Bei der Belegbuchhaltung, für die auch die Bezeichnung Zettelbuchhaltung gebräuchlich ist, handelt es sich um eine spezielle Form der Buchführung. Sie basiert auf dem Prinzip, dass jede Buchung direkt aus dem jeweiligen Rechnungsbeleg erfolgt. Die Buchhaltung führt das Grundbuch so, dass die Belege selbst zu Bestandteilen des Journals werden.
Hinweis: Bei anderen Buchhaltungsformen legen die Mitarbeiter die Belege separat ab. Die Buchung auf Sachkonten erfolgt über das Hauptbuch. Bei der Belegbuchhaltung ist das Führen eines Hauptbuches überflüssig. Sämtliche Buchungen auf Sachkonten stammen direkt aus dem Journal.
Zu verarbeitende Belege
Gemäß den einschlägigen Vorschriften des Handelsgesetzbuches und des Steuerrechts muss die Buchhaltung eines Unternehmens vollständig sein. Dies bedeutet, dass sie sämtliche Geschäftsvorfälle erfassen muss. Deswegen sind in der Belegbuchhaltung die folgenden Dokumente zu erfassen und den Buchungen zugrunde zu legen:
- Eingangsrechnungen von Lieferanten, von denen das Unternehmen Waren oder Dienstleistungen bezieht
- Ausgangsrechnungen, mit denen ein Betrieb die an Kunden erbrachten Dienstleistungen oder Lieferungen abrechnet
- Kontoauszüge der Bank, auf denen der unbare Zahlungsverkehr abgebildet ist
- Kassenbelege, die bare Transaktionen zeigen
Darüber hinaus sind verschiedene andere Belege zu berücksichtigen, wie zum Beispiel Eigenbelege, Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder Steuerbescheide.
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So erfolgen die Buchungen
Die Belege werden bei der Zettelbuchhaltung zu Bestandteilen des Journals. Aus diesem Grund sind ein chronologisches Sortieren und eine Nummerierung erforderlich. Mithilfe eines Paginierstempels, der auf jedem Beleg angebracht wird, ist eine lückenlose Nummerierung sichergestellt. Bei der Belegbuchhaltung erfolgt die Buchung direkt auf das Sachkonto. Dementsprechend entscheidet der Buchhalter sofort, welche Erfolgs- oder Bestandskonten, die später im Rahmen der Erstellung des Jahresabschlusses über die Gewinn- und Verlustrechnung oder die Bilanz abzuschließen sind, er anspricht. Auch die Buchung auf Debitoren- und Kreditorenkonten erfolgt unmittelbar aus den jeweiligen Belegen.
In der Praxis erweist es sich als hilfreich, einen Kontierungsstempel zu verwenden. Er besitzt Felder für die Soll- und Habenseite des Buchungssatzes. In diese trägt der Buchhalter die jeweiligen Kontenbezeichnungen ein.
Kontrolle und Überprüfung
Die Belegnummer findet bei jeder Buchung auf einem Sachkonto Berücksichtigung. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass sich alle gebuchten Geschäftsvorfälle bis zu ihrem Ursprungsbeleg zurückverfolgen lassen.
Darüber hinaus summiert der Buchhalter alle Beträge der im Journal zusammengefassten Rechnungen und anderen Dokumente auf. Der so angefertigte Additionsstreifen wird ebenfalls Bestandteil des Grundbuchs. Mit seiner Hilfe lässt sich leicht die Vollständigkeit der im Journal abgelegten Belege überprüfen.
Digitale Belegbuchhaltung
Heute nutzen viele Selbstständige, Freiberufler und KMU die Möglichkeit, eine digitale Belegbuchhaltung in Eigenregie oder mit Unterstützung ihres Steuerberaters zu führen. Dabei erfolgt die Digitalisierung aller zu buchenden Belege, zum Beispiel durch das Einscannen von Eingangs- und Ausgangsrechnungen.
