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Agile Arbeitsweisen: Projektmanagement auf den Kopf gestellt

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Dynamik, Unsicherheit und Komplexität gehören zu den Herausforderungen, vor denen Unternehmen aller Branchen stehen. Wer hier Schritt halten will, muss sich anpassen. Agile Arbeitsweisen und -methoden liefern dafür das nötige Rüstzeug.

Scrum Master? Daily Stand Up? Sprint? Was sich für viele vielleicht nach einem Wassersporttrend anhört, sind eigentlich Begriffe rund um die Management-Methode Scrum. Mit ihr lassen sich Projekte agil umsetzen – ebenso wie mit verwandten Methoden wie Kanban oder Design Thinking. Sie alle haben ihren Ursprung in der Informationstechnik und folgen im Kern demselben Grundsatz: Ein sich selbst organisierendes, hierarchiefreies, interdisziplinäres Team versucht, in kurzen Intervallen und unter Einbeziehung des Kunden möglichst konkrete Ergebnisse zu erzielen. Diese gelten erst dann als abgeschlossen, wenn sie erfolgreich getestet wurden. Dabei liegt der Fokus auf den überschaubaren Zeitintervallen – den sogenannten Sprints – in denen bestimmte Teilaufgaben erledigt werden. Dadurch soll ein hohes Maß an Agilität sichergestellt werden, um flexibel mit unvorhergesehenen Ereignissen und neuen Anforderungen umgehen zu können. So ist man, etwa in Bezug auf Veränderungen, nicht nur reaktiv, sondern auch proaktiv handlungsfähig.

Agile Arbeitsweisen auf dem Vormarsch

„Agile Methoden sind gekommen, um zu bleiben“, sagt Ayelt Komus, Professor für Organisation und Wirtschaftsinformatik von der Hochschule Koblenz. Er hat mehr als 1.000 internationale Teilnehmer aus dem Projekt-Umfeld befragt, ob und mit welchem Erfolg sie agile Methoden nutzen. Das Ergebnis: 20 Prozent der befragten Unternehmen setzten bei der Durchführung und Planung von Projekten und Entwicklungsprozessen bereits ausschließlich auf agile Methoden, 68 Prozent nutzen sie zumindest teilweise oder in Kombination mit anderen Methoden. Nur noch 12 Prozent der Befragten verzichten komplett auf agile Methoden. „Die Studie zeigt die weiter zunehmende Akzeptanz und Verbreitung agiler Methoden. Vor allem sehen wir, dass agile Methoden nun auch außerhalb der IT-Softwareentwicklung zunehmend Anwendung finden“, erklärt Komus. Und zwar mit Erfolg: So gaben knapp drei Viertel der Befragten an, dass durch die Anwendung agiler Methoden Verbesserungen bei Ergebnissen und Effizienz eingetreten sind.

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Agile Methoden – der Rahmen für agile Arbeitsweisen

Agile Methoden geben der agilen Arbeitsweise einen methodischen Rahmen. Sie definieren Prinzipien, Rollen und Werkzeuge. Die bekanntesten agilen Methoden sind SCRUM und KANBAN. Bei fast der Hälfte der befragten agilen Studien-Teilnehmer lag die Erfolgsquote der durchgeführten Projekte bei über 79 Prozent. Dagegen traf dies bei klassischen Projektmanagement-Methoden bei weniger als einem Drittel zu. „Teilnehmer, die entsprechende Ansätze hybrid oder selektiv nutzen, sind weit erfolgreicher als die Anwender klassischer Arbeitsweisen; noch erfolgreicher sind aber die Teilnehmer, die agile Methoden durchgängig ‚by the book‘ nutzen“, unterstreicht Komus.

Scrum & Co. erfordern grundlegenden Perspektivenwechsel

Dazu ist es allerding erforderlich, die Prinzipien des klassischen Projektmanagements geradezu auf den Kopf zu stellen. Denn während beim herkömmlichen Projektmanagement – dem klassischen Wasserfallmodell – das Ziel schon beim Start unverrückbar feststeht, kann es sich beim agilen Ansatz im Verlauf des Projekts durchaus noch ändern. Die Folge: In klassisch organisierten Projekten werden Anwendungen und Prozesse erst im Anschluss an die Entwicklungsphase getestet. Und erst dann stellt sich heraus, ob die Ergebnisse in die gewünschte Richtung laufen. Agil gemanagte Projekte dagegen bleiben schlank, Kundenwünsche und Marktveränderungen können jederzeit einfließen – auch in späten Projektphasen. Unliebsame Überraschungen bleiben weitgehend aus.

Damit Scrum & Co ihre volle Wirkung entfalten können, gilt es agile Prinzipien aber in der gesamten Organisation zu verankern. Heißt konkret: Führungsmodelle, Ressourcenplanung und Leistungsmanagement müssen ebenfalls dem agilen Ansatz folgen. Beispielsweise spielt in agilen Teams Hierarchie keine Rolle. Umso wichtiger wird eine eng abgestimmte, offene und gleichzeitig eigenverantwortliche Zusammenarbeit, bei der Mitarbeiter ihre Aufgaben selbst aussuchen und vorantreiben. Auf allen Ebenen der Organisation muss erlernt werden, Ungewissheit zuzulassen, Glaubenssätze zu hinterfragen und sich Stück für Stück der konkreten Lösung für vorhandene Probleme anzunähern.

Dazu gehört der Aufbau einer Lernkultur, in der auch Fehler toleriert werden. Das bedeutet, dass man – insbesondere zu Beginn – ein Stück der Effizienz (die Dinge richtig tun) einbüßt, um effektiver zu werden zu können (die richtigen Dinge tun). Stimmen diese Voraussetzungen für agile Arbeitsweisen, profitieren alle davon: Unternehmen von erfolgreich umgesetzten Projekten, Mitarbeiter von einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess, der für den Einzelnen ausgesprochen motivierend sein kann.

#STAYAGILE – Mit agilen Methoden im Geschäft bleiben

Agile Arbeitsweisen ermöglichen es Unternehmen, sich schnell auf Veränderungen einzustellen und auf unvorhergesehene Umstände zu reagieren. Wie das in Ihrem Arbeitsalltag aussehen kann und wie Sage agile Methoden im Unternehmen nutzt, war Thema in unserem Online-Talk „#STAYAGILE – Wie agile Methoden helfen, im Geschäft zu bleiben, nicht nur in schwierigen Zeiten“  Die Aufzeichnung steht Ihnen auf unserer Even-Seite bereit. Wir zeigen Ihnen ganz praktisch Herkunft und Umsetzung agiler Arbeitsweisen aus der Entwicklung und wie wir diese auch in anderen Abteilungen, wie beispielsweise im Marketing, etabliert haben.