Wir sind die Roboter? Digitale Transformation im Personalwesen

Haben Sie selbst manchmal das Gefühl, dass Ihr Aufgabenbereich im Personalmanagement kontinuierlich und unaufhaltsam wächst? Sie sind für die Gehaltsabrechnung verantwortlich, übernehmen das Reisekostenmanagement, überwachen die Zeitkonten der Mitarbeiter, kümmern sich ums Onboarding neuer Kollegen und erstellen Zwischen- oder Arbeitszeugnisse für Mitarbeiter. Zusätzlich sollen Sie – ganz im Sinne des Employer Brandings – den Aufbau einer attraktiven Arbeitgebermarke vorantreiben. Ebenso liegen Recruiting und Mitarbeiterbindung in Ihrer Verantwortung. Die Jahresfeedbackgespräche sollen pünktlich erledigt werden und auch die Ziele für das Geschäftsjahr müssen mit den Kollegen vereinbart werden. Und so weiter…. Da aber auch der Tag von HR-Mitarbeitern nur 24 Stunden umfasst, sind Sie folglich dringend auf Unterstützung angewiesen. Auf zusätzliche Manpower dürfen Sie in Zeiten immer dünner werdender Personaldecken wohl kaum hoffen. Ein großes Schlagwort, das auch HR seinen Segen bringen soll heißt „Digitalisierung“. Und: HR ist strategisch aufgefordert, die digitale Transformation im Unternehmen voranzutreiben. Ein Mammutakt, der sich in die bereits erwähnte Vielfältigkeit an Aufgaben zusätzlich einreiht? Wie Digitale Transformation gelingt und im Unternehmen wirklich angepackt werden kann, erfahren Sie auf der Sage Summit Tour am 8. März in Berlin. Gerade für Personaler und Personalentscheider ein wichtiger Termin, um das Unternehmen für die Zukunft weiterzudenken.

Human Resources am Scheideweg

Dank Automatisierung übernehmen IT-Werkzeuge den Großteil der Verwaltungsaufgaben im Personalbüro. Damit werden Ressourcen für die wirklich wichtigen Aufgaben frei. Die HR-Abteilung kann ihrer zunehmend strategischeren Ausrichtung gerecht werden sowie einen wertvollen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten. Doch das konservative Verständnis von HR hält sich hartnäckig. So ergab die IDC-Studie „Mitarbeiter der Zukunft: Die Evolution der Arbeitswelt im Zeitalter der digitalen Transformation“ im vergangenen Jahr, dass das Aufgabenfeld von HR noch immer mit klassischen Verwaltungsarbeiten gleichgesetzt wird. Gerade vor dem Hintergrund der aktuellen gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Herausforderungen ist diese Auffassung aber nicht mehr zeitgemäß. In Folge weniger werdenden Fachkräfte und der bevorstehenden Pensionierungswelle der so genannten Babyboomer, also der zwischen 1955 und 1965 geborenen Arbeitnehmer, muss HR den Faktor Mensch in den Mittelpunkt stellen. Das bedeutet aber auch, die Mitarbeiter von ressourcenbindenden, nicht-wertschöpfenden Tätigkeiten zu entlasten. Und genau das gelingt über digitales Personalmanagement.

Entsprechende Software-Lösungen erstellen zum Beispiel Entgeltabrechnungen vollautomatisch, verteilen sie an die Mitarbeiter und übermitteln die erforderlichen Daten an die Sozialkassen. Das spart Zeit und Geld. Schon allein deshalb, weil Papier- und Druckerkosten nahezu komplett wegfallen. Zudem berücksichtigen diese Lösungen selbstständig Abgabetermine und Meldefristen – und gestalten damit den gesamten Workflow wesentlich effizienter und kostengünstiger.

Zunehmend wertschöpfende Bedeutung von HR

Immer noch befürchten viele HR-Mitarbeiter jedoch, dass sie sich mit der Einführung einer solchen Software überflüssig machen. Doch weit gefehlt! Worauf es im Personalmanagement heute ankommt, ist die Analyse vorhandener Daten und deren Bewertung. Stichwort Business Intelligence. Gerade der HR-Bereich ist prädestiniert dafür, strategische Handlungsempfehlungen zu geben, zum Beispiel zum Personal- und Weiterbildungsbedarf. Die dafür erforderlichen Kennzahlen liefern IT-gestützte Lösungen – und zwar ohne Verzögerung in Echtzeit. Doch nur der qualifizierte und erfahrende Personaler schafft es, auf Basis von Krankenstand, Durchschnittsalter und Fluktuationsquote die richtigen Schlüsse zu ziehen. Diese wiederum bilden die Grundlage für wichtige Geschäftsentscheidungen. Durch den Wegfall administrativer Aufgaben entwickelt sich die HR-Abteilung damit zum strategischen Business-Partner im Unternehmen.

Digitale Kompetenzen der Mitarbeiter individuell fördern

Die Schlüsselfunktion der HR für den digitalen Wandel hat noch einen anderen Grund: Neue Geschäftsmodelle und die zunehmende Nutzung digitaler Technologien betreffen nicht nur die Unternehmensführung, sondern erfordern auch veränderte Kompetenzen bei den Angestellten. Die digitale Transformation ist nicht mehr aufzuhalten, wenn Unternehmen erfolgreich sein wollen. Während die einen befürchten, dass schon bald Roboter die Arbeiten übernehmen, freuen sich andere über die neuen digitalen Möglichkeiten. Letzten Endes sind es die Mitarbeiter, die die digitale Transformation im Unternehmen umsetzen – und sich deswegen grundlegend anderen Aufgaben gegenüber sehen als in der Vergangenheit. HR hat digitale Kompetenzen aufzubauen und zu stärken und die Mitarbeiter auf diese neue Reise mitzunehmen.

Dieser Umstand ist für HR Herausforderung und Chance zugleich: Einerseits führt er zu einem zwingenden Handlungsbedarf des Personalwesens in Sachen Digitalisierung; gleichzeitig erlaubt er HR jedoch auch, sich als Treiber des digitalen Wandels zu positionieren. Ein wesentlicher Beitrag des Personalmanagements für das Gelingen der Digitalisierung im eigenen Unternehmen besteht darin, frühzeitig den digitalen Wissensstand der Arbeitnehmer zu identifizieren und geeignete Schulungskonzepte zu definieren. Hier kommt es vor allem darauf an, Rücksicht auf den individuellen Bedarf des einzelnen Mitarbeiters zu nehmen und nur Schulungen anzuordnen, die auf dessen Wissenstand aufbauen und für den jeweiligen Kompetenzbereich des Angestellten relevant sind. Das kann von Mitarbeiter zu Mitarbeiter, je nach Alter, Ausbildung und Branche, unterschiedlich sein.

HR als zentraler Baustein im Prozessmanagement

Für das aktuelle Jahr planen deutsche Unternehmen Umfragen zufolge hohe IT-Investitionen. Vor allem die Digitalisierung von Geschäftsprozessen steht ganz oben auf der Agenda. Laut Angaben des Beratungshauses Capgemini wollen knapp die Hälfte aller Unternehmen ihre Budgets aufstocken, elf Prozent sogar im zweistelligen Prozentbereich.

Das Personalmanagement sollte die Gunst der Stunde nutzen und sich im Zuge des digitalen Wandels neu definieren. Innovative Technologien kommen zunehmend organisationsweit zum Einsatz – angefangen bei der Posteingangsbearbeitung über Marketing, Vertrieb und Support bis hin zum Controlling. Damit alle Prozesse optimal ineinandergreifen, darf Human Resources dabei nicht außen vor bleiben.

Denken Sie Ihre Unternehmen weiter

Versäumen Sie es nicht, den wichtigen Blick über den Tellerrand zu wagen. Vernetzen Sie sich mit anderen Fachkollegen, treten Sie in Erfahrungsaustausch mit Personalern und Unternehmenslenkern, die vielleicht schon einen Schritt weiter sind in Sachen digitale Transformation. Holen Sie sich wichtige Impulse und konkrete Praxistipps von digitalen Vordenkern. Am 8. März haben Sie dazu die Gelegenheit.