Schritt für Schritt zum erfolgreichen Projekt

Projektmanagement ist anspruchsvoll. Viele Projekte scheitern oder treiben die Kosten in immense Höhe oder verzögern sich massiv. Es gibt eine Reihe an Faktoren für ein erfolgreiches  Projektmanagement. Projektressourcen und Rahmenbedingungen sollten gut aufeinander abgestimmt sein auf dem Weg zum erfolgreichen Projekt.

Projektressourcen und Rahmenbedingungen definieren

Am Anfang die Vorarbeit: Eine Reihe von Rahmenbedingungen sind zunächst strategisch zu definieren, um Vorhaben ins Ziel zu führen. Am Anfang steht der klare, möglichst schriftlich dokumentierte und von allen Beteiligten unterzeichnete Projektauftrag seitens der Führungsebene. Er soll realistische Zeitvorgaben und planbare Budgets beinhalten, wobei die Erfahrung immer wieder zeigt: Weniger (ambitioniert) ist oftmals mehr. Das gilt vor allem für den Umfang an Komplexität, ebenso für die Anzahl laufender Projekte, die gleichzeitig bewältigt werden sollen.

Hinzu kommen organisatorische Aspekte: Die Regelung von Verantwortlichkeiten, auch abteilungsübergreifend und die eventuell festzulegende Delegierung von Entscheidungsbefugnis in der Projektleitung. Und Achtung: Die im Vorweg zu leistende Budgetierung ist mit zur Verfügung stehenden Kalkulations-Tools für das Projekt wesentlich leichter und exakter zu leisten als ohne.

Mit Bits und Bytes dem Ziel entgegen

Ein weiterer Schritt zum Projekt-Erfolg ist mit IT-Unterstützung ebenfalls deutlich  gesicherter. Es geht um die interne Kommunikation der Beteiligten, was via E-Mail oder persönlichem Gespräch allein meist unzureichend geschieht. Mittels Business-Intelligence wird dagegen ein gemeinsamer Datenzugriff effizient gesteuert. Jedes Team-Mitglied kann sicher sein, die neuesten Dokumenten-Versionen als Gesprächsgrundlage zur Verfügung zu haben. Colaboration-Tools erlauben eine mühelose Verständigung hierüber wie auch über Termine, Sachstände und nächste Prozessschritte.

Erlaubt wird dies über eine umfassende Systemintegration, die IT-Ressourcen von Projektteams mittels einer zentralen Datenbank verbindet.

Was im Baukasten drin sein sollte

Es sollte sich somit  bei der IT-Grundlage um eine entwickelte Projekt-Software handeln, die Ressourcen auf allen Ebenen optimiert. Sie verbindet als wesentlichen Baustein beispielsweise Prozesse für Zeitmanagement und Reporting-Funktionen. Was bedeutet: Arbeitszeiten von Mitarbeitern werden sinnvoll erfasst, was umfangreiche Personalstände betreffen kann. Grund: Eine hoch automatisierte Arbeitszeiterfassung ist Studienergebnissen des Marktforschungsunternehmens Gartner zufolge in der Lage, benötigte Arbeitszeit in einer Größenordnung von 75 Prozent oder mehr zu senken. Ein Faktor, der sich als ausgesprochener Wettbewerbsvorteil in jedem Projektstadium auswirken kann. Gleichzeitig wird über weiteres Reporting auch die Qualität eingesetzter Arbeit gesteuert.

Nicht mit Kleinkram herumquälen

Zeitmanagement meint an dieser Stelle zudem noch etwas anderes: Passgenaue Projekt-Software entlastet obendrein von Routinearbeiten, etwa von der Angebots- bis zur Rechnungstellung. Damit geht Zeitersparnis einher, die der eigentlichen Projektarbeit zugutekommt. Das Programm überwacht außerdem fortlaufende Finanzierungsprozesse in der Projektentwicklung, stellt Kostenrechnungen und –analysen auf, gleicht Soll- mit Ist-Positionen ab und hilft so, bei Fehlentwicklungen rechtzeitig gegen zu steuern.

Einzelne Projektstufen werden hinsichtlich Umfang und Qualität geplanter Schritte überwacht. Außerdem gibt es softwareseitig  auch Unterstützung bei der Projekt-Evaluierung mit verschiedenen Einstellmöglichkeiten zur Datenspeicherung. Auf diese Weise lassen sich perspektivisch Ressourcen planen und Bereitstellungs-Engpässe vermeiden. Zur Kundenseite hin werden im Übrigen deren Anforderungen in die verarbeitenden Prozesse eingespeist, so dass datenunterstütztes Projektmanagement auch eine Marketing-Dimension aufweist.

Software mit Projekterfahrung

Was bleibt, ist das Erfordernis, richtige Entscheidungen zu treffen, die aufgrund validierter Daten umso fundierter sind. Zu einem wesentlichen Teil können Herausforderungen durch eine auf Projekte orientierte Software erfolgreich begegnet werden, die Relationen und Dimensionen in Prozess-Schritten erfasst, welche aus Spezialisten-Erfahrung und typischen Situationen gewonnen sind.