikation und hält die Leitungen der Disposition für Kundengespräche frei.

Mit unserer alten IT aus verschiedenen Insellösungen wäre diese effiziente Arbeitsweise nicht möglich gewesen. Deshalb wollten wir ein neues ERP-System einführen und prüften Produkte verschiedener Anbieter anhand eines Pflichtenhefts von mehr als 50 Seiten. Die Entscheidung zugunsten von Sage beruhte schließlich vor allem auf der Anpassbarkeit des Systems an unsere Anforderungen und der bestehenden Schnittstelle zur Flottenmanagementlösung WORKsmart vom Telematikanbieter TomTom Business Solutions. Damit stehen dem Management heute unter anderem sämtliche Auftragsinformationen für umfassende Auswertungen zur Verfügung, die bei der Optimierung von Arbeitsabläufen und bei der strategischen Entwicklung des Geschäfts wertvolle Informationen liefern.

Von Bastian Bösner-Worth