Automatisierung der Ablage verschafft Kleinunternehmern viel Zeit

Sie sind Kleinunternehmer? Dann wissen Sie nur zu gut, wie es ist, wenn Sie alle damit verbundenen Aufgaben gleichzeitig managen müssen. Egal, ob es um Finanzen, Marketing oder Personal geht, Sie haben viele Herausforderungen in einem Zeitfenster zu stemmen. Und das wird leider nicht größer. Oft ist der Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben, wie auch die Ablage, übermäßig hoch und verbraucht viele Ressourcen. In dieser Zeit können Sie weder das Geschäftswachstum vorantreiben noch andere Dinge umsetzen, die Ihnen am Herzen liegen.

Es gibt verschiedene Gründe, warum Mitarbeiter zu viel Zeit mit der Ablage verbringen. Wie können kleine Unternehmen diesen Aufwand reduzieren?

Ja zur Automatisierung

Unser aller Leben hat sich durch Technik drastisch verändert – in den letzten Jahren vor allem durch Mobiltechnik und Cloud-Computing. Es begann im Privatleben, erstreckt sich mittlerweile aber auch auf den Arbeitsalltag. Wie Sie vielleicht wissen, kann zum Beispiel ein Mobiltelefon bei Flügen die Bordkarte ersetzen. Wenn Sie eine Buchhaltungsapp nutzen, können Sie Ihre Rechnungen elektronisch ausstellen. Sie können sogar Belege oder Rechnungen fotografieren und die Daten automatisch an das Buchhaltungssystem übertragen lassen.

All das sind angenehm praktische Formen von Automatisierung, die eine manuelle Ablage heutzutage ersetzen und gleichermaßen zeigen, dass Automatisierung nicht unbedingt kompliziert sein muss. Bei der Automatisierung geht es im Grunde darum, das gesamte menschliche Potenzial zu nutzen. Dies geschieht durch die Reduzierung und Straffung von fehleranfälligen Aufgaben, für die wir Menschen oft viel Zeit benötigen – für die Computer aber wie geschaffen sind. Ziel ist es, die Prozesse zu beschleunigen. Doch es muss trotzdem eine Kontrollinstanz durch Menschenhand geben. Somit können die Mitarbeiter jederzeit die Entscheidungen der künstlichen Intelligenz überprüfen und korrigieren, falls etwas nicht richtig laufen sollte.

Wie bereits erwähnt, ist Automatisierung bei wichtigen Geschäftsanwendungen bereits gang und gäbe und reduziert den Ablageaufwand enorm. Beispielsweise verwenden viele Unternehmen CRM-Systeme. Sie helfen, den Überblick über Kundeninteraktionen zu bewahren, von der Identifizierung potenzieller Kunden bis hin zur Verwaltung von Bestandskunden. Das Ausdrucken von Formularen für Kunden entfällt somit in der Regel.

Die besten Tools sind solche, die ihre Arbeit unbemerkt im Hintergrund verrichten. Denn Automatisierung soll unauffällig ablaufen und Sie sollen ihr jederzeit vertrauen können.

In technischer Hinsicht ist robotergesteuerte Prozessautomatisierung die einfachste Art, Routineaufgaben zu automatisieren. Buchhaltungssoftware basiert im Allgemeinen auf solchen Mechanismen. In einer Büroumgebung kann es zum Beispiel sehr hilfreich sein, wenn Formularfelder automatisch ausgefüllt werden.

Künstliche Intelligenz (KI) gewinnt ebenfalls zunehmend an Bedeutung und wird nahezu täglich besser. Viele Anwendungen basieren heute auf schwacher KI, wie zum Beispiel Alexa von Amazon: Man bittet Alexa, eine Aufgabe auszuführen, ggf. einen Song abzuspielen, und der Dienst erledigt das. Darin ist er sehr gut. Dann gibt es noch starke KI, die man in Filmen wie ‚Terminator‘ sieht. Solche Konzepte sind aktuell jedoch noch Zukunftsmusik.

8 Tipps für weniger Aufwand bei der Ablage

So verbringen Sie bei der Ablage weniger Zeit mit lästigen Tätigkeiten:

1. Software nutzen zur Reduzierung der Ablage

Es gibt eine Reihe von Softwareoptionen, mit denen sich der Verwaltungsaufwand reduzieren lässt. Diese müssen allerdings zu Ihnen passen. Testen Sie einige Optionen, um festzustellen, was für Sie funktioniert. Die meisten Lösungen beinhalten CRM- und Buchhaltungssysteme. Nehmen Sie sich also etwas Zeit und prüfen Sie, welche am besten für Ihr Unternehmen geeignet ist.

2. Aufgaben auslagern

Sie müssen nicht auf allen Gebieten Experte sein. Es ist in jedem Fall rentabler, sich um das Umsatzwachstum zu kümmern, als sich auf Verwaltungstätigkeiten zu fokussieren. Dementsprechend könnten Sie einige Verwaltungsaufgaben auslagern.

Stellen Sie sicher, dass Sie den richtigen Anbieter auswählen. Möglicherweise sind Sie bei einem Dienstleister, der umfassende Unterstützung in allen Bereichen anbietet, am besten aufgehoben. Ein solches Unternehmen verfügt über eine breite Angebotspalette, sodass Sie ganz nach Bedarf Leistungen auswählen oder sogar ein vollständiges Backoffice anmieten können, das sämtliche Verwaltungsarbeiten für Sie erledigt.

3. Prioritäten setzen

Priorisieren Sie Ihre Aufgaben jeden Tag, damit Sie die lohnendsten oder produktivsten Arbeiten als Erstes erledigen.

4. Verwaltungsaufwand inklusive Ablage erfassen

Erfassen Sie etwa einen Monat lang die Zeit, die Sie mit Verwaltungstätigkeiten verbringen. Sie werden feststellen: Wahrscheinlich ist es mehr, als Sie annehmen.

5. Vorlagen erstellen

Nehmen Sie sich etwas Zeit, um Vorlagen zu erstellen, auf die Sie in der Kommunikation mit Kunden zurückgreifen können. Dazu zählen zum Beispiel Briefe, Kostenvoranschläge, Rechnungen und Belege.

6. Prozesse festlegen

Legen Sie fest, wie Sie mit Zahlungsverzögerungen umgehen, und investieren Sie in Kreditkontrollmechanismen.

7. Erreichbar sein

Nichts schreckt potenzielle Kunden mehr ab als fehlende Erreichbarkeit. Anrufbeantworter haben ihre Berechtigung, aber es kann sich dennoch lohnen, einen Büro-Service oder Telefondienstleister zu beauftragen. Auf diese Weise bieten Sie Ihren Kunden nicht nur einen persönlichen Service, sondern wissen auch, wen Sie warum anrufen sollten. Mehr und mehr Dienstleister bieten auch internationalen 24/7 Service an und stimmen Termine für Sie ab.

8. Belege regelmäßig in die Ablage einsortieren

Langfristig zahlt es sich definitiv aus, etwas Zeit in die Pflege der Buchhaltungsunterlagen zu investieren. Gewöhnen Sie sich an, alle Belege an einem Ort aufzubewahren, damit Sie sie bei Bedarf schnell finden. Oder noch besser: Nutzen Sie eine Buchhaltungslösung, in die sich Belege, die Sie mit dem Mobiltelefon gescannt haben, automatisch importieren lassen.

Erste Schritte zur Reduzierung des Ablageaufwands

Die Ablage nimmt oft viel Zeit in Anspruch. In dieser Zeit könnten Sie wichtigere Dinge Ihres Tagesgeschäftes erledigen. So ist es heutzutage möglich, Technologien wie KI und OCR für Aufgaben wie die Erstellung von Rechnungen zu nutzen. Auch unterstützt Sie moderne Buchhaltungssoftware enorm dabei, Ihre Verwaltungsaufgaben zu minimieren.

Tipp: Erstellen Sie in einem ersten Schritt eine Liste mit mühsamen Routineaufgaben, die Sie verrichten müssen. Dadurch werden Sie zum einen sehen, wie viel Zeit Sie dafür aufbringen und zum anderen vergegenwärtigen Sie sich, welche “Zeiträuber” Sie haben.

Schritt 2 ist, dass Sie Informationen darüber recherchieren, wie andere Unternehmen gleiche oder ähnliche Prozesse optimiert haben.

Ich prüfe zum Beispiel regelmäßig, ob ich wiederkehrende Arbeitsabläufe automatisieren kann, um Zeit zu sparen. Hierfür gibt es zahlreiche Möglichkeiten und Tools für Apple-und Microsoft-basierte Systeme. Wiederkehrende Texteingaben lassen sich mit Programmen wie TextExpander beschleunigen und intelligent mit Inhalten füllen. So kann ich beispielsweise in E-Mails wiederkehrende Textpassagen mit einer Buchstabenkombination automatisch einfügen. Aus der Texteingabe “mfg” wird dann “Mit freundlichen Grüßen” inklusive meines Namens, meiner Kontaktdaten und dem Firmenlogo.

Inzwischen nutze ich einige automatisierende Tools, die mir das Leben erleichtern und die ich deswegen nicht mehr missen möchte.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Erkunden der Möglichkeiten, die sich durch Automatisierung für Sie ergeben. Sie werden sich wundern, wie viele Aufgaben sich automatisieren lassen.