[VIDEO] Nachgefragt: Was ist Buchhaltung?

In der IT- und Unternehmenswelt stolpert man über viele Begriffe, die einem nicht direkt einleuchten. Buch führen, Buchhaltung, Rechnungswesen, was genau ist das eigentlich? Heute möchten wir etwas Licht ins Dunkel bringen und über ein Thema sprechen, für das wir bekannt sind: Buchhaltung. Unser Sage Experte Marek Kraus erklärt, was es mit der „Buchhaltung auf sich hat in unserer Serie „Nachgefragt“.

Die Buchhaltung oder Buchführung dokumentiert alle Geschäftsvorfälle. Also alle Vorgänge, die das Vermögen einer Firma betreffen, zum Beispiel Kundengeschäfte, Lohnzahlungen oder Kredite. Die meisten Selbstständigen und Unternehmer sind zur Buchführung verpflichtet, um alle ihre Geschäftsvorgänge gegenüber dem Staat dokumentieren zu können. Dies ist wichtig, um am Ende des Jahres eine Bilanz, Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), oder beispielsweise Umsatzsteuervoranmeldung erstellen zu können. Aber auch darüber hinaus macht es Sinn, ordentlich „Buch zu führen“, damit man weiß, wie es finanziell um sein Unternehmen bestellt ist.

„Buch“-haltung und Belegpflicht – das Einmaleins des Rechnungswesens

In der Buchführung herrscht eine Belegpflicht, das heißt, es herrscht die Maxime: Keine Buchung ohne Beleg, und auch umgekehrt – kein Beleg ohne Buchung. Eine Einnahme, z.B. eine bezahlte Rechnung von einem Kunden, kann also nur mit dem entsprechenden Kontenbeleg „verbucht“ werden. Die Buchhaltung gehört zu den Aufgaben des Rechnungswesens, genauer des externen Rechnungswesens, im Gegensatz zum Controlling, das sich mit dem internen Rechnungswesen beschäftigt.

Und warum heißt es eigentlich „Buch“-haltung? Das hat damit zu tun, dass seit dem frühen Mittelalter Kaufmänner ihre Einnahmen und Ausgaben in Büchern dokumentiert haben, um eine Übersicht über ihr Geschäft zu bekommen. Das Prinzip der doppelten Buchführung, also Einnahmen und Ausgaben in unterschiedlichen Konten oder damals Spalten zu dokumentieren, stammt noch aus dem 15. Jahrhundert des mittelalterlichen Italiens.

Die digitalen Helfer der Buchhaltung – Software statt Bücher

Heutzutage werden keine Bücher mehr verwendet, um die Buchhaltung zu erledigen, sondern meist Software-Programme, wie die von Sage. Einige Unternehmer geben die Buchhaltung auch außer Haus und lassen sie von einem Steuerberater erledigen. Der Nachteil dieser Variante: Sie haben dadurch nicht ihre Einnahmen und Ausgaben ständig im Blick und in der eigenen Hand.

Moderne Online-Dienste, wie beispielsweise Sage One, erleichtern die Arbeit. Sie automatisieren manuelle Vorgänge. So lässt sich das Online-Banking integrieren, um direkt Rechnungen zu bezahlen und Belege für die Buchhaltung zu erstellen. Durch die die Verbindung mit dem Online-Banking können Transaktionen direkt in die Buchhaltung übernommen werden. Wenn z.B. regelmäßig Zahlungen wie Mietausgaben abgehen, werden diese automatisch verbucht.

Buchhaltung vorn unterwegs – die digitale Transformation ist im Unternehmen angekommen

Bei einer Online-Lösung kann ein Unternehmer von überall auf sein Geschäft via Laptop oder Smartphone zugreifen – so lange eine Internetverbindung besteht. So muss der Unternehmer nicht sechs Wochen auf die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) seines Steuerberaters warten, sondern nur seine App auf dem Smartphone öffnen, um zu wissen, wo er mit seiner Firma steht.

Er hat so immer einen Überblick über seine Finanzen und ist für die nächste Steuerprüfung gewappnet. Denn auch mit den neuen Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung werden selbst die manchmal noch als altmodisch angesehenen Behörden, wie das Finanzamt, digital und fordern von Unternehmen digitale Belege ein. Die Zeit der Zettelwirtschaft und der händischen Buchführung ist endgültig vorbei.

Von Marek Kraus

Marek Kraus leitet das Onlinegeschäft für Gründer und Kleinunternehmer bei Sage