Quelle für die Datengewinnung zum buchhalterischen Jahresabschluss, aber auch zur Bestandsüberwachung an Lager- und Vermögenswerten ist die Inventur. Anlässe für ihre Erstellung können zudem Geschäftsgründungen, Betriebsübernahmen sowie Geschäftsauflösungen sein. Im laufenden Geschäftsbetrieb kommen bekanntlich die Stichtagsinventur oder die Permanentinventur in Frage. Für beide Formen gibt es sehr leistungsfähige Software-Lösungen, die Inhabern und Mitarbeitern viel Arbeit abnehmen und die Übersicht nachhaltig erleichtern. Dies bezieht sich einmal auf den Vermögensteil (Eigenkapital, Geldanlagen, Maschinen- und Fuhrpark sowie Lagerbestände). Zugleich wird die Schuldenseite, sowie die Überschuss-Erfassung (Aktiva-Passiva-Abgleich) einbezogen.
Es rechnet sich: günstig und praktisch
Auch für das Mittelstands-Budget lässt sich eine Echtzeitüberwachung, wie sie für die Permanent-Inventur, genauso wie für ein optimales betriebliches Monitoring ausgesprochen wichtig ist, realisieren. Diese unterstützt sogar die ständige Bestandserfassung an mehreren Standorten und Lagern zugleich. Und zwar alles komplett für das der Inventur zugrundeliegende Inventar: Zugänge und Abgänge aus Einkauf, Produktion, Standortumschichtungen und Verkauf werden zeitlich fortlaufend darstellbar. Auch über Ausschuss-Positionen und mit Mängelmeldungen angezeigte Mengen lassen sich problemlos registrieren. Wareneingangsprotokolle und Verkaufslisten lassen sich somit jederzeit unkompliziert zu erstellen.
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Ein Inventur Plus an Auswertung
Inventur ist so nicht mehr lästiges Muss, sondern eine erfolgsunterstützende Quelle an Information und Analysehintergrund. Funktionsbereiche wissen hierdurch permanent, worauf eventuell gerade zu reagieren ist. Das fortwährende Mengen-Reporting ermöglicht, dass rechtzeitig Auffüll-Mengen für ein Fertigungsteil oder für einen Vertriebsartikel zur Verfügung stehen. Konsequenz: Der korrekte Inventar-Überblick hat somit für den Warenabsatz und damit für die Umsatzentwicklung eine unterstützende Wirkung. Der Vertrieb kann jederzeit abrufen, was genau bis wann lieferbar ist. Dies stärkt die Kundenzufriedenheit und vermindert Pannen wegen unerwartet längerer Lieferzeiten.
Die strategische Nutzenseite
Gleichzeitig wird für die Geschäftsleitung durch den perfekten Überblick über alle relevanten Kennzahlen eine kontinuierliche Unternehmensdurchleuchtung leichter möglich. Mit anderen Worten: Was ist aktuell tatsächlich vorhanden, in welchen Relationen stehen Aktiva- und Passiva- Positionen einander gegenüber und welche Schlussfolgerungen sind aktuell zu ziehen? Das hilft, Entscheidungen und den konkreten Handlungsbedarf zu identifizieren. Dies ist nicht zuletzt deshalb möglich, weil außer der körperlichen Inventur an dinglichen Werten, die sich zählen, messen wiegen oder zur Not auch schätzen lassen (etwa im Falle von Schüttgut), auch die Ermittlung von Buchwerten wie ein perfektes Räderwerk einstellbar ist. Sowohl für die körperliche als auch für die Buch-Inventur können Bewertungs-Parameter festgesetzt und mit Protokoll verändert werden, falls erforderlich. Inventurdifferenzen können leicht identifiziert und Fehler durch die IT schnell erkannt und behoben werden. Eine zusätzliche Möglichkeit, die Inventurarbeit zu automatisieren besteht darin, Lagerbestände per Barcode-Erfassung in der Datenverarbeitung abzubilden. Damit sind auch Lagerungsorte von Beständen und deren Veränderung, beispielsweise aufgrund Gabelstapler-Bewegung, in Echtzeit abrufbar. Unbemerktem Schwund und Diebstahl kann auf diese Weise vorgebeugt werden.
Verantwortlichkeiten ja, Sorgen nein
Selbstverständlich lassen sich Inventurverantwortliche für verschiedene Bereiche im allgemeinen Inventur-Management von Sage hinterlegen und die erforderlichen Checks und Freigaben werden digital erfasst. Dabei ist eine genaue Nachvollziehbarkeit für alle Inventurschritte gegeben. Ein Inventurkalender ist ebenfalls implementiert. Damit der Jederzeit-Zugriff auf vorhandene Inventar-Werte ortsunabhängig funktioniert, haben Führungskräfte die Möglichkeit, gegenwärtige Inventur- Eckwerte auch von unterwegs aus abzurufen – etwa, wenn man auf Geschäftsreise ist, in wichtigen Verhandlungen steht oder etwas mit seinem Steuerberater klären will. Die Entlastung für alle Verantwortlichen besteht somit in einem umfassenden Mix an enthaltenen Erleichterungen, Hilfestellungen und Monitoring-Prozessen.
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