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Mitarbeiterportal: Zugriff auf Mitarbeiter­infor­mationen von überall und jederzeit.

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Portal

Viele Prozesse, die in der Theorie einfach sind, sind in der Praxis komplex. Dies gilt für Prozesse in Unternehmen im Allgemeinen, aber auch für zahlreiche Prozesse im Bereich HR im Besonderen. Bestes Beispiel: das Stellen eines Urlaubsantrags. Bis die Formulare hin- und hergewandert sind, bis der Abteilungsleiter zugestimmt hat, bis der Mitarbeiter selbst und die Personalabteilung geprüft haben, wie viele Urlaubstage ihm eigentlich noch zur Verfügung stehen, geht viel Zeit und Papier ins Land. Last Minute Angebote sind für Ihre Mitarbeiter dann fast gar nicht drin. Ein Mitarbeiterportal digitalisiert viele dieser Aufgaben und reduziert den Papieraufwand.

In vielen Unternehmen sind HR-​Prozesse (noch) nicht digital

Man denke auch an die Reisekostenanträge oder Bescheinigungen. Was im normalen Büroalltag noch halbwegs gut zu funktionieren schien, wird nun beispielsweise auf eine harte Probe gestellt. Schließlich arbeiten momentan viele Mitarbeiter vom Home Office aus. Urlaubsanträge, Bescheinigungen, Fehlzeiten – all das sollten Sie auch jetzt noch reibungslos erfassen, genehmigen und übermitteln können. Warum nicht Mitarbeiter und Führungskräfte in die Personalarbeit mit einbeziehen?

Wie kommunikativ, motivierend und bindend so etwas sein kann, haben wir in unserem Online-Live-Event in der Reihe #STAYFORACOFFEE diskutiert. Es ging darum, welche HR-Prozesse ein Mitarbeiterportal besonders gut über abwickeln lässt, was die Vorteile für Mitarbeiter und Management sind und wie viel Zeit Sie durch die Einrichtung eines Mitarbeiterportals sparen. Die Aufzeichnung des Events: #STAYSUPERVISED: Zugriff auf Mitarbeiterinformationen von überall und jederzeit können Sie sich auf unserer Eventseite ansehen:

#STAYFORACOFFEE: Termin verpasst? Hier geht's zur Mediathek

Unsere bereits gelaufenen Online-Events finden Sie auf unserer Eventseite in der Mediathek. Themen u.a. zu:

  • Digitalisierung/Cloud
  • New Work
  • Compliance/rechtliche Themen
  • Personalarbeit
  • Unternehmenssteuerung

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Mitarbeiterportal-Funktionen: Die wichtigsten auf einen Blick

Ein gutes Mitarbeiterportal ist eine Plattform, auf der die Urlaubsverwaltung, die Fehlzeitenverwaltung, das Weiterbildungsmanagement und die Mitarbeiter-Stammdatenpflege gleichsam selbstorganisiert vonstattengehen. Auch die Verwaltung einer Zielvereinbarung ist so mit wesentlich reduziertem Aufwand möglich.

Wenn Ihre Mitarbeiter Urlaubsanträge oder der Dienstreiseanträge im Web oder im Intranet stellen, ist Ihre Bearbeitungszeit kürzer und der Prozess transparenter als auf dem veralteten Papierweg. Der Management-Self-Service-Bereich erlaubt denjenigen, denen Anträge vorgelegt werden, sich mit einem Blick ein Bild von den wichtigsten statistischen HR-Kennzahlen der Abteilung zu machen: Personalkosten, An- und Abwesenheitsstatus der Mitarbeiter, Stundenkonten.

Eine Mitarbeiterportal-Einführung will wohl überlegt sein

Ein Mitarbeiterportal soll ausgewählt werden. Welche Kriterien sind für die Auswahl maßgeblich? Sie sollten die Einführung eines Mitarbeiterportals ernsthaft in Erwägung ziehen, wenn:

  • in Ihrer Organisation im Bereich HR viele Prozesse manuell laufen
  • die Personalabteilung durch diese Prozesse belastet wird
  • diese Prozesse mit technischer Unterstützung schneller und einfacher abgewickelt werden könnten

Ein Webportal für Mitarbeiter-Self-Services und Managementfunktionen und die gleichzeitige Anbindung an die Personalmanagement- und Personalabrechnungssysteme garantieren eine tiefe Integration und hohe Automatisierung der Prozesse.