Die Handelsbilanz stellt wie jede Bilanz Aktiva und Passiva gegenüber. Dabei handelt es sich bei den auf der Aktivseite der Bilanz gezeigten Posten um langfristiges und kurzfristiges Vermögen, wie zum Beispiel Maschinen, Fuhrpark, Forderungen und liquide Mittel. Auf der Passivseite der Bilanz erfolgt der Ausweis von Eigenkapital und Fremdkapital, zu dem unter anderem Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten und Lieferanten sowie die Rückstellungen zählen. Die Handelsbilanz bildet einen wesentlichen Bestandteil des handelsrechtlichen Jahresabschlusses. Dieser umfasst darüber hinaus die Gewinn-und-Verlust-Rechnung sowie in vielen Fällen auch den Anhang.
Vorschriften für die Aufstellung
Das Handelsgesetzbuch (HGB) enthält die gesetzlichen Grundlagen, nach denen die Bilanz aufzustellen ist. Einzelunternehmen und Personengesellschaften müssen weniger strenge und detaillierte Vorschriften beachten als Kapitalgesellschaften. Zusätzlich ist es erforderlich, die GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchhaltung) bei der Aufstellung einer Handelsbilanz einzuhalten. Grundsätzlich ist eine Handelsbilanz bei Eröffnung oder Übernahme eines Gewerbebetriebs sowie anschließend nach der Beendigung jedes Geschäftsjahres zu erstellen. Es ist erforderlich, sie in deutscher Sprache aufzustellen und vom Einzelkaufmann beziehungsweise allen Gesellschaftern, die persönlich haften, unterschreiben zu lassen. Bei Kapitalgesellschaften (GmbH und AG) sind die Handelsbilanz beziehungsweise der Jahresabschluss vom Geschäftsführer zu unterschreiben.
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Die Handelsbilanz von Kapitalgesellschaften
Die enger gefassten Vorschriften für Kapitalgesellschaften schreiben vor, dass die Bilanz stets ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild von der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage vermitteln muss. Diese Regelung erweist sich als wichtig, weil die Handelsbilanz nur so ihre Funktion als Informationsinstrument erfüllen kann. Sie gibt Anteilseignern genauso wie Gläubigern Auskunft darüber, wie sich die geschäftliche und finanzielle Situation des Unternehmens darstellt. Der im Eigenkapital ausgewiesene Jahresüberschuss beziehungsweise im Falle eines Verlustes der Jahresfehlbetrag stellen die zentrale Ergebnisgröße dar. Sie ergibt sich aus der Gegenüberstellung von Erträgen und Aufwendungen in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung. Der auf diese Weise ermittelte Wert gibt an, wie erfolgreich das Unternehmen im abgelaufenen Geschäftsjahr gewirtschaftet hat.
Durch die Standardisierung der Aufstellung der Handelsbilanz ist außerdem sichergestellt, dass sowohl Vergleiche verschiedener Geschäftsjahre einer Gesellschaft als auch zwischen verschiedenen Unternehmen aussagekräftige Ergebnisse liefern. Aus diesem Grund bestehen Ansatz- und Gliederungsvorschriften für jeden Posten der Handelsbilanz. Sie regeln, ob und mit welchem Wert Vermögensgegenstände und Schulden auszuweisen sind. Darüber hinaus gelten spezielle Gliederungsvorschriften für die Handelsbilanz. Sie schreiben ein Schema für die Aufstellung der Bilanz und die Bezeichnung der einzelnen Posten vor.
Kapitalgesellschaften müssen die Handelsbilanz innerhalb von gesetzlich vorgeschriebenen Fristen erstellen. Für kleine Kapitalgesellschaften gilt ein Zeitraum von sechs Monaten. Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften sind dagegen verpflichtet, die Handelsbilanz in einer Frist von drei Monaten zu erstellen.
