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Erfolgreiche Digitalisierung: Wagen Sie den ersten Schritt

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Die Digitalisierung ist und bleibt eines der größten Abenteuer unserer Zeit – wenngleich sie in einigen Unternehmen bereits gelebte Praxis ist. Unsere Gesellschaft, unsere Wirtschaft und die IT-Landschaften von Unternehmen: Sie alle werden zunehmend von der digitalen Transformation geprägt und das nicht erst seit der Corona-Pandemie. Firmen, die am Markt bestehen wollen, kommen nicht darum herum, ihre Geschäftsprozesse zunehmend zu digitalisieren und zu automatisieren. 

Eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie kann heutzutage wettbewerbsentscheidend sein. Die Erarbeitung und tatsächliche Umsetzung einer solchen Strategie stellt jedoch so manches Unternehmen vor große Herausforderungen. Gelingt das Digitalisierungs-Projekt in der eigenen Firma nicht, ist die Gefahr groß, im hart umkämpften Markt hinter der Konkurrenz zurückzubleiben. 

Was bringt die Digitalisierung eigentlich? 

Viele Unternehmer erkennen den hohen wirtschaftlichen Nutzen der Digitalisierung und sind ihr gegenüber grundsätzlich positiv eingestellt. Dennoch haben viele deutsche Unternehmen in punkto Digitalisierung noch immer erheblichen Nachholbedarf. Daher ist es bei der strategischen Planung wichtig, die aktuelle Unternehmens- und IT-Struktur genau unter die Lupe zu nehmen: Wo liegen die Kernprozesse der eigenen Firma? Sind diese eher stationär orientiert oder können Services in die Cloud verlagert werden, um dadurch die IT-Strukturen zu entlasten?  

Lesen Sie hierzu „Rechtliche Aspekte des Cloud-Computings“ 

Der Kunde bleibt König!  

Doch das digitale Prozess- und Change-Management sollte nicht nur als reines IT-Thema betrachtet werden. Viele interne Prozesse lassen sich heute im Rahmen der Digitalisierungsstrategie anpassen. Für die allermeisten mittelständischen Unternehmen gilt weiterhin der Grundsatz: Der Kunde ist König und muss das auch bleiben!  

Beispiel: digitaler Rechnungsversand 

Um dies zu gewährleisten, helfen bereits einfache Einsparungen. Manuelle und zum Teil papiergebundene Prozesse wie beispielsweise der Versand von Rechnungen können transformiert und auf einen digitalen Rechnungsversand umgestellt werden. Dadurch lassen sich nicht nur Zeit und Kosten ersparen, auch die Umwelt profitiert. 

Vorteile der digitalen Rechnung 

  • Der gesamte Prozess erfolgt digital und papierlos. 
  • Alle Rechnungen werden automatisiert erstellt. 
  • Bei Rechnungstellung an Behörden werden die Rechnungen automatisiert weiterverarbeitet (X-Rechnung, ZUGFeRD)
  • Es werden hohe Einspareffekte (weniger Toner, weniger Papier, weniger Aktenschränke) erzielt. 
  • Die eingesparte Zeit kann für wichtigere Aufgaben genutzt werden. 
  • Der schnellere Rechnungsversand und automatisierbare Zahlungswege sorgen für eine höhere Liquidität. 

Wer sein Unternehmen erfolgreich nach vorne bringen will, muss Veränderungen gegenüber aufgeschlossen sein. Egal, ob es um die Umstellung von internen Geschäftsprozessen, Arbeitsabläufen oder der externen Kundenkommunikation geht: Dank der Digitalisierung können alle internen Abläufe optimiert werden. Bleiben Sie up to date, wenn es um das Thema Digitalisierung geht. Nur so bleiben Sie langfristig konkurrenzfähig. 

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So gehen Sie die Digitalisierung bestens an: 

Folgende Schritte sollten Sie bei der Entwicklung einer nachhaltigen, erfolgreichen Digitalisierungsstrategie beachten: 

  • Projektteams bilden
    Bringen Sie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aller betroffenen Abteilungen inkl. der IT frühestmöglich an einen Tisch. Bilden Sie ein Projektteam aus allen Bereichen für die weitere Ausgestaltung der Digitalstrategie. 
  • Konzept erstellen
    Wichtig bei der Erstellung der Konzepte und der Zieldefinition ist es, in Bezug auf die IT die technischen Voraussetzungen zu klären. Eine elementare Frage ist hierbei die Abwägung “Desktop versus Cloud”. 
  • Ziele und Zeithorizont bestimmen
    Der Änderungsprozess wird in Workshops besprochen und ein Zeithorizont zur Umsetzung bestimmt. Legen Sie erreichbare Ziele fest, die vom gesamten Team getragen werden. 
  • Alle Betroffenen aktiv einbinden
    Ein nicht zu unterschätzender Punkt: Binden Sie alle Angestellten des Unternehmens in den gesamten Prozess mit ein und lassen Sie sie aktiv mitgestalten. Bieten Sie Ihrem Team Schulungen an. 
  • Im Dialog bleiben
    Im Laufe der Umsetzung können sich durch veränderte Prozesse immer wieder Änderungen oder Anpassungen ergeben. Seien sie offen für den aktiven Austausch mit Ihren Mitarbeitern und planen Sie ausreichend Zeit für Fragen und Diskussionen ein. 
  • Strategie anpassen
    Ergeben sich bei der Durchführung besondere Schwierigkeiten oder Grundsatzfragen, müssen diese besprochen und die Strategie entsprechend angepasst werden.  
  • Neue Vorgehensweise kommunizieren 
    Informieren Sie alle Mitarbeiter sowie Kunden und Lieferanten über die neue Digitalstrategie Ihres Unternehmens. 

Egal, ob Sie mit großen Schritten in Richtung Digitalisierung gehen oder eher auf kleine Veränderungen in Ihrem Unternehmen setzen – machen Sie sich in jedem Fall jetzt, am besten noch heute, auf die Reise.  Stoßen Sie die notwendigen Veränderungen an, damit die Wettbewerber nicht noch an Ihnen vorbeiziehen. Wir von Sage sind an Ihrer Seite. Wir unterstützen Sie bei jedem Ihrer Schritte, angepasst an Ihre individuelle Schrittweite, auf Ihrem Weg in eine erfolgreiche Digitalisierung. Denken Sie immer daran: Auch der weiteste Weg beginnt mit dem ersten Schritt … 

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