Reisekosten: Abrechnung leicht gemacht!

Die Reisekostenabrechnung, auch unter dem Begriff „Spesenabrechnung“ bekannt, enthält alle Kosten die im Zusammenhang mit einer Geschäftsreise entstanden sind. Hierzu gehören zunächst einmal die Fahrtkosten, wobei es gleich ist, welches Verkehrsmittel genutzt wurde; die Verpflegungsmehraufwendungen sowie Übernachtungs- und Reisenebenkosten. Was ie bei Reisekosten beachten müssen, erklären wir hier.

Ziel einer Reisekostenabrechnung

Durch die Reisekostenabrechnung kann das Unternehmen die im Zusammenhang mit Geschäftsreisen anfallenden Betriebsausgaben effektiv erfassen. Dabei müssen alle entstandenen Kosten aufgeführt werden. Hierzu gehören die Ausgaben mit denen der Mitarbeiter in Vorleistung gegangen ist und solche, die das Unternehmen direkt trägt.

Ermittlung der Höhe der Reisekosten

Zur Ermittlung der Reisekosten stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

1. gesetzliche Reisekostenpauschale: Hierbei werden für alle Posten, also für Fahrt- und Übernachtungskosten sowie für den Verpflegungsmehraufwand Pauschbeträge angesetzt.

2. Ermittlung anhand von Rechnungen und Belegen.

Werden für An- und Abreise sowohl der eigene Pkw als auch öffentliche Verkehrsmittel genutzt, wird für die mit dem Pkw zurückgelegte Strecke eine Kilometerpauschale ermittelt. Die Kosten der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel werden dann durch Belege, Fahrscheine, Flugtickets etc. nachgewiesen.

Bestandteile der Reisekostenabrechnung

Die Reisekostenabrechnung muss die folgenden Angaben enthalten:

• Person des Geschäftsreisenden
• Reisedauer: entscheidend ist hier der Zeitpunkt der Abreise vom privaten Wohnort bis zur Rückkehr zum privaten Wohnort
• Fahrtkosten: entweder entsprechende Belege, Fahrkarten, Flugtickets oder Kilometerpauschale
• Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand
• Übernachtungspauschale, wobei die Kosten für das Frühstück in Abzug gebracht werden müssen
• Sachbezugswerte, z.B. das vom Arbeitgeber gezahlte Frühstück
• Bewirtungsbelege bei Bewirtung mit Fremden
• Reisenebenkosten (Belege)
• Spezielle Formulare, Vorlagen und Software erleichtert die Reisekostenabrechnung. Da die Übernachtungskosten oft den größten Kostenfaktor bilden, empfiehlt sich hier die Nutzung spezieller, auf Geschäftsreisen zugeschnittener Buchungsportale, um so Einsparpotenziale zu generieren.

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Prüfen der angefallenen Reisekosten

Bei der Verpflegung dürfen nicht die tatsächlich entstandenen Verpflegungskosten angesetzt werden, sondern nur die festgelegten Beträge, wobei jeder Tag gesondert abzurechnen ist. Dabei gelten ab 2014 nur noch zwei statt bislang drei Pauschalen:

• Für die Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden: 12 Euro
• Für die Abwesenheit von 24 Stunden: 24 Euro
• An- und Abreisetag werden bei mehrtägigen Geschäftsreisen unabhängig davon, wie lange An- und Abreise waren, gesondert pauschal mit 12 Euro je Tag veranschlagt
• Für eintägige Geschäftsreisen ohne Übernachtung kann nur dann eine 12-Euro-Pauschale veranschlagt werden, wenn die Reise mindestens 8 Stunden dauerte

Was gibt es besonders zu beachten?

Zu beachten sind zunächst die aktuellen Lohnsteuerrichtlinien. Erhält der Mitarbeiter Beträge erstattet, welche die zulässigen Kosten überschreiten, so ist der Differenzbetrag lohnsteuerpflichtig, er muss dem zu versteuernden Gehalt hinzugerechnet werden. Dies gilt beispielsweise für das Frühstück, das nicht gesondert in die Reisekostenabrechnung aufgenommen werden darf. Hat der Arbeitgeber die Kosten übernommen, ist der sog. Sachbezugswert vom Verpflegungsmehraufwand abzuziehen. Die für den Arbeitnehmer günstigere Regelung, den Sachbezugswert zu versteuern statt ihn vom Verpflegungsmehraufwand abzuziehen und so den vollen Verpflegungsmehraufwand zu erhalten, ist ab 2014 aufgrund der Reisekostenreform nicht mehr möglich.

Vorsicht ist auch geboten, wenn eine Service-Pauschale enthalten ist, die auch rein private Leistungen enthält, wie beispielsweise private Telefonate, Pay-TV, Massagen, Mini-Bar etc. Diese Kosten sind herauszurechnen. Geschieht dies nicht oder lassen sich die Beträge für die einzelnen Posten nicht ermitteln, wertet das Finanzamt den gesamten Betrag als privat veranlasst. Ein Abzug als Betriebsausgabe ist in diesen Fällen nicht möglich.

Übernimmt der Kunde die Reisekosten, dürfen keine Originalbelege als Nachweis herausgegeben werden. Zulässig ist nur die Weitergabe von Kopien.

Da das Finanzamt bei Auslandsreisen sehr genau prüft, ob es sich um eine beruflich veranlasste Reise handelte, sollten unbedingt alle Unterlagen aufbewahrt werden, welche den beruflichen Zweck dokumentieren.