Mehrwert-, Umsatz- und Vorsteuer: Fristen im Blick – Säumniszuschläge vermeiden!

Bei der Umsatzsteuer und der Umsatzsteuervoranmeldung ist der Fiskus ziemlich humorlos. Wenn Sie Ihrer Pflicht als Unternehmer nicht pünktlich nachkommen, gibt es kein Pardon. Das Finanzamt hat drakonische Instrumente, die von Schätzung, Säumniszuschlag bis hin zum Straftatbestand der Steuerhinterziehung reichen. Damit es soweit erst gar nicht kommt, sollten Sie sich für die Umsatzsteuer eine regelkonforme Systematik und einen Zeitplan angewöhnen. Doch zunächst noch mal grundsätzlich zu den Spielregeln von Mehrwertsteuern, Umsatzsteuer und ihrem ungleichen Drilling, der Vorsteuer mit dem Vorsteuerabzug.

Mehrwertsteuer sowie Umsatz- und Vorsteuer

Der Fiskus erhebt auf alle Waren und Dienstleistungen die Mehrwertsteuer, die aktuell bei 19 Prozent (Stand: 2018) liegt. Wer etwas verkauft, muss zuzüglich zum Nettopreis dem Käufer die Mehrwertsteuer in Rechnung stellen. Beim Verkäufer heißt diese Einnahme Umsatzsteuer. Für Waren und Dienste, die Sie als Unternehmer für ihren Geschäftsbetrieb einkaufen, müssen sie auch Umsatzsteuer zahlen, die Sie allerdings als Vorsteuer dem Staat in Rechnung stellen können. Denn beim Handel zwischen Unternehmen erhebt der Staat keine Mehrwertsteuer, um eine Doppelbesteuerung zu verhindern. Immer nur der private Endverbraucher zahlt diese am Ende der Handelskette. Der Unternehmer kann seine verausgabte Vorsteuer mit seiner Umsatzsteuerlast verrechnen. Davon ausgenommen sind Kleinstgewerbetreibende, die weniger als 17.500 Euro Gewinn pro Jahr erwirtschaften. Diese sind von der Umsatzsteuererhebung befreit und dürfen dafür auch die Vorsteuer nicht ziehen. Abhängig von der dem Staat geschuldeten Umsatzsteuerhöhe muss die Umsatzsteuervoranmeldung am zehnten Tag des Folgemonats eingereicht und die Zahlung auf dem Konto des Finanzamtes eingegangen sein. Quartalszahlungen sind jeweils zum 10. Januar, 10. April, 10. Juli, sowie am 10. Oktober fällig.

Umsatzsteuervoranmeldung und Fristen

Bis zu einer Umsatzsteuerhöhe von 7.500 Euro pro Jahr können Sie als Unternehmer ihre Umsatzsteuer quartalsweise ermitteln und abführen. Ab einer Umsatzsteuerlast von 7.500 Euro per annum müssen Sie monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Dafür müssen Sie seit einigen Jahren das Programm Elster-Online nutzen und die Voranmeldung damit elektronisch übermitteln.

Folgen der verspäteten Umsatzsteuervoranmeldung

Die Mehrwert- beziehungsweise Umsatzsteuer ist nach der Lohnsteuer eine der wichtigsten Einnahmequellen des Staates. Und weil das so ist, gestaltet er auch seinen Cashflow mit diesen Steuerarten und braucht die regelmäßigen Zahlungen wie ein Patient seine Medizin. Bei Nichteinhaltung der Abgabefristen kann das örtlich zuständige Finanzamt daher ziemlich unangenehm werden. Das mildeste Mittel ist der Säumniszuschlag, der bereits bei einem Tag zu spät eingereichter Voranmeldung und Zahlung verhängt werden kann. Anfänglich werden Sie bei einer Verzögerung ein freundliches Schreiben von Ihrem Steuersachbearbeiter im Finanzamt erhalten, dass Sie künftig die Fristen beachten mögen. Kommt die Verzögerung der Umsatzsteuervoranmeldung jedoch öfter vor, kann das Finanzamt auch einfach eine Schätzung vornehmen, die in der Regel deutlich teurer wird und sofort zu zahlen ist. Zudem kann der Fiskus dann auch noch einen saftigen Verspätungszuschlag festsetzen, der so bemessen wird, dass er Ihnen garantiert wehtut. Das schlimmste „Folterwerkzeug“ ist aber die Erfüllung des Straftatbestandes der Steuerhinterziehung. Hier drohen dann saftige Bußgelder bis zu Haftstrafen. Sie sehen also, dass Sie bei der Umsatzsteuer und der Umsatzsteuervoranmeldung aus eigenem Interesse absolut korrekt vorgehen müssen.

So wehren Sie sich gegen einen Säumniszuschlag

Im Finanzamt arbeiten aber keine Unmenschen. Im Gegenteil, die meisten Sachbearbeiter der Umsatzsteuerabteilung haben ziemlich viel Erfahrung und wissen, dass manchmal bei einem Unternehmen auch etwas schiefgehen kann. Bei einer einmaligen Verspätung der Umsatzsteuervoranmeldung reicht manchmal schon ein Entschuldigungsschreiben mit einem triftigen Grund, um den Säumniszuschlag erlassen zu bekommen. Beispielsweise können Sie eine Krankheit, einen Unfall oder einen Todesfall als Entschuldigungsgrund angeben. Auch ein technisches Problem bei der Übermittlung kann auf Verständnis bei Ihrem Sachbearbeiter stoßen. Bedenken Sie aber, dass diese Argumente immer schwächer werden, wenn Sie sie häufiger anführen. Vermeiden können Sie den Säumniszuschlag beispielsweise auch, wenn Sie Ihrem Sachbearbeiter vor Fristüberschreitung einen Brief schreiben, den Grund für die Verspätung nennen und angeben, bis wann Sie die Umsatzsteuervoranmeldung übermitteln und die Zahlung leisten können.

Fazit

Die Umsatzsteuer und Umsatzsteuervorauszahlung sollten Sie also immer sehr genau nehmen. Besonders bequem ist die Umsatzsteuervoranmeldung über Buchhaltungsprogramme mit Elster-Schnittstelle – auch schon für Kleinunternehmer. Wenn Sie also alle Ihre Umsätze mit einer Buchhaltungs-Anwendung erfassen, besteht die Voranmeldung eigentlich nur noch aus wenigen Mausklicks.