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Neue Kassensicherungs­verordnung: Kassenmanipulation wird erschwert

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Personen sortieren Quittungen auf dem Tisch

Im Rahmen der Digitalisierung hat sich der Fiskus bezüglich elektronischer Kassensysteme Gedanken gemacht. Denn leider sind die Aufzeichnungssysteme immer noch manipulierbar. Dem soll aber nun durch die neue Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) ein Riegel vorgeschoben werden. Wir informieren Sie über die neue Verordnung.

Was Sie über die neue Kassensicherungsverordnung wissen sollten

Am 1. Januar 2020 traten neue Bestimmungen zur Kassensicherungsverordnung in Kraft. Die Verordnung regelt die technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme, wie zum Beispiel Kassensysteme (BGBl I Nr. 65 v. 28.12.2016, S. 3152-3154).

Manipulationen an Registrierkassen will der Fiskus dadurch erschweren . Die neue Verordnung schreibt grundsätzlich 3 neue Anforderungen an sämtliche elektronische Aufzeichnungs- und Kassensysteme vor und regelt Pflichten bei der Kassenführung:

  1. Alle Geschäftsvorfälle sind mittels Belegen nachzuweisen und Kunden zur Verfügung zu stellen  (Belegausgabepflicht).
  2. Alle Aufzeichnungs- und Kassensysteme müssen über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen – kurz TSE. Die TSE sorgt dafür, dass jederzeit eine fehlerfreie Datenübermittlung von Grundaufzeichnungen an das Finanzamt möglich ist.
  3. Alle elektronischen Kassen, die über eine TSE verfügen, müssen beim Finanzamt gemeldet werden (Kassenmeldepflicht).

Spätestens ab Ende September 2020 müssen ALLE Kassensysteme in Deutschland angepasst sein. Was es mit den drei Anforderungen genau auf sich hat, erläutern wir Ihnen weiter unten im Artikel.

Wichtige Termine zur Kassensicherungsverordnung im Überblick

Seit 1. Januar 2017 …

… müssen alle Kassensysteme GoBD-/GDPdU-konform sein. Ein Kassenbuch ist Pflicht und alle Kassendaten müssen unveränderbar, vollständig und ordnungsgemäß aufgelistet werden.

Seit 1. Januar 2018 …

… sind unangekündigte Kassennachschauen möglich. Ohne Vorankündigung werden Aufzeichnungen und Buchungen formell geprüft. Sie müssen korrekt und vollständig sein.

Ab 1. Januar 2020 …

… müssen elektronische Kassen mit einer Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein. Für Registrierkassen gilt eine Meldepflicht beim Finanzamt. Für jeden Geschäftsfall ist ein Beleg auszustellen.

Bis 30. September 2020 …

… gilt eine Nichtbeanstandungsregelung des BMF.

Ab 30. September 2020 …

… muss für eine Kasse mit Sicherheitseinrichtung eine Zertifizierung vorliegen. Auch hier gilt eine entsprechende Meldepflicht zum elektronischen Meldeverfahren bei den Finanzverwaltungen.

Vom 1. Januar 2020 bis 31. Dezember 2022 …

… gilt eine Übergangsfrist. Die Inanspruchnahme der Übergangsfrist ist an Bedingungen geknüpft.

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Anforderung 1 der Kassensicherungsverordnung: Belegausgabepflicht im Detail

Seit dem 1. Januar 2020 gilt die Belegausgabepflicht. Dies bedeutet, dass für jeden Geschäftsfall ein Beleg entweder in analoger oder elektronischer Form auszugeben ist. Den Beleg muss der Kunde allerdings nicht mitnehmen. Hierin unterscheidet sich die Regelung zum aktuellen Zeitpunkt von der Gesetzgebung in Italien, da hier der Kunde den Beleg mitnehmen muss. In Deutschland hingegen landet der Bon im Müll, wenn der Kunde ihn nicht annehmen möchte.

Händler, für die es unzumutbar ist, für jeden Geschäftsfall einen Beleg auszustellen, können eine Ausnahmeregelung beim Finanzamt beantragen. Hier sind beispielsweise Zeitungsverkäufer oder Bäcker betroffen, die mit vielen Kleinstgeldbeträgen agieren. Einsprüche sind bereits reichlich gestellt worden.

Darüber hinaus gilt eine Nichtbeanstandungsfrist bis zum 30. September 2020. Dennoch stehen Händler schon jetzt in der Pflicht, die Maßnahmen für gesetzeskonforme Kassen zu ergreifen, damit auch im kommenden Jahr die Kasse – manipulationssicher – klingelt.

Kann die Belegausgabepflicht umgangen werden?

Nein, denn die Belegausgabepflicht ist einzuhalten. Aber das Gesetz regelt, dass der Beleg nicht zwingend in Papierform auszuhändigen ist. So besteht die Möglichkeit, Kassenzettel beispielsweise in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen.

Auf Grund der zunehmenden Digitalisierung wird davon ausgegangen, dass zukünftig 25 Prozent der Belegausgabe elektronisch erfolgen wird. Hierzu sollte der Beleg in einem standardisierten Format zur Verfügung gestellt werden (z.B. PDF).

Anforderung 2 der Kassensicherungsverordnung: Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung

Seit 1. Januar 2020 müssen elektronische Kassensysteme in Deutschland zum Schutz vor Manipulation eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) besitzen. Da allerdings noch keine zertifizierten Sicherheitslösungen verfügbar sind, ist die flächendeckende Ausstattung aller Kassen zu diesem Termin nicht möglich gewesen.

Deshalb gilt bis 30. September 2020 eine Nichtbeanstandungsregelung. Das bedeutet, dass es bis zu diesem Termin keine Sanktionen geben wird. Dennoch sind die Regelungen so schnell wie möglich umzusetzen. Auch die entsprechende Meldepflicht gilt erst ab Verfügbarkeit eines elektronischen Meldeverfahrens bei den Finanzverwaltungen.

Die TSE speichert die Transaktionen der Kasse auf ihrem internen Speicher und schickt einen Code zurück an die Kasse. Dieser Code ist auf jeden Verkaufsbeleg zu drucken. Die Daten werden in einem unveränderbaren Protokoll gespeichert, das für das Finanzamt exportierbar ist. Es muss somit gewährleistet sein, dass alle Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können. Genaueres regelt die „BSI TR-03153 Technische Sicherheitseinrichtung für elektronische Aufzeichnungssysteme“.

Aufbau der TSE

Eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung besteht aus den folgenden Bestandteilen:

  • Sicherheitsmodul
    Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass eine Kasseneingabe direkt mit Beginn des Aufzeichnungsvorganges protokolliert und später nicht unbemerkt verändert werden kann.
  • Speichermodul
    Das Speichermedium speichert die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der im Gesetz vorgesehenen Aufbewahrungsfrist.
  • Digitale Schnittstelle
    Über die digitale Schnittstelle können die Daten möglichst reibungslos, an z.B. das Finanzamt zur Prüfung übergeben werden.

Anforderung 3 der Kassensicherungsverordnung: Kassenmeldepflicht

Ab 1. Januar 2020 gilt eine Kassenmeldepflicht. Innerhalb eines Monats nach der Anschaffung beziehungsweise Außerbetriebnahme muss der Händler bei der zuständigen Finanzbehörde die Art der TSE sowie die Anzahl und die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems melden. Zudem muss der Händler das Datum der Anschaffung beziehungsweise Außerbetriebnahme mitteilen.

Registrierkasse oder offene Kasse – wer ist betroffen?

Bei Barkassen (offene Kassen) werden die Geschäftsfälle händisch verwaltet. Deshalb sind sie von den neuen Bestimmungen der Kassensicherungsverordnung auch nicht betroffen.

Betroffen sind hingegen alle digitalen Kassen- und Aufzeichnungssysteme. Sie fallen unter die Regelungen der Kassensicherungsverordnung.

Bei Verstößen droht ein Bußgeld

Wer sich nicht an die gesetzlichen Vorgaben hält, muss mit einem empfindlichen Bußgeld von bis zu 25.000 Euro rechnen. Man verstößt gegen das Gesetz, wenn man:

  • ordnungswidrig handelt, zum Beispiel falsche Belege ausstellt, Belege gegen Entgelt in den Verkehr bringt  ->  kostet bis zu 5.000 Euro Strafe;
  • buchungs- oder aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder Betriebsvorgänge nicht oder falsch aufzeichnet beziehungsweise aufzeichnen lässt, verbucht oder verbuchen lässt  ->  kostet bis zu 25.000 Euro Strafe;
  • ein Kassensystem nicht oder nicht richtig verwendet oder schützt, es also zum Beispiel ohne TSE ausgestattet ist -> kostet bis zu 25.000 Euro Strafe (gilt ab 30.09.2020);
  • nach § 146a, Absatz 1, Satz 5 (AO) ein System oder eine dort genannte Software bewirbt oder in den Verkehr bringt, die es ermöglicht, Steuern zu verkürzen oder nicht gerechtfertigte Steuervorteile zu erlangen;
  • keine Belege zur Verfügung stellt. Bei Verstoß gegen die Belegausgabepflicht droht zwar kein Bußgeld, aber es kann als Anzeichen gewertet werden, dass den Aufzeichnungspflichten nicht gesetzeskonform nachgekommen wurde.

Der beste Schutz vor teuren Überraschungen ist rasches Handeln

Letztendlich kommen Sie nicht darum herum, Ihre Kassensysteme rechtzeitig aufrüsten zu lassen oder neue anzuschaffen. Der einzig wirksame Schutz ist eine korrekte Kassenführung. Mit den notwendigen Maßnahmen gegen die Manipulation stellen Sie sicher, dass Ihr Kassensystem auch weiterhin klingelt.

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