Moderne und gesetzeskonforme Zeiterfassungssoftware

Die Zeitwirtschaft ist ein Werkzeug des Personalwesens. Mit seiner Hilfe lassen sich Arbeits- und Fehlzeiten von Arbeitnehmern erfassen, auswerten und verwalten. Für jeden Arbeitstag werden der Beginn, die Dauer und das Ende der geleisteten Arbeitszeit sowie alle Pausen erfasst. Man unterscheidet zwei Methoden der Zeitwirtschaft:

Bei der positive Zeitwirtschaft werden alle Daten rund um die Arbeitszeit erfasst und im System verarbeitet.

Bei der negativen Zeitwirtschaft werden nur alle vom täglichen Arbeitsstundensoll abweichenden Zeiten erfasst. Dazu zählen beispielsweise Krankheitstage, Urlaubs- und Fortbildungszeiten.

Das Ziel ist, den administrativen Aufwand für alle Mitarbeiter, vor allem für die der Personalabteilung, weitestgehend zu reduzieren. Dadurch wiederum sollen die Wirtschaftlichkeit und die Produktivität des Unternehmens erhöht werden.

Mit der entsprechenden Software werden alle relevanten Personaldaten erfasst, verwaltet und aktualisiert. Das sind nicht nur die persönlichen Daten der Mitarbeiter. Dazu zählen vielmehr auch die vertraglich vereinbarten Arbeitszeitmodelle, die Lohnarten und individuelle Vereinbarungen. Die erfassten Arbeitszeiten werden anhand dieser Daten bewertet. Das Ergebnis sind eine korrekte Entgeltberechnung und die Lohnauszahlung.

Die in der Zeitwirtschaft ermittelten Daten wie Soll- und Iststunden, An- und Abwesenheiten sorgen für eine hohe Transparenz. Sie sind eine ideale Basis für die Personalplanung, aber auch für detaillierte Auswertungen und Berichte rund um die Mitarbeiter. Je mehr dieser Aspekte eine Software abdeckt, umso einfacher lassen sich die Ziele einer höheren Produktivität und Wirtschaftlichkeit erreichen.

Eine zentrale Aufgabe der Zeitwirtschaft ist es, eine möglichst realistische Terminplanung für ein Projekt zu erstellen. Dazu müssen zunächst Sollwerte, beispielsweise für die Durchlaufzeit, festgelegt werden. Die Durchlaufzeit beschreibt ganz allgemein die Zeit, die benötigt wird, bis ein Produkt erstellt, ein Auftrag bearbeitet oder ein Projekt erfolgreich beendet wurde. Gute Anhaltspunkte für die Definition der Sollwerte bieten bisherige Erfahrungen oder Aufzeichnungen aus bereits abgeschlossenen Projekten.

Danach werden die Istwerte erhoben und analysiert. Weichen diese von den Sollwerten ab, müssen neue Vorgaben definiert oder gar weitere Maßnahmen ergriffen und deren Umsetzung kontrolliert werden. Nur so lässt sich sicherstellen, dass die Terminplanung trotz allem eingehalten wird.

Eine tragende Rolle spielt die Zeitwirtschaft in Produktionsbetrieben. Hier heißen die drei wichtigsten Aufgaben der Zeitwirtschaft Durchlaufterminierung, Kapazitätsplanung und Kapazitätsabgleich.

Für eine gelungene Terminplanung bzw. Zeitwirtschaft müssen zunächst verschiedene Daten erhoben werden. Denn nur auf ihrer Basis können realistische Sollvorgaben definiert werden. Zu diesen Basisdaten zählen u. a. die Arbeitszeiten der Mitarbeiter und die Arbeitsstunden, die für ein bestimmtes Projekt benötigt wurden. Erhoben werden diese Daten mithilfe einer Zeiterfassung. Während herkömmliche Methoden aufwendig und fehleranfällig sind, ist eine Zeiterfassungssoftware äußerst komfortabel. Hier lassen sich die Zeiten automatisch erfassen, abrufen, kontrollieren und tagesaktuell auswerten. 

Vergleicht man die Arbeitszeiterfassung mithilfe einer Software mit der mit Papier und Stift bzw. Excel, dann wird deutlich: Die Mitarbeiter erhalten wesentlich mehr Transparenz über ihre Arbeitszeiten. Schließlich erfassen sie nicht einfach nur ihre Arbeitszeiten. Sie erhalten vielmehr einen komfortablen Überblick über ihre Zeitsalden, Überstunden und Fehlzeiten durch Krankheit, Urlaub oder Fortbildung.  

Ebenso profitieren die Mitarbeiter der Personalabteilung, denn der administrative Aufwand sinkt spürbar. Zum einen bei der Datenerfassung selbst, denn die Daten müssen nicht mehr von Hand übertragen werden. Sie sind vielmehr in einem zentralen System hinterlegt oder werden automatisch aus anderen Systemen importiert. Zum anderen bei der Zeitbewertung, der nachgelagerten Lohnabrechnungen und Auswertungen. Fazit: Es bleibt mehr Freiraum für wertschöpfende Tätigkeiten. Das wiederum wirkt sich positiv auf die Produktivität aus.

Eine Zeitwirtschaftssoftware vereinfacht Ihre HR-Prozesse: Mit ihrer Hilfe lassen sich die Anwesenheits- und Arbeitszeiten der Mitarbeiter ganz einfach planen, erfassen, kontrollieren, dokumentieren und auswerten. Arbeits- und Überstunden müssen nicht mehr von Hand aus einer Tabelle in das Lohnbuchhaltungsprogramm übertragen werden. Auch die Löhne werden zuverlässig und fehlerfrei berechnet und automatisch in die Lohnbuchhaltung übertragen. Moderne Zeitwirtschaftssysteme entlasten die Mitarbeiter Ihrer Personalabteilung. Sie gewinnen dadurch Zeit für andere, wertschöpfende Aufgaben.

Es spielt keine Rolle, in welcher Branche Sie zuhause sind – als Unternehmer müssen Sie genau wissen, wohin die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter geflossen ist. Nur so können Sie den Personaleinsatz für ein abgeschlossenes Projekt korrekt mit Ihrem Kunden abrechnen. Und nur so können Sie den Zeitaufwand zukünftiger Projekte realistisch planen.

Wer Zeiten schon einmal mithilfe von Excellisten oder gar mit Stift und Papier erfasst hat, weiß, wie aufwendig das sein kann. Eine Software zur Zeiterfassung ist diesen händischen Methoden weit überlegen. Inzwischen werden viele solcher Systeme auf dem Markt angeboten. Ein Vergleich lohnt sich also. Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass Ihre zukünftige Zeitwirtschaftssoftware die folgenden Leistungsmerkmale erfüllt: