Eine Projektorganisation ist notwendig, wenn ein umfangreiches Vorhaben umgesetzt werden soll. In einigen Branchen gehört es zum Tagesgeschäft, besonders anspruchsvolle Projekte auszuführen, in denen zahlreiche unterschiedliche Beteiligte zu einem gemeinsamen Ziel geführt werden müssen. Die Baubranche und der industrielle Anlagenbau gehören traditionell dazu. Grundsätzlich werten aber fast alle Unternehmen einen Großauftrag als Projekt, der mit der sonst gewohnten täglichen Routine allein kaum zu bewältigen ist. Eine detaillierte Planung der Abläufe ist dann notwendig, um den Auftrag zielsicher zu erfüllen. Daneben können interne Maßnahmen, zum Beispiel Umstrukturierungen, die Verlagerung von Betriebsstätten oder strategische Investitionen als Projekte geführt werden. Wenn Herausforderungen so komplex sind, dass sie nicht mehr aus der Tagesroutine heraus zu bewerkstelligen sind, ist eine Organisationsform notwendig, die alle Abstimmungsprozesse und Teilziele erfasst und die Zuständigkeiten aller Beteiligten definiert.
Aufbau einer klassischen Projektorganisation
Zunächst unterscheiden sich die Organigramme von Branchen, die das Projektgeschäft durch ihr Geschäftsmodell gewohnt sind, prinzipiell nicht von den Plänen, die Unternehmen und Institutionen erstellen, um eine komplexe Aufgabe zu bewältigen. An der Spitze der Mission steht ein Projektleiter, der alle Fäden zieht und den Gesamtüberblick in allen Phasen wahrt. Das Projekt selbst gibt bereits vor, wie viele einzelne Fachabteilungen oder externe Unternehmen eingebunden werden müssen. Je größer und fachlich anspruchsvoller sich die Einzelleistungen darstellen, die zum Gesamtgelingen beitragen müssen, desto höher ist die Anforderung an die Qualifikation des Projektmanagements. Die klassische Struktur einer Projektorganisation besteht aus drei, gegebenenfalls vier Ebenen:
- Gesamtprojektleitung, meistens unterstützt durch einen eigenen Mitarbeiterstab, der die koordinierenden und kontrollierenden Tätigkeiten ausführt, also der Projektleitung zuarbeitet
- Leitung der Fachabteilungen, Gewerke oder externe Firmen, die jeweils definierte Teilausgaben ausführen
- Mitarbeiter der Teams, die die erforderlichen Projektleistungen erbringen
Eine reibungslos funktionierende Projektorganisation setzt voraus, dass die Abstimmungsprozesse innerhalb der Hierarchieebenen eingehalten werden. Je komplexer ein Projekt angelegt ist, desto mehr horizontale Ebenen ergeben sich innerhalb der einzelnen Abteilungen. Im Vordergrund stehen die engmaschigen Abstimmungsprozesse:
- Die Projektleitung stimmt sich mit der Unternehmensführung mit dem Auftraggeber ab.
- Die zuständigen Ansprechpartner der Fachabteilungen oder Gewerke berichten der Projektleitung.
- Die ausführenden Teams erhalten ihre Anweisungen von den Verantwortlichen der Fachabteilungen.
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Entscheidungsfindung innerhalb einer Projektorganisation
Zur Kernstruktur einer Projektplanung, in der alle Prozesse schematisch abgebildet sind, gehören noch Instanzen, die während der Umsetzungsphasen die Entscheidungen treffen. Bei Projekten mit öffentlichen Auftraggebern übernehmen in der Regel ein Lenkungsausschuss oder ein speziell einberufenes Entscheidungsgremium diese Aufgaben. Budgetvorgaben müssen eingehalten, Teilbudgets freigegeben werden. Diese Instanzen, die innerhalb eines Unternehmens der Unternehmensleitung entsprechen, müssen einzelne Projektphasen und -fortschritte beurteilen und grünes Licht für weitere Phasen geben. Verläuft ein Projekt anders als geplant, müssen Korrekturen oder Nachbesserungen erfolgen, Zeitpläne geändert oder Budgets angepasst werden. Wie sehr das Gelingen großer Vorhaben von einer vorausschauenden Planung abhängt, wird immer wieder von Großprojekten wie Flughäfen, Bahnhöfen und anderen Bauten von öffentlichem Interesse anschaulich demonstriert.
