Neues, digitales Arbeiten – vom Nice to Have zum Must Have

In der aktuellen Situation haben manche Unternehmen keine Chance, ihr Geschäft weiter zu betreiben: Ein Bäcker kann nicht im Homeoffice arbeiten. Eine Tablettenpresse kann nicht aus der Werkshalle ins Wohnzimmer verfrachtet werden. Aber viele andere Berufe können ohne weiteres im Homeoffice ausgeführt werden – wenn, ja WENN die Unternehmen auf digitales Arbeiten vorbereitet waren. Die Vorreiter der Digitalisierung haben in der aktuellen Situation klare Vorteile, handlungs- und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Aus der Not eine Tugend – dank Digitalisierung

Im Januar des vergangenen Jahres veröffentlichte der Digitalverband Bitkom die Ergebnisse einer Umfrage, an der mehr als 800 Geschäftsführer und Personalverantwortliche teilnahmen: Bei 39 Prozent der Unternehmen durften die Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten. Nun wirkt ein kleiner Virus wie ein Turbo für die Digitalisierung und die Unternehmen packen viele Herausforderungen an.

Den Datenfluss für digitales Arbeiten sicherstellen

Allein der Datendurchsatz beim Internetknoten in Frankfurt am Main ist wegen der steigenden Nutzung von Homeoffice auf neue Rekorde geklettert. Über 9 Terabit pro Sekunde wurden bereits erreicht. Doch an dieser Stelle braucht man sich keine Sorgen machen: Der Anbieter erweitert die vorhandenen Kapazitäten, sobald 63 Prozent Auslastung erreicht sind.

Anders sieht es bei den Unternehmen aus. Laut dem statistischen Bundesamt verfügten im Jahr 2019 22 Prozent der Unternehmen in Deutschland über eine Bandbreite von weniger als 10 Megabit pro Sekunde, 16 Prozent hatten mehr als 100 Megabit pro Sekunde zur Verfügung, der große Rest lag dazwischen. Viele Angestellte im Homeoffice dürften heute merken, dass es über die firmeneigene Infrastruktur nicht möglich ist, Videokonferenzen zu initiieren. Interessanterweise hat das statistische Bundesamt Daten zur Cloud-Nutzung der Unternehmen noch nicht erfasst.

Welche Voraussetzungen digitales Arbeiten benötigt

Man ahnt es: Homeoffice muss vorbereitet werden, nicht nur bei der Infrastruktur. Es geht um die ergonomische Büroausstattung – also Tisch, Bürostuhl, Webcam, Lampen – Hardware wie PC und Bildschirm, Software, Telefonie, Zugriffsberechtigungen und eine stabile, schnelle Internetanbindung. Ein Virtual Private Network (VPN) sichert die Verbindung ab. Man kann damit wie im Unternehmen arbeiten, nur eben am eigenen Arbeitsplatz zu Hause.

Klar ist, dass der PC oder Laptop eine Leistung bringen muss, mit der die neuesten Betriebssysteme und nötige Software reibungslos laufen. Für die virtuelle Zusammenarbeit nutzen Unternehmen Software wie Jam oder Teams. Per Videokonferenz lassen sich virtuelle Kaffeeküchen einrichten, die Raum für spontane Begegnungen in der Pause bieten. Instant-Messaging mit Anwendungen wie Slack legen weitere Verbindungen zwischen den Heimarbeitern. Diese ermöglichen eine Kultur des lebendigen Austauschs und bieten viele Themeninseln, auch für eher private Fragen. Verträge lassen sich via DMS-Lösungen mit eSignatur rechtssicher unterschreiben, komplett digital. Die jeweilige Ausstattung für das Homeoffice richtet sich natürlich nach dem Unternehmen und der jeweiligen Arbeit eines Mitarbeiters.

Eine Office-Suite mit Text-, Tabellen- und E-Mail-Programmen gehört sicher zur Grundausstattung, ebenso wie das erwähnte VPN und Anti-Viren-Software. Wenn mal etwas nicht läuft, kann  ein Remote Control Tool für die Fernwartung bereitstehen. Es unterstützt auch interne und externe Online-Präsentationen..

Das Herz in der Cloud

Das Herz des Homeoffice ist für viele Unternehmen aber die Unternehmenslösung, über die das Projektmanagement, Zeiterfassung, Angebotserstellung, Kostenplanung etc. läuft. Mitarbeiter können die Funktionen nutzen, die sie benötigen und haben keinen Zugriff auf klassifizierte Daten.

Die Unternehmen, die bereits weit digitalisiert sind und Rollen für die Nutzer angelegt haben sowie auf ein cloudbasiertes System (Software as a Service, SaaS) setzen, können sich glücklich schätzen. Sie können im Handumdrehen skalieren, ohne sich über die Leistung einer eigenen Infrastruktur Gedanken zu machen. Homeoffice ist quasi über Nacht möglich – und das für alle Mitarbeiter, deren Tätigkeit die Arbeit im heimischen Büro erlaubt.

Es empfiehlt sich, nach den ersten Erfahrungen der virtuellen Zusammenarbeit, Feedback von den Mitarbeitern einzuholen: Ist die Produktivität in den virtuellen Teams gut? Wird etwas benötigt, um produktiver zu werden? Hier machen die Unternehmen gerade wertvolle Erfahrungen, die wohl auch nach der Krise wertvoll bleiben.

Optimal arbeiten – auch nach der Isolation

Das Verlegen des eigenen Arbeitsplatzes in die eigenen vier Wände ist heute eigentlich keine Seltenheit mehr. Viele Unternehmen fühlen sich momentan aber eher dazu gezwungen, als dies freiwillig zu tun. Und dennoch ist das mobile Arbeiten von zu Hause aus gerade jetzt überlebenswichtig für viele Unternehmen. Sicherlich bietet diese Krise also auch Chancen für ein Umdenken, um das Potenzial der Digitalisierung für die eigene Zukunftsfähigkeit zu erkennen.

Wir wollen die wichtigsten Informationen zum Thema „Digitale Arbeitswelt” mit praktischen Arbeitshilfen schnell und unkompliziert vorstellen und auch mit Ihnen in Erfahrungsaustausch treten zu möglichen Ängsten und Vorbehalten sowie über die Umsetzung diskutieren. Informieren Sie sich auf unseren Online-Live-Events #STAYFORACOFFEE: In allen Terminen geht es um “New Work”, Kurzarbeit, Homeoffice, Zeiterfassung, verteiltes Arbeiten, und vieles mehr. Termine und Themen gibt es hier. Bereits gelaufene Events stehen Ihnen als Aufzeichnung zur Verfügung.