Als mandantenfähig bezeichnet man ein Soft- oder Hardwaresystem, das mehrere Nutzer gleichzeitig verwenden, jeweils ohne die Daten der anderen User einsehen zu können. Die Mandantenfähigkeit ist ein wichtiges Auswahlkriterium für Softwareprodukte, die im unternehmerischen Umfeld eingesetzt werden sollen.
Mandantenfähigkeit: grundsätzliches Funktionsprinzip
Ist eine Software mandantenfähig, kann sie mehrere Mandanten gleichzeitig auf demselben Server- oder Softwaresystem verwalten. Dies bedeutet, dass jeder Nutzer auf dieselbe Software zugreift, dabei aber eine eigene Oberfläche nutzt sowie individuelle Daten hinterlegen kann. Jeder Mandant konfiguriert seine Software mit seinen persönlich benötigten Einstellungen. Charakteristisch ist dabei, dass zwar alle auf dieselbe Basis zugreifen, jedoch niemand die Daten des anderen Nutzers einsehen kann.
Obwohl die Daten der verschiedenen Mandanten häufig in derselben Datenbank gespeichert werden, werden sie durch das System logisch getrennt voneinander bereitgehalten. Dies ist aus Gründen des Datenschutzes vom Gesetzgeber vorgeschrieben.
Mandantenabhängige und mandantenübergreifende Daten
Hinsichtlich der Mandantenfähigkeit unterscheidet man mandantenabhängige und mandantenübergreifende Daten:
- Mandantenabhängige Daten: Dieser Block umfasst alle Daten, die speziell auf den jeweiligen Mandanten zugeschnitten sind. Am Beispiel einer Buchhaltungssoftware wären dies unter anderem Kundenstammdaten, Bankverbindungen, Software-User oder Buchungen. Mandantenabhängige Daten umfassen außerdem die mandantenspezifische Konfiguration der Software.
- Mandantenübergreifende Daten: Diese Art von Daten betrifft alle Mandanten einheitlich. Deshalb werden sie nicht von jedem Mandanten gesondert gepflegt, sondern übergeordnet über alle Mandanten hinweg verwendet. Hierzu zählen beispielsweise Währungen und Währungskurse, Steuersätze, Länder und Orte. Auch die allgemeine Systemkonfiguration wird über mandantenübergreifende Daten gesteuert.
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Vor- und Nachteile der Mandantenfähigkeit
Die Mandantenfähigkeit von Software kann sich auf das Unternehmen vorteilhaft auswirken:
- Installation und Wartung: Die Installation muss nur einmalig vorgenommen werden. Der Aufwand für Wartungsarbeiten und Updates ist gegenüber Einzelsystemen deutlich geringer.
- Speicherbedarf: Die mandantenübergreifenden Daten müssen nur einmal gespeichert werden statt für jeden Mandanten einzeln, wodurch sich der Speicherbedarf verringert.
- Sicherheit: Durch die spezielle Art der Softwareentwicklung, Zugangsregeln sowie die Regulierung des Datenzugriffs ist ein hoher Sicherheitsstandard umsetzbar.
- Wirtschaftlichkeit: Die Kosten für den Betrieb und die Wartung des Systems werden auf mehrere Schultern verteilt.
- Lizenzkosten: Je mehr Nutzer ein System verwenden, desto stärker können je nach Lizenzmodell die Lizenzgebühren sinken.
Nachteilig kann sich die Mandantenfähigkeit auf die Datensicherung der Unternehmen auswirken. Da die Daten aller Mandanten gemeinsam in einer Datenbank gespeichert werden, kann dies die Sicherung der Daten erschweren. Hinzu kommt, dass die gemeinsame Nutzung der Software die Anforderungen an den Datenschutz erhöht.
Mandantenfähigkeit in der Praxis
Im unternehmerischen Alltag kommt mandantenfähige Software in den unterschiedlichsten Bereichen zum Einsatz, zum Beispiel:
- Ein Steuerberater verwaltet in einer Software die Buchführung mehrerer Mandanten.
- Ein größeres Unternehmen wickelt über eine Finanzbuchhaltungssoftware die Buchhaltung der Muttergesellschaft und mehrerer Tochterfirmen ab.
- Ein Webhoster verwaltet über denselben Server eine Vielzahl von Kundenwebsites.
