Software auf dem Heimrechner oder in der Cloud: Ein Vergleich

Früher war es ganz einfach für Kleinunternehmer: Sie kauften ihre kaufmännische Software beim Fachhändler oder sogar im Elektromarkt, legten zu Hause die CD ins Laufwerk, installierten das Programm und legten los. Doch dann kam das Internet und damit neue Möglichkeiten. Jetzt haben die Firmenchefs kleiner und mittlerer Betriebe die Wahl: Online-Lösung oder fest installierte Software? Wir machen den Vergleich.

Sicherheit – Was passiert mit den Daten?

Wie sicher ist die Cloud? Auf diese Frage gibt es mindestens genau so viele Pro- und Contra-Antworten wie auf die Frage: Wie sicher ist mein Heimrechner oder Firmennetzwerk? Fakt ist: In Deutschland gelten die höchsten Sicherheitsstandards für Online-Lösungen. Insbesondere Kleinunternehmer, die wenig Ahnung und häufig auch wenig Geld haben, um höchste Sicherheitsstandards ihrer Rechner zu gewährleisten, profitieren von den hochprofessionellen Online-Diensten. Ihre Daten liegen in Rechenzentren, deren Haupttätigkeit es ist, die Daten zu speichern und zu sichern. Tägliche Datensicherungen und Datenwiederherstellungen, modernste Technologien und ein 24-Stunden-Service sorgen für ein höchst mögliches Maß an Sicherheit. Während Feuer-, Wasser oder sonstige Geräteschäden einen kompletten Datenverlust bedeuten können, bleiben die Daten in der Cloud immer abrufbar. Doch für beide Versionen gilt: 100%ig sicher sind die Daten nirgendwo – weder daheim noch in der Cloud.

Updates – Online-Lösungen bieten mehr Komfort

Neue gesetzliche Bestimmungen machen Updates notwendig. Ob Reisekostenreform, SEPA oder neue Steuersätze: Die Software muss immer auf dem aktuellsten Stand sein. Natürlich können sich Kunden fest installierter Lösungen wie auch Kunden von Online-Lösungen darauf verlassen, dass die etablierten Hersteller diese Änderungen auf dem Schirm haben und die Software entsprechend anpassen. Vorteil für Online-Kunden: Sie müssen sich darüber keine Gedanken machen. Updates werden automatisch eingespielt. Dies geschieht meist über Nacht. Der Nutzer muss nicht aktiv werden. Auch neue Funktionen und Softwareverbesserungen werden schneller eingespielt. Bei der fest installierten Software ist ein klein wenig mehr Aufwand nötig. Hier gibt es meist gebündelte Service Pakete und Updates, die heruntergeladen und installiert werden müssen. Die Verantwortung liegt in diesem Fall beim Nutzer. Er muss daran denken, Updates vorzunehmen.

Preismodell – was ist günstiger?

Schwieriger gestaltet sich der Vergleich in Puncto Preismodell. Viele Faktoren entscheiden letztlich darüber, welche Lösung auf lange Sicht günstiger für einen Unternehmer ist. Die meisten Online-Lösungen bieten eine monatliche Nutzungsgebühr an, sind meist auch monatlich kündbar. Die Vorteile liegen auf der Hand: Der Kunde kann die Lösung flexibel nutzen, sie schnell kündigen oder wechseln. Ein Nachteil kann es sein, dass nach einer bestimmten Laufzeit, die Kosten, die beim Kauf einer einmaligen Lizenz angefallen wären, überschritten werden. Dennoch: Wer glaubt, er kauft einmal eine Software für 200 Euro und hat damit für Jahre ausgedient, irrt. Neue Betriebssystem-Versionen und die oben erwähnten gesetzlichen Änderungen machen es erforderlich eine aktuelle Software zu nutzen. Auch kann das schnelle Wachstum eines Unternehmens dazu führen, dass schnell eine neuere Software-Lösung mit größerem Funktionsumfang gebraucht wird. Doch auch für Nutzer fest installierter Software gibt es preislich mehr Flexibilität: Inzwischen werden auch diese Lösungen immer öfter auf „Subskriptionsbasis“ angeboten. Der Kunde zahlt dann ebenfalls monatliche Nutzungsgebühren.

Mobilität – immer und überall arbeiten

Gerade Chefs kleiner Unternehmen kennen das: Das Geschäft lässt einen auch im Urlaub manchmal nicht los. Doch wie noch schnell ein Angebot freigeben, wenn man sich gerade in der italienischen Sonne bräunt und der Arbeitsrechner hunderte Kilometer entfernt ist? Online-Lösungen bieten den Vorteil, dass sie von überall aus und zu jeder Zeit abrufbar sind. Zwar bieten manche kaufmännischen fest installierte Lösungen per mobiler Apps ebenfalls Zugriffe auf bestimmte Funktionen wie die Terminplanung oder Kundendaten, allerdings meist bei Weitem nicht so umfangreich wie Online-Lösungen.

Fazit: Cloud oder fest installiert?

Wie sich zeigt, bieten beide Varianten kaufmännischer Software Vor- und Nachteile. Wer weiterhin ein schlechtes Bauchgefühl dabei hat, all seine Daten in die Cloud zu geben, kann mit mobilen Apps und Preisen auf Subskriptionsbasis beinahe so flexibler wie bei einer Online-Lösung seine fest installierte Software nutzen. Sage bietet seinen Kunden die Freiheit zwischen fest installierter Software und Online-Lösung zu wählen. Was sich durchsetzt, wird die Zukunft zeigen.

Von Oliver Herzig