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Moderne und gesetzeskonforme Zeiterfassung im Unternehmen

Sage HR Suite

Moderne Arbeitsformen wie Homeoffice, Remote-Arbeit, mobiles Arbeiten oder flexible Arbeitsformen halten Einzug in die moderne Arbeitswelt von "New Work". Nach den Richtlinien und Urteilen von EuGH und dem BAG ist die genaue Erfassung und Dokumentation jetzt umso wichtiger. Mit einer modernen Softwarelösung, die hilft Arbeitszeiten korrekt und systematisch zu erfassen, haben Sie die perfekte Verbindung zwischen gesetzlich korrekt und moderner Arbeitsweise. Sie hilft zudem Kosten zu sparen und die Produktivität zu steigern.

Sage-HR-Suite-Banner-Zeitmanagement Mann Laptop

Zeitwirtschaft einfach erklärt

Wozu eine Zeitwirtschaftssoftware? 

Eine Zeitwirtschaftssoftware vereinfacht Ihre HR-Prozesse: Mit ihrer Hilfe lassen sich die Anwesenheits- und Arbeitszeiten der Mitarbeiter ganz einfach planen, erfassen, kontrollieren, dokumentieren und auswerten. Arbeits- und Überstunden müssen nicht mehr von Hand aus einer Tabelle in das Lohnbuchhaltungsprogramm übertragen werden. Auch die Löhne werden zuverlässig und fehlerfrei berechnet und automatisch in die Lohnbuchhaltung übertragen. Moderne Zeitwirtschaftssysteme entlasten die Mitarbeiter Ihrer Personalabteilung. Sie gewinnen dadurch Zeit für andere, wertschöpfende Aufgaben.

Was muss eine gute Zeitwirtschaftssoftware können? – Ein Vergleich lohnt sich

Es spielt keine Rolle, in welcher Branche Sie zuhause sind – als Unternehmer müssen Sie genau wissen, wohin die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter geflossen ist. Nur so können Sie den Personaleinsatz für ein abgeschlossenes Projekt korrekt mit Ihrem Kunden abrechnen. Und nur so können Sie den Zeitaufwand zukünftiger Projekte realistisch planen.

Wer Zeiten schon einmal mithilfe von Excellisten oder gar mit Stift und Papier erfasst hat, weiß, wie aufwendig das sein kann. Eine Software zur Zeiterfassung ist diesen händischen Methoden weit überlegen. Inzwischen werden viele solcher Systeme auf dem Markt angeboten. Ein Vergleich lohnt sich also. Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass Ihre zukünftige Zeitwirtschaftsoftware die folgenden Leistungsmerkmale erfüllt:

Die Software muss alle für Sie relevanten Funktionen abdecken. Dazu zählen u. a.:

  • Die übersichtliche Darstellung von Arbeitszeiten 
  • Die einfache Erfassung komplexer Modelle wie Gleitzeit
  • Eine Verringerung des administrativen Aufwands für alle Beteiligten
Achten Sie zudem darauf, dass der Softwareanbieter alle gesetzlichen Anforderungen einhält und der Datenschutz jederzeit gewährleistet ist. Gerade nach dem Urteil des BAG zur systematischen Erfassung von Arbeitszeiten ist ein Blick hierauf besonders wichtig.
Die Zeitwirtschaftssoftware sollte einfach und intuitiv zu bedienen sein. 
Richten Sie Ihr Augenmerk darauf, wie Ihre Arbeitszeiten an die Lohn- und Gehaltsabrechnung übermittelt werden. Bei der Sage HR Suite werden die erfassten Arbeitszeiten automatisch an die Sage HR Personalabrechnung übergeben. Ein Mehraufwand durch eine doppelte Datenpflege entfällt. Das spart wertvolle Zeit und sorgt für zusätzliche Sicherheit.
Prüfen Sie, ob es Support-Möglichkeiten wie Hotline, Chat oder FAQ-Bereich gibt und wie zeitnah diese erreichbar sind. Schließlich ist schnelle Hilfe wichtig, sollte es doch einmal Probleme bei der Zeitwirtschaft oder Fragen zur Software geben. 
Achten Sie zu guter Letzt auf das Preis-Leistungs-Verhältnis. Entsprechen die Kosten des Zeitwirtschaftsprogramms seinen Funktionen und dem gebotenen Service? 

Das sind die Vorteile einer Zeitwirtschaftssoftware

Mit der Einführung einer Zeitwirtschaftssoftware sind Excellisten und Stundenzettel endgültig passé. Ein Schritt, von dem nicht nur die Personalabteilung, sondern alle Angestellten des Unternehmens profitieren. Auch der Arbeitgeber zieht Nutzen daraus. Denn nur wer in der Lage ist, die Arbeitszeit seiner Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben exakt zu messen, kann gezielt seine Kosten senken und die Produktivität steigern.

Gestalten Sie Ihre Zeiterfassung einfach & plausibel

Bleiben Sie flexibel bei der Aufzeichnung der Zeiten. Erfassen Sie diese zentral oder dezentral, stationär oder mobil, per Terminal, im Internet, am Mobiltelefon oder Desktop. Hinterlegen Sie einmalig verschiedene Zeitmodelle wie Wochen-, Rundungs- oder Zuschlagsmodelle. Dies eröffnet Ihnen größtmögliche Flexibilität bei der Gestaltung von Arbeitszeiten.

Automatisieren Sie Ihre Personalabrechnung

Die Arbeitszeiten, die Sie mithilfe der Zeitwirtschaftssoftware erfasst haben, senden Sie automatisch an die Personalabrechnungssoftware. Der Mehraufwand durch eine doppelte und dadurch fehleranfällige Datenpflege entfällt. Sie gewinnen dadurch nicht nur wertvolle Zeit, sondern auch an Sicherheit.

Vereinfachen Sie Ihre Ressourcenplanung

Sie planen Ihre Personalressourcen auf der Basis von Istdaten und mithilfe von Schichtmodellen, Dienst- und Rahmenplänen. Auch individuellen Zielvorgaben können Sie hier einfließen lassen. Assistenten wie ein Szenario-Manager und Variantenkonzepte führen Sie sicher durch den Planungsprozess. 

Optimieren Sie Ihr Projektmanagement

Dokumentieren Sie Ihre Projektarbeiten exakt und fehlerfrei. Dafür können u. a. die Möglichkeit einer mehrstufigen Projektzeiterfassung oder die einfache Zuordnung von Mitarbeitern zu Projekten sorgen.

Steigern Sie die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter

Arbeitszeit und Arbeitsort sind heutzutage nicht mehr an 8 Stunden im Unternehmen gebunden. Mitarbeiter schätzen die Möglichkeit, den Arbeitsalltag flexibler zu gestalten. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter aktiv in die Arbeitszeitgestaltung und -erfassung mit ein. Sie unterstützen so die Balance zwischen Arbeit und Privatleben und stärken die Mitarbeiterbindung. 

Verbessern Sie Ihren Unternehmenserfolg durch Workforce-Management

Steuern Sie die Arbeitskraft Ihres Unternehmens flexibel, bedarfsoptimiert und mitarbeiterorientiert. Setzen Sie stets den perfekten Mitarbeiter mit der passenden Qualifikation zum richtigen Zeitpunkt und am richtigen Ort ein. So sichern Sie sich Ihren entscheidenden Wettbewerbsvorteil. 

Das leistet unsere Zeitwirtschaftssoftware für Sie

Die Zeitwirtschaft von Sage – die Sage HR Suite – unterstützt Sie bei der Planung, Erfassung und Verarbeitung von Arbeitszeiten. Umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten in den Stammdaten bieten Ihnen genügend Flexibilität, um komplexe gesetzliche oder betriebliche Anforderungen abzubilden. Ihre Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten am Arbeitsplatz über ein Terminal oder mobil – digital, überall und jederzeit. Mit unserer Zeitwirtschaftssoftware sind Sie auch mit Blick auf die Verordnungen des EuGHs auf der sicheren Seite.

Erfassung von Arbeitszeiten

  • Unkomplizierte Erfassung von Kommen und Gehen, Pausen und Dienstgängen
  • Korrekte und systematische Erfassung gemäß Richtlinien und Urteilen von EuGH und BAG
  • Einfache Erfassung und Korrektur von Arbeits- und Projektzeiten
  • Korrekturen und Freigaben auf Basis hinterlegter Genehmigungsprozesse
  • Abruf von Einsatzplanung und Monatsberichten
  • Übersichtliche Darstellung von Arbeitszeiten für ausgewählte Zeiträume und Mitarbeiter
  • Einfache und direkte Zeiterfassung und -korrektur durch Mitarbeiter bzw. Führungskraft
  • Zuordnung von Arbeitszeiten zu Kostenstellen
  • Hinterlegung erforderlicher Genehmigungsprozesse
 
Sage-HR-Suite-Zeitmanagement-Erfassung-Zeiten

Homeoffice

  • Erfassung der Arbeitszeit im Homeoffice über die Startseite im Mitarbeiterportal
  • Angabe des Arbeitsorts im Terminal auf der Startseite
  • Nachträgliche Markierung der Arbeitszeiten als Arbeitsort Homeoffice 
  • Unterscheidung zwischen Büro und Homeoffice im Anwesenheitsdisplay
  • Visuelle und farbliche Abgrenzung des Arbeitsorts im Anwesenheitsdisplay
     
Sage-HR-Suite-Zeitmanagement-Anwesenheit

Auftrags- und Projektzeiten

  • Intuitive und schnelle Erfassung von Projektzeiten
  • Überblick über alle Projektzeiten
  • Kennzeichnung unvollständiger Arbeitstage
  • Freigabeprozess der Projektzeiten
 
Sage-HR-Suite-Zeitmanagement-Projektzeiten

Anwesenheitsdisplay

Das Anwesenheitsdisplay zeigt den aktuellen Anwesenheitsstatus und auch den Abwesenheitsgrund der Mitarbeiter an. Der Nutzer des Displays kann auswählen, ob der sich die Arbeitszeiterfassung aller oder nur ausgewählter Mitarbeiter anzeigen lassen möchte. Die Informationen werden übersichtlich dargestellt, wahlweise in einer Kachel- oder Listenansicht.

Sage-HR-Suite-Zeitmanagement-Anwesenheit

Ampelkonto

  • Darstellung von Über- und Unterstunden eines beliebigen Zeitkontos
  • Anzeige der Differenzen zur jeweiligen nächsten Ampelphase
  • Umschaltung der Ampel bei Über- bzw. Unterschreitung eines Schwellenwertes
  • Automatische Warnung eines definierten Personenkreises per E-Mail
  • Ausdruck und Export von Zeitsaldenlisten
Sage-HR-Suite-Zeitmanagement-Ampelkonto

Zeitmanagement

  • Definition der Tages- bzw. Wochenmodelle
  • Überwachung von Kern- und Pausenzeiten
  • Automatische Schichtwechselerkennung
  • Arbeitszeiterfassung über Erfassungsterminal, Mitarbeiterportal oder mobil
  • Urlaubs- und Fehlzeitenerfassung in Tagen und Stunden
  • Projektzeiterfassung
  • Übergabe korrigierter Zeiten an integrierte Personalabrechnung
     
Sage-HR-Suite-Zeitmanagement

Abwesenheiten

  • Mitarbeiterkalender
  • Beantragung & Genehmigung von Abwesenheiten
  • Hinterlegung des Abwesenheitsgrunds im Workflow 
  • Anzeige der Schulferien für das ausgewählte Bundesland
  • Anzeige des detaillierten Urlaubskontos
  • Anzeige des aktuellen Urlaubskontos beim Antrag
  • Bereitstellung ICAL-Datei für den Kalenderimport nach genehmigten Abwesenheiten
  • Hinterlegung des ständigen Vertreters
  • Automatische Auslösung des Genehmigungsprozesses bei Speicherung des Antrages gemäß definierten Abläufen
  • Teamkalender bzw. Kalender für Führungskräfte
  • Schneller Überblick über geplante oder tatsächliche Abwesenheiten des Teams
     
Sage-HR-Suite-Zeitmanagement-Schichtplaner

Schichtplaner

Mit dem Schichtplaner lassen sich die An- und Abwesenheiten der Mitarbeiter einfach und intuitiv planen und Schichtpläne erstellen. Die Führungskräfte haben jederzeit den Überblick über die Schichten der Teammitglieder.

Sage-HR-Suite-Zeitmanagement-Homeoffice

Zutrittssteuerung

  • Intelligente Steuerung aller Zugangspunkte zum Unternehmen
  • Zuweisung der Zugangspunkte entsprechend der Berechtigungen der Mitarbeiter
  • Überwachung und Protokollierung verschiedener Zutrittsereignisse
  • Vollständige Integration in die Zeitwirtschaft
Sage HR Suite Zutrittssteuerung

Terminalanbindung

  • Multi-Terminalschnittstelle zur Verbindung unterschiedlicher Zeiterfassungsterminals
  • Speicherung von Aufgabenplanung, Zeiterfassungen und weiterer systemrelevanter Konfigurationen in der Metadatenbank
  • Umfangreiche Administratoroberfläche mit verschiedenen Services, z. B. erneutes Importieren fehlgeschlagener Zeitbuchungen 
     
 
Sage HR Suite Zeitwirtschaft Terminalbindung

Sie entscheiden: Was ist für Sie das beste Zeitwirtschaftsprogramm?

Basic

ab
20 €
  • Zeitkonten
  • Zeiterfassung
  • Urlaubs- und Fehlzeiten
  • Auswertungen

Professional

ab
38 €
  • Zeitkonten
  • Zeiterfassung
  • Urlaubs- und Fehlzeiten
  • Auswertungen
  • Ampelkonto
  • Kalenderprozesse
  • An- und Abwesenheitsdisplay
  • Mitarbeiterportal
  • Controlling

Enterprise

ab
43 €
  • Zeitkonten
  • Zeiterfassung
  • Urlaubs- und Fehlzeiten
  • Auswertungen
  • Ampelkonto
  • Kalenderprozesse
  • An- und Abwesenheitsdisplay
  • Mitarbeiterportal
  • Controlling
  • Mobile Zeiterfassung
  • Schichtplaner
  • Projektzeiterfassung
  • Zutrittskontrolle

Jetzt kostenfreies Zeitmanagement-Infopaket herunterladen

Sage-HR-Suite-Zeitmanagement-Arbeits-Zeiten

Produktbroschüre

Lernen Sie die Funktionsweise und die Vorteile unserer Zeitwirtschafts-Lösung kennen und erfahren Sie, wie Sie Ihre Arbeitszeiten effektiv gestalten.
Anwenderbericht

Anwenderbericht

Lesen Sie, wie ein kommunales Verkehrsunternehmen auf modernste Fahrzeuge und Prozessoptimierung mittels Software von Sage setzt.
Produktbroschüre Sage HR Suite Cloud Plus

Datenblatt

Erfahren Sie, wie Sie mit der Sage HR Multi-Terminalanbindung powered by rocon GmbH unterschiedliche Terminals mit unserer Software-Lösung verbinden können.

So leicht integrieren Sie unsere Zeitwirtschaftssoftware in Ihr Unternehmen

Unsere Zeitwirtschaftssoftware lässt sich schnell und unkompliziert in jedem Unternehmen implementieren, ganz unabhängig von seiner Branche und Größe. Bei Sage legen wir größten Wert darauf, dass unsere Softwarelösung bei Ihnen einwandfrei funktioniert und sich nahtlos in Ihren Arbeitsalltag einfügt.
Deshalb steht Ihnen unser geschultes Support-Team jederzeit gern beratend zur Seite: von der Testphase über die Integrationsphase bis hinein in Ihren Arbeitsalltag mit unserem Programm. 

Antworten auf Ihre Fragen rund um die Zeitwirtschaft

Die Zeitwirtschaft ist ein Werkzeug des Personalwesens. Mit seiner Hilfe lassen sich Arbeits- und Fehlzeiten von Arbeitnehmern erfassen, auswerten und verwalten. Für jeden Arbeitstag werden der Beginn, die Dauer und das Ende der geleisteten Arbeitszeit sowie alle Pausen erfasst. Man unterscheidet zwei Methoden der Zeitwirtschaft:

Bei der positive Zeitwirtschaft werden alle Daten rund um die Arbeitszeit erfasst und im System verarbeitet.

Bei der negativen Zeitwirtschaft werden nur alle vom täglichen Arbeitsstundensoll abweichenden Zeiten erfasst. Dazu zählen beispielsweise Krankheitstage, Urlaubs- und Fortbildungszeiten.

Eine zentrale Aufgabe der Zeitwirtschaft ist es, eine möglichst realistische Terminplanung für ein Projekt zu erstellen. Dazu müssen zunächst Sollwerte, beispielsweise für die Durchlaufzeit, festgelegt werden. Die Durchlaufzeit beschreibt ganz allgemein die Zeit, die benötigt wird, bis ein Produkt erstellt, ein Auftrag bearbeitet oder ein Projekt erfolgreich beendet wurde. Gute Anhaltspunkte für die Definition der Sollwerte bieten bisherige Erfahrungen oder Aufzeichnungen aus bereits abgeschlossenen Projekten.

Danach werden die Istwerte erhoben und analysiert. Weichen diese von den Sollwerten ab, müssen neue Vorgaben definiert oder gar weitere Maßnahmen ergriffen und deren Umsetzung kontrolliert werden. Nur so lässt sich sicherstellen, dass die Terminplanung trotz allem eingehalten wird.

Eine tragende Rolle spielt die Zeitwirtschaft in Produktionsbetrieben. Hier heißen die drei wichtigsten Aufgaben der Zeitwirtschaft Durchlaufterminierung, Kapazitätsplanung und Kapazitätsabgleich.

Für eine gelungene Terminplanung bzw. Zeitwirtschaft müssen zunächst verschiedene Daten erhoben werden. Denn nur auf ihrer Basis können realistische Sollvorgaben definiert werden. Zu diesen Basisdaten zählen u. a. die Arbeitszeiten der Mitarbeiter und die Arbeitsstunden, die für ein bestimmtes Projekt benötigt wurden. Erhoben werden diese Daten mithilfe einer Zeiterfassung. Während herkömmliche Methoden aufwendig und fehleranfällig sind, ist eine Zeiterfassungssoftware äußerst komfortabel. Hier lassen sich die Zeiten automatisch erfassen, abrufen, kontrollieren und tagesaktuell auswerten. 

Vergleicht man die Arbeitszeiterfassung mithilfe einer Software mit der mit Papier und Stift bzw. Excel, dann wird deutlich: Die Mitarbeiter erhalten wesentlich mehr Transparenz über ihre Arbeitszeiten. Schließlich erfassen sie nicht einfach nur ihre Arbeitszeiten. Sie erhalten vielmehr einen komfortablen Überblick über ihre Zeitsalden, Überstunden und Fehlzeiten durch Krankheit, Urlaub oder Fortbildung.  

Ebenso profitieren die Mitarbeiter der Personalabteilung, denn der administrative Aufwand sinkt spürbar. Zum einen bei der Datenerfassung selbst, denn die Daten müssen nicht mehr von Hand übertragen werden. Sie sind vielmehr in einem zentralen System hinterlegt oder werden automatisch aus anderen Systemen importiert. Zum anderen bei der Zeitbewertung, der nachgelagerten Lohnabrechnungen und Auswertungen. Fazit: Es bleibt mehr Freiraum für wertschöpfende Tätigkeiten. Das wiederum wirkt sich positiv auf die Produktivität aus.

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