Kassensicherungs­verordnung: Kassenmanipulation wird erschwert

Im Rahmen der Digitalisierung hat das Bundesfinanzministerium mit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) klare Regelungen bezüglich elektronischer Kassensysteme vorgenommen, da die Aufzeichnungssysteme manipulierbar waren.

Was Sie über die Kassensicherungsverordnung wissen sollten

Am 1. Januar 2020 traten neue Bestimmungen zur Kassensicherungsverordnung in Kraft. Die Verordnung regelt die technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme, wie zum Beispiel Kassensysteme (BGBl I Nr. 65 v. 28.12.2016, S. 3152-3154).

Manipulationen an Registrierkassen will der Fiskus dadurch erschweren . Die Verordnung schreibt grundsätzlich 3 Anforderungen an sämtliche elektronische Aufzeichnungs- und Kassensysteme vor und regelt Pflichten bei der Kassenführung:

1. Alle Geschäftsvorfälle sind mittels Belegen nachzuweisen und Kunden zur Verfügung zu stellen  (Belegausgabepflicht).
2. Alle Aufzeichnungs- und Kassensysteme müssen über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen – kurz TSE. Die TSE sorgt dafür, dass jederzeit eine fehlerfreie Datenübermittlung von Grundaufzeichnungen an das Finanzamt möglich ist.
3. Alle elektronischen Kassen, die über eine TSE verfügen, müssen beim Finanzamt gemeldet werden (Kassenmeldepflicht).

Spätestens seit Ende September 2020 mussten ALLE Kassensysteme in Deutschland angepasst werden.

Hinweis: Wenn Sie Rechnungen erstellen, welche mit der Zahlweise Kartenzahlung oder Barverkauf fakturiert werden, unterliegen Sie ebenfalls den Anforderungen der neuen Kassensicherungsverordnung und benötigen eine TSE-Lösung.

Was es mit den drei Anforderungen genau auf sich hat, erläutern wir Ihnen weiter unten im Artikel.

Wichtige Termine zur Kassensicherungsverordnung im Überblick

Seit 1. Januar 2017 …

… müssen alle Kassensysteme GoBD-/GDPdU-konform sein. Ein Kassenbuch ist Pflicht und alle Kassendaten müssen unveränderbar, vollständig und ordnungsgemäß aufgelistet werden.

Seit 1. Januar 2018 …

… sind unangekündigte Kassennachschauen möglich. Ohne Vorankündigung werden Aufzeichnungen und Buchungen formell geprüft. Sie müssen korrekt und vollständig sein.

Ab 1. Januar 2020 …

… müssen elektronische Kassen mit einer Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein. Für Registrierkassen gilt eine Meldepflicht beim Finanzamt. Für jeden Geschäftsfall ist ein Beleg auszustellen.

Bis 30. September 2020 …

… galt eine Nichtbeanstandungsregelung des BMF.

Ab 30. September 2020 …

… muss für eine Kasse mit Sicherheitseinrichtung eine Zertifizierung vorliegen. Auch hier gilt eine entsprechende Meldepflicht zum elektronischen Meldeverfahren bei den Finanzverwaltungen.

Bis 31. März 2021 …

… muss die TSE aktiviert sein, damit alle Kassenbelege automatisch signiert werden. Wichtig: Die offizielle Nichtbeanstandungsregelung für den Einbau einer zertifizierten TSE endet mit dem letzten Tag des Monats März 2021.

Ab 1. Januar 2023 …

… dürfen keine elektronischen Kassensysteme ohne TSE mehr verwendet werden. Es endet die bisherige Ausnahmeregelung für Kassen, die nach dem 25. November 2010 und vor dem 01. Januar 2020 angeschafft worden sind und nicht nachgerüstet werden konnten.

Anforderung 1 der Kassensicherungsverordnung: Belegausgabepflicht im Detail

Seit dem 1. Januar 2020 gilt die Belegausgabepflicht. Dies bedeutet, dass für jeden Geschäftsfall ein Beleg entweder in analoger oder elektronischer Form auszugeben ist. Den Beleg muss der Kunde allerdings nicht mitnehmen.

Händler, für die es unzumutbar ist, für jeden Geschäftsfall einen Beleg auszustellen, können eine Ausnahmeregelung beim Finanzamt beantragen. Hier sind beispielsweise Zeitungsverkäufer oder Bäcker betroffen, die mit vielen Kleinstgeldbeträgen agieren.

Darüber hinaus gilt eine Nichtbeanstandungsfrist bis zum 30. September 2020. Dennoch stehen Händler schon jetzt in der Pflicht, die Maßnahmen für gesetzeskonforme Kassen zu ergreifen, damit auch im kommenden Jahr die Kasse – manipulationssicher – klingelt.

Kann die Belegausgabepflicht umgangen werden?

Nein, denn die Belegausgabepflicht ist einzuhalten. Aber das Gesetz regelt, dass der Beleg nicht zwingend in Papierform auszuhändigen ist. So besteht die Möglichkeit, Kassenzettel beispielsweise in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen.

Auf Grund der zunehmenden Digitalisierung wird davon ausgegangen, dass zukünftig 25 Prozent der Belegausgabe elektronisch erfolgen wird. Hierzu sollte der Beleg in einem standardisierten Format zur Verfügung gestellt werden (z.B. PDF).

Anforderung 2 der Kassensicherungsverordnung: Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung

Seit 1. Januar 2020 müssen elektronische Kassensysteme in Deutschland zum Schutz vor Manipulation eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) besitzen. Da zum Zeitpunkt allerdings noch keine zertifizierten Sicherheitslösungen verfügbar waren, kommt eine flächendeckende Ausstattung aller Kassen zu diesem Termin nicht ermöglicht werden.

Deshalb galt bis 30. September 2020 eine Nichtbeanstandungsregelung. Das bedeutet, dass es bis zu diesem Termin keine Sanktionen gab. Die entsprechende Meldepflicht gilt ab Verfügbarkeit eines elektronischen Meldeverfahrens bei den Finanzverwaltungen.

Die TSE speichert die Transaktionen der Kasse auf ihrem internen Speicher und schickt einen Code zurück an die Kasse. Dieser Code ist auf jeden Verkaufsbeleg zu drucken. Die Daten werden in einem unveränderbaren Protokoll gespeichert, das für das Finanzamt exportierbar ist. Es muss somit gewährleistet sein, dass alle Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können. Genaueres regelt die „BSI TR-03153 Technische Sicherheitseinrichtung für elektronische Aufzeichnungssysteme“.

Aufbau der TSE

Eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung besteht aus den folgenden Bestandteilen:

• Sicherheitsmodul
  Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass eine Kasseneingabe direkt mit Beginn des Aufzeichnungsvorganges protokolliert und später nicht unbemerkt verändert werden kann.
• Speichermodul
  Das Speichermedium speichert die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der im Gesetz vorgesehenen Aufbewahrungsfrist.
• Digitale Schnittstelle
  Über die digitale Schnittstelle können die Daten möglichst reibungslos, an z.B. das Finanzamt zur Prüfung übergeben werden.

Cloud oder Hardware-TSE?

Hauptaufgabe der TSE ist die manipulationssichere Aufzeichnung aller Kassendaten. Zur Sicherstellung hat der Anwendungserlass zum § 146a AO klargestellt, dass die Kassensicherungsverordnung sowohl über eine Cloud-Variante wie ein Hardware-Modul gelöst werden kann. Nachfolgend ein kurzer Überblick zu den unterschiedlichen Varianten:

1. Hardware-TSE
Anschluss: Physischer Anschluss über SD-Karte, USB-Stick oder Micro-SD
Belegsignierung: Signierung und Speicherung vor Ort
Besonderheiten:
• Keine Internetverbindung notwendig
• Laufzeit zwischen 3, 5 und 7 Jahren
• Speicherkapazität begrenzt
• Einmaliger Anschaffungspreis
• Keine laufenden Kosten
• Eine TSE pro Kasse notwendig

2 LAN-TSE
Anschluss: Anschluss via HUB für mehrere Kassensysteme (Netzwerkanbindung notwendig)
Belegsignierung: Signierung und Speicherung vor Ort
Besonderheiten:
• Speicherkapazität wird auf alle angeschlossenen Kassen aufgeteilt
• Bei Ausfall der TSE, des HUBs oder der Netzwerkverbindung sind alle angeschlossenen Kassen betroffen
• TSE für mehrere Kassen spart Anschaffungskosten ein
• Reaktionszeit je Signatur steigt mit jeder angebunden Kasse

3 Cloud-TSE
Anschluss: Internetbasierte Softwareanbindung
Belegsignierung: Signierung und Speicherung in der Cloud
Besonderheiten:
• Keine Anschaffungskosten
• Internetverbindung notwendig
• Backup der Daten übernimmt der TSE-Anbieter

Eine offizielle Liste der zertifizierten TSE-Lösungen finden Sie hier.

Bei einer Cloud-TSE entstehen für Sie keine hohen Hardware-Investitionen. Sollte Ihre Kasse nur für kürzere Zeiträume, z. B. für Messen oder Veranstaltungen eingesetzt werden, ist eine Cloud-TSE ggf. günstiger als eine lokale Hardware-Lösung. Auf Dauer entstehen allerdings bei einer internetbasierenden Lösung höhere Kosten als bei einer Hardware-TSE.

Siehe auch: https://kassensichv.com/ (Updates auf der letzten Seite)

Anforderung 3 der Kassensicherungsverordnung: Kassenmeldepflicht

Seit 1. Januar 2020 gilt eine Kassenmeldepflicht. Innerhalb eines Monats nach der Anschaffung beziehungsweise Außerbetriebnahme muss der Händler bei der zuständigen Finanzbehörde die Art der TSE sowie die Anzahl und die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems melden. Zudem muss der Händler das Datum der Anschaffung beziehungsweise Außerbetriebnahme mitteilen.

Registrierkasse oder offene Kasse – wer ist betroffen?

Bei Barkassen (offene Kassen) werden die Geschäftsfälle händisch verwaltet. Deshalb sind sie von den neuen Bestimmungen der Kassensicherungsverordnung nicht betroffen.

Betroffen sind hingegen alle digitalen Kassen- und Aufzeichnungssysteme. Sie fallen unter die Regelungen der Kassensicherungsverordnung.

Bei Verstößen droht ein Bußgeld

Wer sich nicht an die gesetzlichen Vorgaben hält, muss mit einem empfindlichen Bußgeld von bis zu 25.000 Euro rechnen. Man verstößt gegen das Gesetz, wenn man:

• ordnungswidrig handelt, zum Beispiel falsche Belege ausstellt, Belege gegen Entgelt in den Verkehr bringt  ->  kostet bis zu 5.000 Euro Strafe;
• buchungs- oder aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder Betriebsvorgänge nicht oder falsch aufzeichnet beziehungsweise aufzeichnen lässt, verbucht oder verbuchen lässt  ->  kostet bis zu 25.000 Euro Strafe;
• ein Kassensystem nicht oder nicht richtig verwendet oder schützt, es also zum Beispiel ohne TSE ausgestattet ist -> kostet bis zu 25.000 Euro Strafe (gilt ab 30.09.2020);
• nach § 146a, Absatz 1, Satz 5 (AO) ein System oder eine dort genannte Software bewirbt oder in den Verkehr bringt, die es ermöglicht, Steuern zu verkürzen oder nicht gerechtfertigte Steuervorteile zu erlangen;
• keine Belege zur Verfügung stellt. Bei Verstoß gegen die Belegausgabepflicht droht zwar kein Bußgeld, aber es kann als Anzeichen gewertet werden, dass den Aufzeichnungspflichten nicht gesetzeskonform nachgekommen wurde.

Der beste Schutz vor teuren Überraschungen ist rasches Handeln

Letztendlich kommen Sie nicht darum herum, Ihre Kassensysteme rechtzeitig aufrüsten zu lassen oder neue anzuschaffen. Der einzig wirksame Schutz ist eine korrekte Kassenführung. Mit den notwendigen Maßnahmen gegen die Manipulation stellen Sie sicher, dass Ihr Kassensystem auch weiterhin klingelt.