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Bewerbermanagement Software: Ihr Weg zum idealen Mitarbeiter

Es ist nicht leicht, die besten Kandidaten zu finden. Doch Sie können sich die Suche leichter machen: mit einer Bewerbermanagement Software. Sie unterstützt Sie bei allen Schritten des Recruitings und sorgt für eine positive Candidate Experience. So finden Sie garantiert die idealen Mitarbeiter.

Bewerbermanagement Software einfach erklärt

Wozu eine Bewerbermanagement Software?

Sie denken darüber nach, eine Software für die Personalauswahl zu nutzen? Tun Sie das, denn es hat für Sie viele Vorteile. Eine Bewerbermanagement Software sorgt für mehr Transparenz und Systematik. Bei der Sichtung der Unterlagen folgen Sie einer Choreografie, die der Recruiter zuvor festgelegt hat. Mit der Folge, dass Sie die besseren Entscheidungen treffen.

Der große Vorteil gegenüber herkömmlichen Einstellungsverfahren liegt darin: Eine Software erhöht Ihre Chancen, dass Sie den Top-Kandidaten auswählen und dann auch einstellen. Ein weiteres Plus ist, dass sich mit diesem Tool klar definieren lässt, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist. Alle Schritte im Bewerbungsprozess werden ordentlich dokumentiert und so wird auch allen Erfordernissen der Compliance entsprochen.

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Was muss eine gute Bewerbermanagement Software können? – Ein Vergleich lohnt sich

Es gibt viele verschiedene Anbieter auf dem Markt. Hier und da gibt es auch ein Bewerbermanagement Tool kostenlos. Ein Bewerbermanagement Software Vergleich lohnt sich in jedem Fall. Achten Sie dabei vor allem auf die folgenden Leistungsmerkmale:

Überlegen Sie zunächst, welche Anforderungen Sie in Ihrem Unternehmen haben. Daraus können Sie die benötigten Funktionen ableiten. Analysieren Sie Ihre bisherigen Prozesse und stellen Sie fest, wo es Probleme gab. Mögliche Funktionen sind etwa das Jobposting, die Lebenslauf-Analyse und automatische E-Mail-Antworten.
Wichtig ist, dass der Softwareanbieter alle gesetzlichen Anforderungen einhält. Das Bewerbermanagement-System sollte alle Vorschriften des Datenschutzes erfüllen.
Viele Programme sind sehr nutzerfreundlich. Es erfordert nur wenig IT-Wissen und Zeit, um sie zu installieren und für das Bewerbermanagement einzusetzen. Aus diesem Grund eignen sich diese Programme auch sehr gut für KMU. Auf diese Weise können sich kleine Unternehmen oft die Kosten für externe Personalberater oder Headhunter sparen.
Sollte es einmal Probleme oder Fragen zur Software geben, dann ist schnelle Hilfe gefragt. Prüfen Sie deshalb, ob es Support-Möglichkeiten wie Hotline, Chat oder FAQ-Bereich gibt und wie zeitnah diese erreichbar sind.
Wie viel eine solche Software kostet, das hängt zum einen von der Größe Ihres Unternehmens ab. Er bemisst zum anderen danach, wie hoch Sie Ihren zukünftigen Personalbedarf einschätzen. Je realistischer Sie das tun, umso besser. Dann werden Sie auch nicht durch plötzliche Preisanpassungen innerhalb kurzer Zeit überrascht.

Anbieter für Recruiting Software im Vergleich: Sage ist regelmäßig Testsieger

Siegel

Das sind die Vorteile einer Bewerbermanagement Software

Stellen Sie Ihr Stellenangebot ins Rampenlicht

Sie wollen Ihre Chance erhöhen, qualifizierte Kandidaten zu finden? Dann nutzen Sie so viele Kanäle wie nur möglich, auch Jobbörsen und Social Media. Gestalten Sie außerdem Ihre Stellenanzeigen zielgruppengerecht und ansprechend. So erreichen Sie selbst die Kandidaten, die gar nicht aktiv suchen. Das Sage HR Bewerbermanagement Tool unterstützt Sie dabei.

Beeindrucken Sie Ihre Kandidaten

Wer die besten Bewerber für sich gewinnen möchte, muss den Bewerbungsprozess so übersichtlich und positiv wie nur möglich gestalten. So machen Sie auf den Bewerber garantiert einen guten Eindruck: Halten Sie Ihr Online-Bewerbungsformular schlank und reagieren Sie schnell, persönlich und stets mit Wertschätzung. Ein gelungenes Onboarding bestärkt den Bewerber darin, dass er sich für das richtige Unternehmen entschieden hat.

Reduzieren Sie die Time-to-hire

Auf dem Weg zum Wunschkandidaten gibt es viel zu tun: Sie schalten Anzeigen, verwalten Aufgaben, stimmen Termine ab, führen Gespräche, identifizieren gute Bewerber und treffen Entscheidungen. Die passende Software sorgt dafür, dass die einzelnen Schritte perfekt ineinandergreifen. Und dafür, dass die Vakanz ist im Nu neu besetzt ist.

Legen Sie den Grundstein für gute Entscheidungen

Eine digitale Bewerberakte ermöglicht es allen, die an dem Prozess der Bewerberauswahl beteiligt sind, die Aufgaben effizient zu bewältigen. Alle Bewerberinformationen werden hier zentral verwaltet. Die Akte wird mit jeder Entscheidung oder jedem Kontakt mit dem Bewerber um weitere Informationen ergänzt. Ob Personalabteilung, Fachbereich oder Betriebsrat – jeder, der involviert ist, hat Zugriff auf diese Informationen: von jedem Ort, zu jeder Zeit, stets aktuell. So können Entscheidungen gemeinsam, zeitnah und valide getroffen werden.

Schließen Sie Ihre Lücken passend

Sicher wollen Sie freie Stellen möglichst schnell und erfolgreich besetzen. Dann binden Sie nicht nur den Personalverantwortlichen, sondern auch die Fach- und Führungskräfte in den Auswahl- und Bewertungsprozess mit ein. Verwalten Sie zudem alle Daten, die den Bewerber betreffen, zentral in einer elektronischen Bewerberakte und integrieren Sie die Workflows. Auf dieser Basis werden Sie sich rasch für den richtigen Kandidaten entscheiden.

Machen Sie den Prozess rund

Mit der Vertragsunterzeichnung steht fest: Ein wertvoller, neuer Mitarbeiter wurde gefunden. Doch an dieser Stelle hört die Personalarbeit nicht auf. Nur durch ein professionelles Onboarding haben Sie die Chance, Ihr neues Teammitglied nicht nur effektiv ins Unternehmen zu integrieren. Sie erhöhen auch die Chance, es langfristig zu binden. Erwarten Sie nicht, dass der neue Mitarbeiter schon vor seinem ersten Arbeitstag alles weiß. Informieren Sie ihn über alles, was er wissen muss. Sagen Sie ihm, wer seine Ansprechpartner sind. Sorgen Sie dafür, dass für ihn ein Einarbeitungsplan mit wichtigen Unterweisungen vorbereitet wird. Stoßen Sie notwendige Aufgaben an und überwachen deren pünktliche Erledigung.

Das leistet unsere Bewerbermanagement Software für Sie

Das Sage HR Bewerbermanagement Smart unterstützt Sie im gesamten Recruiting-Prozess – von der Anforderung bis zur Einstellung. Das hat gleich zwei Effekte: Zum einen sorgt es für eine positive Candidate Experience bei Ihren Kandidaten. Zum anderen finden Sie garantiert zeitnah die richtigen Mitarbeiter.

Karriereportal

  • Gestalten und formulieren Sie individuelle Stellenausschreibungen.
  • Nutzen Sie verschiedene Arten der Gestaltung wie Aufzählungen, Freitexte etc.
  • Wählen Sie ein Design wie die Kachel- oder Listenansicht aus.
  • Bearbeiten Sie die Ausschreibungen schnell via Editor im Karriereportal.
  • Stellen Sie hier auch Ihr Unternehmen vor.
  • Posten Sie die Ausschreibung in Stellenbörsen.
  • Machen Sie es Interessierten so einfach wie nur möglich, sich bei Ihnen zu bewerben.
Sage 100cloud Plus Marketing

Prozessgestaltung

  • Gestalten Sie Ihre Prozesse von der Auswahl bis hin zum Onboarding.
  • Definieren Sie die einzelnen Schritte, mit Hilfe derer Sie die Bewerber bewerten und auswählen wollen.
  • Bestimmen Sie, wer für welchen Prozessschritt verantwortlich ist. Legen Sie Aufgaben, Termine und Erinnerungen fest.
  • Unterstützen Sie Ihre Recruiter durch Standardworkflows, die individualisiert werden können.
  • Halten Sie den Kontakt zu Ihren Bewerbern und halten Sie sie mit Updates und Statusnachrichten auf dem Laufenden.
     

Bewerbungseingang

  • Behalten Sie die Bewerbungseingänge über Ihr Dashboard im Blick.
  • Reagieren Sie zeitnah auf Bewerbungen und nehmen Sie standardisiert oder individualisiert Kontakt mit ihren Bewerbern auf.
  • Behalten Sie die Aufgaben, Termine und Fristen zu jedem Bewerber im Blick.
  • Nutzen Sie die digitale Bewerberakte. Dank ihr haben Sie alles, was Sie über den Kandidaten wissen müssen, jederzeit übersichtlich vor sich.
  • Sichten Sie die Unterlagen und treffen eine Vorauswahl unter den Kandidaten.
  • Planen Sie die weiteren Schritte wie Vorstellungsgespräche, Assessment-Center etc.
     

Einstellung

  • Halten Sie die Ergebnisse aus Telefoninterviews, Vorstellungsgesprächen und Assessment Centern fest.
  • Stellen Sie diese Ergebnisse den Kollegen, die in den Bewerbungsprozess involviert sind, zur Verfügung.
  • Bestimmen Sie gemeinsam Ihren Top-Kandidaten.
  • Senden Sie Ihrem zukünftigen Mitarbeiter ein Statusupdate. 
  • Nutzen Sie die Gelegenheit, ihm weitere Informationen über Ihr Unternehmen zuzusenden.
  • Nehmen Sie den neuen Mitarbeiter an Bord (Onboarding).
  • Sorgen für einen perfekten Start der neuen Arbeitskraft, indem Sie alle Aufgaben, die mit ihrem Eintritt verbunden sind, pünktlich erledigen.
  • Übernehmen Sie die Stammdaten des neuen Kollegen in die Personalabrechnung.
     

Sie entscheiden: Was ist für Sie das beste Bewerbermanagement Tool?

In Ihrem Unternehmen gibt es eine offene Stelle, die Sie gern schnell und am besten gleich mit dem idealen Kandidaten besetzen wollen? Sie hätten es gern einfach und unkompliziert? Sie möchten deshalb ein Bewerbermanagement Tool nutzen, sind sich jedoch unsicher, welches Sie dabei am besten unterstützt?

Sage hat für Sie die passende Lösung. Sie hilft Ihnen dabei, den Bewerbermanagement-Prozess zu verschlanken und die Vakanzen erfolgreich zu füllen. Sie haben die Wahl zwischen Basic und Professional:

Basic

Ab
19 €
  • Anlage der Mitarbeiterdaten (Führungskräfte & Sachbearbeiter)
  • Verwaltung der Benutzerrechte (Benutzerverwaltung)
  • Verwaltung von Ausschreibungen und Bewerbern
  • Verschiedene Prozesse und Prozessgestaltung
  • Controlling
 

Professional

Ab
49 €
  • Anlage der Mitarbeiterdaten (Führungskräfte & Sachbearbeiter)
  • Verwaltung der Benutzerrechte (Benutzerverwaltung)
  • Verwaltung von Ausschreibungen und Bewerbern
  • Verschiedene Prozesse und Prozessgestaltung
  • Controlling
  • Individuelle Definition und Gestaltung des Bewerberformulars und der Ausschreibungsinhalte
  • Gestaltung des Layouts der Karriereseite
  • Abbildung verschiedener Arten der Bewerbung: initiativ, intern und extern
  • Integrierte Kartenansicht für Standorte (Ausschreibungen)
  • Standard-XML-Export für Jobbörsen
  • Bewerbungen via WhatsApp, Xing & LinkedIn
 

Jetzt kostenfreies Infopaket zur Sage HR-Software herunterladen

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Produktbroschüren Sage HR Suite

Lernen Sie die Sage HR Suite im Überblick kennen. Erhalten Sie darüber hinaus detaillierte Informationen zu den Hauptmodulen Personalabrechnung, Bewerbermanagement, Personalmanagement und Zeitmanagement.
 
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Anwenderbericht

Lesen Sie Erfahrungsberichte und profitieren Sie von dem Know-how unserer Kunden.
 
Sage HR Suite Mockup Checkliste

Checkliste – Auswahlprozess HR-Software

Erfahren Sie, was Sie bei der Auswahl einer HR- und Lohnabrechnungs-Lösung beachten sollten. Nutzen Sie die Schritt-für-Schritt-Anleitung und profitieren Sie von der übersichtlichen Checkliste.

So leicht integrieren Sie unsere Bewerbermanagement Software in Ihr Unternehmen

Bei Sage legen wir größten Wert darauf, dass unsere Software bei Ihnen einwandfrei funktioniert. Deshalb haben wir dafür gesorgt, dass Sie unser Bewerbermanagement Tool schnell und unkompliziert implementieren können. Die Software wird sich nahtlos auch in Ihren Arbeitsalltag einfügen. Es spielt dabei keine Rolle, wie groß Ihr Unternehmen ist und in welcher Branche Sie zu Hause sind.

Falls Sie Fragen haben, steht Ihnen unser gut geschultes Support-Team jederzeit gern beratend zur Seite. Und das zu jeder Zeit: in der Auswahlphase, bei der Integration und - ganz klar - auch in Ihrem Arbeitsalltag.

Weitere Fragen rund um Bewerbermanagement Software

Jedes Unternehmen, das neue Mitarbeiter einstellt, muss auf irgendeine Art und Weise ein Bewerbermanagement betreiben. Mit diesem verfolgt es gleich mehrere Ziele: Zum einen will es natürlich den idealen Kandidaten finden. Dazu muss es zum anderen sein Image als Arbeitgeber verbessern. Und zum dritten soll alles so zeit- und kostensparend wie möglich ablaufen. Je besser Ihr Bewerbermanagement Sie hierbei unterstützt, umso eher wird Ihre Suche nach dem Top-Kandidaten von Erfolg gekrönt sein.

Der Bewerbungsprozess heißt auch Rekrutierungsprozess und er wird zudem als Bewerbungsverlauf bezeichnet. Denn er beschreibt den Ablauf dieses Prozesses, der in der Regel mehrere Wochen dauert, in seinen einzelnen Stufen oder Phasen.

So individuell wie das einzelne Unternehmen, so individuell sind auch die jeweiligen Anforderungen. Ein KMU braucht wieder etwas anderes als ein Großkonzern und so gehen sie auch in Sachen Bewerbungsprozess verschiedene Wege. Egal, wie der Prozess im Detail aussieht, ein Punkt gilt für alle: Die HR-Abteilung sollte den Prozess für die Bewerber von Anfang an klar und einfach verständlich darstellen. Das kann in der Stellenanzeige auf einem Jobportal ebenso sein wie auf der eigenen Karriereseite. Auf dieser Basis kann das jeweilige Unternehmen seinen Bewerbungsprozess pflegen und gezielt weiterentwickeln.

Der klassische Bewerbungsprozess läuft bei kleinen wie bei großen Unternehmen ähnlich ab. Er umfasst die folgenden 10 Schritte:

1. Die Bedarfsanalyse: Bevor sich die Recruiter auf die Suche machen können, müssen sie zunächst einmal wissen, wen sie genau suchen. Das heißt, alle, die am Bewerbungsprozess beteiligt sind, ermitteln zusammen den Personalbedarf. Das sind neben den Mitarbeitern der HR-Abteilung auch die der betroffenen Fachabteilung.

2. Das Kandidatenprofil: Auf der Basis der Bedarfsanalyse wird das Profil des Wunschbewerbers erstellt. Dabei werden die Fragen beantwortet wie: Welches fachliche Know-how muss er mitbringen? Welche Aufgaben wird er zukünftig zu erledigen haben?

3. Die Stellenausschreibung: Der Recruiter erstellt eine Stellenanzeige. Dabei muss er darauf achten, dass er sie möglichst sorgfältig und ansprechend formuliert und gestaltet. Schließlich stellt sie eine wichtige Grundlage für den Erfolg des weiteren Bewerbungsprozesses dar.

4. Die Veröffentlichung: Für eine erfolgreiche Besetzung der offenen Stelle empfiehlt es sich, mit dem Stellenangebot so viele geeignete Bewerber anzusprechen, wie es nur geht. Die Vakanz sollte deshalb auf allen geeigneten Kanälen publiziert werden. So erreichen Sie in kurzer Zeit eine hohe Reichweite innerhalb der Zielgruppe. Nutzen Sie dabei auch die Kanäle des E-Recruitings.

5. Das Bewerbermanagement: Nachdem die Bewerbungen eingegangen sind, sichtet und prüft der Recruiter die Unterlagen wie Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse. So findet er heraus, welche der Bewerber hinsichtlich ihrer Qualifikation und Berufserfahrung am besten auf die offene Stelle passen. Bei diesem Screening sind auf jeden Fall die Regeln des Datenschutzes einzuhalten.
Eine professionelle Bewerbermanagement Software unterstützt den Recruiter nicht nur dabei, effizient eine Vorauswahl unter den Bewerbern zu treffen. Sie sorgt ferner dafür, dass alle Daten sicher und übersichtlich aufbewahrt und auch fristgerecht wieder gelöscht werden.

6. Die Kandidatenauswahl: Anhand der zu Anfang festgelegten Kriterien wählt der Recruiter die Kandidaten, die am geeignetsten erscheinen, aus dem Bewerberpool aus. Eine moderne HR-Software unterstützt ihn dabei.

7. Die Bewerbungsgespräche: Der Recruiter lädt die Kandidaten, die am besten zu der Vakanz zu passen scheinen, zum Interview ein. In der Regel finden sogar mehrere Gesprächsrunden statt. Reichen die Gespräche nicht aus, um herauszufinden, ob die Kompetenzen und Softskills des Bewerbers ausreichen, dann kann er weitere Auswahlverfahren nutzen. Dazu zählen Einstellungstests, das Assessment-Center und das Probearbeiten.

8. Der Talent-Pool: Was ist mit den Kandidaten, die zwar nicht exakt auf die aktuelle Vakanz passen, Sie aber dennoch überzeugt haben? Nehmen Sie deren Profile einfach im internen Talent-Pool auf. Hier können Sie ganz unterschiedliche Profile sammeln: die der Second-Best-Bewerber, die qualifizierter ehemaliger Mitarbeiter sowie die von Interessenten, die über Karrieremessen und via Social-Media gewonnen wurden. Der Vorteil des Talent-Pools: Sie müssen bei Ihrem nächsten Bewerbungsprozess nicht wieder bei null beginnen. Denn schon bei der Ausschreibung schlägt das Bewerbermanagement System automatisch die passenden Kandidaten aus dem Pool vor. Sie sparen sich viel Zeit, da Sie diese Bewerber direkt ansprechen können.

9. Die Einstellung: Ihrem Top-Kandidaten unterbreiten Sie ein Jobangebot. Wichtiger Bestandteil des Vertrags sind das Einstiegsgehalt und die Extraleistungen, die Sie ihm als Arbeitgeber gewähren. Zu diesen zählen Sachzuwendungen wie die kostenfreie Überlassung eines Geschäftswagens oder die Privatnutzung eines Smartphones. Diese Punkte werden noch verhandelt. Wenn beide Seiten sich einig sind, dann kommt es zum Vertragsabschluss.

10. Das Onboarding: Ein gelungenes Onboarding sorgt dafür, dass der neue Mitarbeiter einen guten Start im Unternehmen hat. Er soll sich möglichst gut und schnell integrieren und sich in Ihrem Unternehmen wohlfühlen.

 

Der Begriff des Bewerbermanagements umfasst alle Phasen des Bewerbungsprozesses. Dieser beginnt damit, dass Sie als Arbeitgeber oder Recruiter die Stelle ausschreiben, und er endet mit der erfolgreichen Einstellung des neuen Mitarbeiters.

Eine professionelle Bewerbermanagement Software unterstützt Sie perfekt bei jedem einzelnen Schritt. Dank ihr behalten Sie den Überblick und treffen schnell die richtigen Entscheidungen. Zudem sind Sie up to date, denn mithilfe dieses Tools können Sie den gesamten Ablauf weitestgehend digitalisieren. Dieser Aspekt ist heute wichtiger denn je. Denn viele Kandidaten suchen inzwischen online nach einer neuen Stelle und bewerben sich auch am liebsten digital.

Wie viel eine Bewerbermanagement Software kostet, das hängt von verschiedenen Faktoren ab. Zum einen davon, wie viele Mitarbeiter bei Ihnen arbeiten, zum anderen davon, wie viele Stellenausschreibungen Sie normalerweise parallel schalten wollen. Ein weiterer Faktor ist, wie viele Personen das System nutzen, sprich, wie viele Profile Sie anlegen möchten.

Natürlich gibt es auch ein Bewerbermanagement Tool kostenlos wie das Bewerbermanagement Excel. Doch wer genauer hinsieht, stellt schnell fest, dass dies keine echte Alternative zu einer professionellen Software ist. Die Arbeit mit dem Bewerbermanagement Excel ist sehr zeitaufwendig. Denn der Recruiter muss alle Informationen über jeden einzelnen Bewerber händisch in die Exceltabelle eintragen. Zudem werden diese Tabellen schnell sehr lang und das ist weder übersichtlich noch effizient.

Mit dem Employer Branding verfolgen Unternehmen das Ziel, sich als attraktiver Arbeitgeber auf dem Arbeitsmarkt zu positionieren. Das Employer Branding ist somit Teil der Corporate Identity (CI) des Unternehmens. Es will die eigene Marke als Arbeitgeber stärken und sich positiv von den Wettbewerbern auf dem Arbeitsmarkt abheben. Das Branding einer Arbeitgebermarke beeinflusst immer auch das Verhalten und die Kommunikation – sowohl nach außen als auch nach innen. Letzteres bedeutet, dass es auch viel mit der Führung der Mitarbeiter und der Führungskultur zu tun hat. 
Hinter dem Begriff des Personalmarketing steht die Idee, dass Unternehmen Vakanzen so ähnlich vermarkten wie ihre Produkte. Das Ziel ist es also, den potenziellen Bewerbern die offenen Stellen zu verkaufen. Das Produktmarketing umfasst dafür ein ganzes Potpourri an operativen Maßnahmen, um mögliche Bewerber gezielt anzusprechen. Wichtig ist, dass dafür in jedem Fall möglichst viele Kanäle genutzt werden: von der Anzeige auf Jobbörsen und Social-Media-Kanäle über die Karriereseite auf der eigenen Website bis hin zu Messeauftritten.

Beim Employer Branding handelt sich um eine ganzheitliche, langfristige Strategie. Diese ist als Teil der Corporate Idendity (CI) des Unternehmens zu verstehen. Beim Employer Branding steht im Fokus, eine starke Arbeitgebermarke zu entwickeln. Das heißt, das Unternehmen will sich nach innen wie nach außen als attraktiver Arbeitgeber positionieren. Dazu nutzt es verschiedene Wege des Marketings und der Kommunikation - und das nicht nur für den Personalbereich. Kurz: Eine Arbeitgebermarke verkauft keine Vakanzen, sondern den Arbeitgeber als solches.

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