Comienza la carrera para el cierre contable: 9 puntos para tener en cuenta

Con la llegada del mes de enero se da el pistoletazo de salida para la realización del cierre contable y la presentación de los últimos impuestos del ejercicio 2018.

• Te recomendamos nueve puntos para ayudarte a realizar el cierre contable
• Planificación y priorización serán las claves para mantener tu contabilidad bajo control

Ya está aquí, ya llego otro mes de enero. Uno de los meses más dinámicos, estresantes y complicados para los responsables de la contabilidad y de la presentación de los impuestos de las empresas. Aquellos que han pasado muchos eneros realizando cierres contables, ya saben a lo que se enfrentan, mientras que otros sufrirán en silencio el estrés de la preparación de sus primeras cuentas anuales.

Enero es la primera meta que hay que cubrir en el cierre contable de las empresas. Comienza una carrera que rematará con la presentación del Impuesto de Sociedades, pero que, hasta su conclusión, puede generar un sobreesfuerzo en los departamentos contables.

En el caso de que sea nuestro primer cierre contable y fiscal, probablemente nos resultará estresante, pero es una aventura para la que seguro que estamos preparados y a la que sobreviviremos.

Para procurar llevar bien el cierre contable, desglosamos nueve puntos que conviene tener en cuenta para que no se nos escape nada y podamos hacerlo más llevadero.

Gestión de los archivos

En algunas empresas, esto puede ser una carga importante de trabajo. En este sentido de cara al próximo ejercicio se puede ir digitalizando la documentación y las facturas, para no tener que guardarla en formato físico o minimizar la que se guarda, aunque hay que tener en cuenta que hay determinados documentos que hay que mantener en formato impreso.

El archivo de la documentación del nuevo ejercicio es una tarea que puede esperar, pero si se va archivando día a día será más fácil. Si nos encontramos realizando prácticas en la empresa, esta será probablemente una tarea que nos asignarán y que puede empezarse a planificar y desarrollar antes de finalizar el año.

Atención al calendario contable

La legalización de los libros contables debe realizarse como máximo, los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio, por lo que la fecha límite será el 30 de abril. Por otra parte, el plazo para la presentación de las cuentas anuales de las sociedades de capital es de un mes después de su aprobación en la junta general ordinaria de socios, que deberá celebrarse antes de seis meses después del cierre del ejercicio. Por lo tanto, para la mayoría de las empresas, cuyo ejercicio fiscal coincide con el año natural, el plazo máximo para la presentación es hasta el 30 de julio.

Revisiones contables

Para realizar el depósito de las cuentas anuales, el ejercicio contable debe estar cerrado y revisado. Antes de presentar las últimas liquidaciones de impuestos del ejercicio y de cerrar la contabilidad, se debe realizar una exhaustiva revisión de la contabilidad, para asegurarse de que esta representa la imagen fiel del patrimonio y de la situación de la empresa y que, por lo tanto, está libre de errores.

Un balance de sumas y saldos nos será útil para saber si existen errores en los saldos, ya que fácilmente se pueden detectar saldos de proveedores o clientes contrarios a su naturaleza, que pueden ser un indicio de errores, aunque no necesariamente, ya que puede haber saldos de proveedores con abonos pendientes.

Ajustes contables

Antes de cerrar la contabilidad se deben haber realizado los ajustes contables de cierre del ejercicio. Los principales ajustes que debes hacer para cerrar correctamente tus cuentas son: reclasificación de deudas de largo a corto plazo, periodificaciones, variación de existencias, dotación de provisiones, amortizaciones, etc.

Liquidaciones de impuestos

Con las últimas liquidaciones periódicas de impuestos hay que presentar los modelos anuales: 390, 190, 180, 347 y 349 de operaciones intracomunitarias si se han realizado este tipo de operaciones.

Es importante tener en cuenta que los datos que se reflejan en la contabilidad tienen que coincidir a la perfección con los impuestos declarados durante el ejercicio fiscal, si no se quiere tener una inspección de la Agencia Tributaria.

Por último, antes del 25 de julio se presentará el Impuesto sobre sociedades. Las empresas que utilicen el SII dejarán de tener la obligación de presentar los modelos 347 (operaciones con terceras personas), 340 (libros registro) y 390 (resumen anual del IVA).

Vacaciones no gracias

Hasta la presentación de las cuentas anuales y del impuesto de sociedades, si puedes coger unos días de vacaciones, serás un privilegiado. Durante los primeros meses del año, el cierre del ejercicio anterior requerirá un esfuerzo extra. Es por ello, que es conveniente intentar realizar el cierre contable cuanto antes, para así centrarse en el nuevo ejercicio y, a lo mejor, de paso, poder cogerse algunos días de vacaciones antes del verano.

Priorizar

Durante estos meses hay que priorizar unas tareas frente a otras. En este sentido, la Agencia Tributaria tiene preferencia ya que hay que cumplir con los plazos para la presentación de las liquidaciones de impuestos, motivo por el cual la contabilidad que soporta estas liquidaciones tiene que estar pasada al programa contable para poder presentar los modelos tributarios. Para facilitar la presentación de las liquidaciones tributarias, es conveniente tener un software que permita presentar directamente los impuestos desde el programa contable, como es el caso de cualquiera de las aplicaciones contables de Sage.

No descuidar el ejercicio corriente

Aunque es conveniente cerrar el ejercicio anterior cuanto antes, no se debe descuidar la contabilidad del ejercicio en curso, ya que llevar las tareas contables al día requerirá menos esfuerzo que si se empiezan a acumular facturas de proveedores y apuntes contables pendientes de contabilizar.

Para facilitar la contabilización de los apuntes bancarios, es conveniente contar con un software que facilite la importación de los extractos bancarios de las entidades financieras con las que se trabaje.

El modelo 347 se sigue presentando en febrero

Al final la presentación del modelo 347 se queda como estaba en el mes de febrero. En este sentido, es de agradecer la presión que han realizado diferentes asociaciones profesionales para que se quedará como estaba, ya que pasarlo al mes de enero supondría un esfuerzo importante para los departamentos de administración de las empresas.

El cierre contable es un proceso estimulante en el que el objetivo es a la vez cumplir con las obligaciones y depurar continuamente nuestra gestión administrativa.