Software für effizientes Bewerbermanagement

Sie denken darüber nach, eine Software für die Personalauswahl zu nutzen? Tun Sie das, denn es hat für Sie viele Vorteile. Eine Bewerbermanagement Software sorgt für mehr Transparenz und Systematik. Bei der Sichtung der Unterlagen folgen Sie einer Choreografie, die der Recruiter zuvor festgelegt hat. Mit der Folge, dass Sie die besseren Entscheidungen treffen.

Der große Vorteil gegenüber herkömmlichen Einstellungsverfahren liegt darin: Eine Software erhöht Ihre Chancen, dass Sie den Top-Kandidaten auswählen und dann auch einstellen. Ein weiteres Plus ist, dass sich mit diesem Tool klar definieren lässt, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist. Alle Schritte im Bewerbungsprozess werden ordentlich dokumentiert und so wird auch allen Erfordernissen der Compliance entsprochen.

Jedes Unternehmen, das neue Mitarbeiter einstellt, muss auf irgendeine Art und Weise ein Bewerbermanagement betreiben. Mit diesem verfolgt es gleich mehrere Ziele: Zum einen will es natürlich den idealen Kandidaten finden. Dazu muss es zum anderen sein Image als Arbeitgeber verbessern. Und zum dritten soll alles so zeit- und kostensparend wie möglich ablaufen. Je besser Ihr Bewerbermanagement Sie hierbei unterstützt, umso eher wird Ihre Suche nach dem Top-Kandidaten von Erfolg gekrönt sein.

Der Bewerbungsprozess heißt auch Rekrutierungsprozess und er wird zudem als Bewerbungsverlauf bezeichnet. Denn er beschreibt den Ablauf dieses Prozesses, der in der Regel mehrere Wochen dauert, in seinen einzelnen Stufen oder Phasen.

So individuell wie das einzelne Unternehmen, so individuell sind auch die jeweiligen Anforderungen. Ein KMU braucht wieder etwas anderes als ein Großkonzern und so gehen sie auch in Sachen Bewerbungsprozess verschiedene Wege. Egal, wie der Prozess im Detail aussieht, ein Punkt gilt für alle: Die HR-Abteilung sollte den Prozess für die Bewerber von Anfang an klar und einfach verständlich darstellen. Das kann in der Stellenanzeige auf einem Jobportal ebenso sein wie auf der eigenen Karriereseite. Auf dieser Basis kann das jeweilige Unternehmen seinen Bewerbungsprozess pflegen und gezielt weiterentwickeln.

Der klassische Bewerbungsprozess läuft bei kleinen wie bei großen Unternehmen ähnlich ab. Er umfasst die folgenden 10 Schritte:

1. Die Bedarfsanalyse: Bevor sich die Recruiter auf die Suche machen können, müssen sie zunächst einmal wissen, wen sie genau suchen. Das heißt, alle, die am Bewerbungsprozess beteiligt sind, ermitteln zusammen den Personalbedarf. Das sind neben den Mitarbeitern der HR-Abteilung auch die der betroffenen Fachabteilung.

2. Das Kandidatenprofil: Auf der Basis der Bedarfsanalyse wird das Profil des Wunschbewerbers erstellt. Dabei werden die Fragen beantwortet wie: Welches fachliche Know-how muss er mitbringen? Welche Aufgaben wird er zukünftig zu erledigen haben?

3. Die Stellenausschreibung: Der Recruiter erstellt eine Stellenanzeige. Dabei muss er darauf achten, dass er sie möglichst sorgfältig und ansprechend formuliert und gestaltet. Schließlich stellt sie eine wichtige Grundlage für den Erfolg des weiteren Bewerbungsprozesses dar.

4. Die Veröffentlichung: Für eine erfolgreiche Besetzung der offenen Stelle empfiehlt es sich, mit dem Stellenangebot so viele geeignete Bewerber anzusprechen, wie es nur geht. Die Vakanz sollte deshalb auf allen geeigneten Kanälen publiziert werden. So erreichen Sie in kurzer Zeit eine hohe Reichweite innerhalb der Zielgruppe. Nutzen Sie dabei auch die Kanäle des E-Recruitings.

5. Das Bewerbermanagement: Nachdem die Bewerbungen eingegangen sind, sichtet und prüft der Recruiter die Unterlagen wie Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse. So findet er heraus, welche der Bewerber hinsichtlich ihrer Qualifikation und Berufserfahrung am besten auf die offene Stelle passen. Bei diesem Screening sind auf jeden Fall die Regeln des Datenschutzes einzuhalten.
Eine professionelle Bewerbermanagement Software unterstützt den Recruiter nicht nur dabei, effizient eine Vorauswahl unter den Bewerbern zu treffen. Sie sorgt ferner dafür, dass alle Daten sicher und übersichtlich aufbewahrt und auch fristgerecht wieder gelöscht werden.

6. Die Kandidatenauswahl: Anhand der zu Anfang festgelegten Kriterien wählt der Recruiter die Kandidaten, die am geeignetsten erscheinen, aus dem Bewerberpool aus. Eine moderne HR-Software unterstützt ihn dabei.

7. Die Bewerbungsgespräche: Der Recruiter lädt die Kandidaten, die am besten zu der Vakanz zu passen scheinen, zum Interview ein. In der Regel finden sogar mehrere Gesprächsrunden statt. Reichen die Gespräche nicht aus, um herauszufinden, ob die Kompetenzen und Softskills des Bewerbers ausreichen, dann kann er weitere Auswahlverfahren nutzen. Dazu zählen Einstellungstests, das Assessment-Center und das Probearbeiten.

8. Der Talent-Pool: Was ist mit den Kandidaten, die zwar nicht exakt auf die aktuelle Vakanz passen, Sie aber dennoch überzeugt haben? Nehmen Sie deren Profile einfach im internen Talent-Pool auf. Hier können Sie ganz unterschiedliche Profile sammeln: die der Second-Best-Bewerber, die qualifizierter ehemaliger Mitarbeiter sowie die von Interessenten, die über Karrieremessen und via Social-Media gewonnen wurden. Der Vorteil des Talent-Pools: Sie müssen bei Ihrem nächsten Bewerbungsprozess nicht wieder bei null beginnen. Denn schon bei der Ausschreibung schlägt das Bewerbermanagement System automatisch die passenden Kandidaten aus dem Pool vor. Sie sparen sich viel Zeit, da Sie diese Bewerber direkt ansprechen können.

9. Die Einstellung: Ihrem Top-Kandidaten unterbreiten Sie ein Jobangebot. Wichtiger Bestandteil des Vertrags sind das Einstiegsgehalt und die Extraleistungen, die Sie ihm als Arbeitgeber gewähren. Zu diesen zählen Sachzuwendungen wie die kostenfreie Überlassung eines Geschäftswagens oder die Privatnutzung eines Smartphones. Diese Punkte werden noch verhandelt. Wenn beide Seiten sich einig sind, dann kommt es zum Vertragsabschluss.

10. Das Onboarding: Ein gelungenes Onboarding sorgt dafür, dass der neue Mitarbeiter einen guten Start im Unternehmen hat. Er soll sich möglichst gut und schnell integrieren und sich in Ihrem Unternehmen wohlfühlen.

Der Begriff des Bewerbermanagements umfasst alle Phasen des Bewerbungsprozesses. Dieser beginnt damit, dass Sie als Arbeitgeber oder Recruiter die Stelle ausschreiben, und er endet mit der erfolgreichen Einstellung des neuen Mitarbeiters.

Eine professionelle Bewerbermanagement Software unterstützt Sie perfekt bei jedem einzelnen Schritt. Dank ihr behalten Sie den Überblick und treffen schnell die richtigen Entscheidungen. Zudem sind Sie up to date, denn mithilfe dieses Tools können Sie den gesamten Ablauf weitestgehend digitalisieren. Dieser Aspekt ist heute wichtiger denn je. Denn viele Kandidaten suchen inzwischen online nach einer neuen Stelle und bewerben sich auch am liebsten digital.

Wie viel eine Bewerbermanagement Software kostet, das hängt von verschiedenen Faktoren ab. Zum einen davon, wie viele Mitarbeiter bei Ihnen arbeiten, zum anderen davon, wie viele Stellenausschreibungen Sie normalerweise parallel schalten wollen. Ein weiterer Faktor ist, wie viele Personen das System nutzen, sprich, wie viele Profile Sie anlegen möchten.

Natürlich gibt es auch ein Bewerbermanagement Tool kostenlos wie das Bewerbermanagement Excel. Doch wer genauer hinsieht, stellt schnell fest, dass dies keine echte Alternative zu einer professionellen Software ist. Die Arbeit mit dem Bewerbermanagement Excel ist sehr zeitaufwendig. Denn der Recruiter muss alle Informationen über jeden einzelnen Bewerber händisch in die Exceltabelle eintragen. Zudem werden diese Tabellen schnell sehr lang und das ist weder übersichtlich noch effizient.

Mit dem Employer Branding verfolgen Unternehmen das Ziel, sich als attraktiver Arbeitgeber auf dem Arbeitsmarkt zu positionieren. Das Employer Branding ist somit Teil der Corporate Identity (CI) des Unternehmens. Es will die eigene Marke als Arbeitgeber stärken und sich positiv von den Wettbewerbern auf dem Arbeitsmarkt abheben. Das Branding einer Arbeitgebermarke beeinflusst immer auch das Verhalten und die Kommunikation – sowohl nach außen als auch nach innen. Letzteres bedeutet, dass es auch viel mit der Führung der Mitarbeiter und der Führungskultur zu tun hat. 

Hinter dem Begriff des Personalmarketing steht die Idee, dass Unternehmen Vakanzen so ähnlich vermarkten wie ihre Produkte. Das Ziel ist es also, den potenziellen Bewerbern die offenen Stellen zu verkaufen. Das Produktmarketing umfasst dafür ein ganzes Potpourri an operativen Maßnahmen, um mögliche Bewerber gezielt anzusprechen. Wichtig ist, dass dafür in jedem Fall möglichst viele Kanäle genutzt werden: von der Anzeige auf Jobbörsen und Social-Media-Kanäle über die Karriereseite auf der eigenen Website bis hin zu Messeauftritten.

Beim Employer Branding handelt sich um eine ganzheitliche, langfristige Strategie. Diese ist als Teil der Corporate Identity (CI) des Unternehmens zu verstehen. Beim Employer Branding steht im Fokus, eine starke Arbeitgebermarke zu entwickeln. Das heißt, das Unternehmen will sich nach innen wie nach außen als attraktiver Arbeitgeber positionieren. Dazu nutzt es verschiedene Wege des Marketings und der Kommunikation - und das nicht nur für den Personalbereich. Kurz: Eine Arbeitgebermarke verkauft keine Vakanzen, sondern den Arbeitgeber als solches.

Es gibt viele verschiedene Anbieter auf dem Markt. Hier und da gibt es auch ein Bewerbermanagement Tool kostenlos. Ein Bewerbermanagement Software Vergleich lohnt sich in jedem Fall. Achten Sie dabei vor allem auf die folgenden Leistungsmerkmale:

Funktionalität
Überlegen Sie zunächst, welche Anforderungen Sie in Ihrem Unternehmen haben. Daraus können Sie die benötigten Funktionen ableiten. Analysieren Sie Ihre bisherigen Prozesse und stellen Sie fest, wo es Probleme gab. Mögliche Funktionen sind etwa das Jobposting, die Lebenslauf-Analyse und automatische E-Mail-Antworten.

Rechtssicherheit
Wichtig ist, dass der Softwareanbieter alle gesetzlichen Anforderungen einhält. Das Bewerbermanagement-System sollte alle Vorschriften des Datenschutzes erfüllen.

Nutzerfreundlichkeit
Viele Programme sind sehr nutzerfreundlich. Es erfordert nur wenig IT-Wissen und Zeit, um sie zu installieren und für das Bewerbermanagement einzusetzen. Aus diesem Grund eignen sich diese Programme auch sehr gut für KMU. Auf diese Weise können sich kleine Unternehmen oft die Kosten für externe Personalberater oder Headhunter sparen.

Service
Sollte es einmal Probleme oder Fragen zur Software geben, dann ist schnelle Hilfe gefragt. Prüfen Sie deshalb, ob es Support-Möglichkeiten wie Hotline, Chat oder FAQ-Bereich gibt und wie zeitnah diese erreichbar sind.

Preis
Wie viel eine solche Software kostet, das hängt zum einen von der Größe Ihres Unternehmens ab. Er bemisst zum anderen danach, wie hoch Sie Ihren zukünftigen Personalbedarf einschätzen. Je realistischer Sie das tun, umso besser. Dann werden Sie auch nicht durch plötzliche Preisanpassungen innerhalb kurzer Zeit überrascht.