5-7 Stunden pro Woche gespart – Mehr Effizienz im Mittelstand
Was passiert, wenn wichtige Informationen vielleicht vorhanden, aber nicht auffindbar sind? Die Mohn GmbH ist ein gutes Beispiel dafür, wie die ERP-Software Sage 100 in Kombination mit xRM und Praxedo zu einer 360° Lösung ausgebaut wurde, dabei an sämtliche Anforderungen des Unternehmens flexibel anpassbar ist und durch die Automatisierung sämtlicher Prozesse die ganze Arbeitsweise des Unternehmens positiv verändert hat.
Die Mohn GmbH ist Weltmarktführer für Hygienetechnik in der Lebensmittelproduktion. Das Unternehmen entwickelt seit 30 Jahren mit rund 50 Mitarbeitenden Lösungen für die Lebensmittelindustrie. Diese sind in den meisten Fällen maßgeschneidert und auf die Bedürfnisse der Kunden angepasst. Mohn bietet hierbei seinen Kunden neben der Projektierung auch die Fertigung und den Service an.
Inhaltsverzeichnis
- Die Herausforderung: Wie können alle Informationen zentral verfügbar gemacht werden?
- Die Lösung: Automatisierung und zentrale Daten mit Sage 100 xRM
- Der Mehrwert: 5-7 Stunden Zeitersparnis pro Woche
- Vernetzte Prozesse: Vertrieb, Fertigung und Service im Einklang
- Mehr Kundenorientierung durch sofort verfügbare Informationen
- Fazit: Digitale Prozesse als Erfolgsfaktor für den Mittelstand
- FAQ: Häufige Fragen zur Effizienz im Mittelstand
Das Wichtigste in Kürze
- Informationen sollten zentral abgelegt werden und jederzeit verfügbar sein.
- Mit der Kombination aus Sage 100, Sage 100 xRM und Praxedo entstand eine durchgängige 360°-Lösung für Vertrieb, Projektmanagement und Service.
- Die Monteure legen heute alle Berichte, Daten und Kundenfotos digitalisiert und zentral ab, so dass sie allen Mitarbeitenden sofort und jederzeit zur Verfügung stehen.
- Durch die zentrale Dokumentation der Kunden-, Projekt- und Servicedaten spart man sich wöchentlich 5-7 Stunden.
- Die eingesparte Zeit nutzt Mohn jetzt für Umsatzfördernde Tätigkeiten.
- Durch automatisierte Workflows und Eskalationen werden Prozesslücken verhindert, was für mehr Sicherheit und Transparenz sorgt.
- Kundenanfragen können schnell und professionell erledigt werden.
Die Herausforderung: Wie können alle Informationen zentral verfügbar gemacht werden?
Die teils sehr großen Projekte erfordern eine sehr gute Dokumentation durch die Monteure, um bei Rückfragen der Kunden oder Folgeprojekten darauf zurückgreifen zu können. Doch Informationen fehlten entweder gänzlich oder waren nicht strukturiert oder schnell verfügbar.
Die fehlende Transparenz führte zu einem erheblichen Zeitaufwand im Alltag. Man verbrachte viele Stunden mit dem Suchen von Unterlagen, etliche Informationen waren im Lauf der Zeit einfach für immer verloren gegangen.
In der Folge ging wertvolle Arbeitszeit verloren und Mohn war klar, dass er nicht den Anschluss an die Zukunft zu verpassen wollte.
Geschäftsführer David Mohn erinnert sich mit Schrecken an diese Zeit:
„Früher war es fast unmöglich, alte Informationen oder Wartungsberichte schnell zu finden.“
David MohN, Geschäftsführer
Die Lösung: Automatisierung und zentrale Daten mit Sage 100 xRM
Mit der ERP-Lösung von Sage hatte Mohn bereits seit 25 Jahren gute Erfahrungen gemacht, weil Sage die Flexibilität bietet, Prozesse schnell anzupassen und neue Anforderungen umzusetzen. „Gerade weil alles so dynamisch ist, ist es ein riesiger Vorteil, dass wir Anpassungen jederzeit umsetzen können“ freut sich Mohn immer noch über seine damalige Entscheidung für Sage.
Gemeinsam mit dem Sage Business Partner Appontes entschied man sich deshalb für die CRM-Lösung Sage 100 xRM, die Mohn für Angebote, Auftragsabwicklung, Dokumentenmanagement und Workflows nutzt Zusammen mit der ergänzenden Field Service Management Software Praxedo entstand so eine 360° Rundum-Lösung, durch die alle relevanten Informationen systemübergreifend digital erfasst und weiterverarbeitet werden können:
- Kunden- und Projektdaten
- Maschinenhistorien / digitaler „Lebenslauf“ für jede Anlage
- Serviceeinsätze und Wartungsberichte
Die Einführung von Sage 100 xRM brachte dem Unternehmen eine erhebliche Arbeitserleichterung, insbesondere durch Automatisierung (z.B. automatische Versendung von Bedienungsanleitungen) und die zentrale Dokumentation. Besonders wertvoll ist die digitale Ablage von Skizzen, Gesprächsnotizen und Zeichnungen, was die Nachvollziehbarkeit und Zusammenarbeit deutlich verbessert hat.
Profitieren Sie von Flexibilität und mehr Kundennähe mit Sage 100 xRM!
Ein weiterer wichtiger Punkt im Prozessflow für David Mohn: Automatisierte Eskalationen verhindern z.B. vergessene Rechnungsstellungen und geben ihm die Möglichkeit, wenn nötig rechtzeitig Maßnahmen zu ergreifen.
Der Mehrwert: 5-7 Stunden Zeitersparnis pro Woche
Gerade im Service und im täglichen Kundenkontakt zeigt sich, wieviel Zeit und Informationen hier früher durch Suchaufwand und manuelle Prozesse verloren gingen.
Durch die zentrale Datenbasis kann das Team Informationen sofort abrufen, dadurch schneller reagieren und effizienter arbeiten. David Mohn freut sich: „Wir sparen jede Woche fünf bis sieben Stunden, weil wir nicht mehr nach Informationen suchen müssen.“
Auch der Umsatz hat sich erhöht, denn es bleibt viel mehr Zeit für Umsatzsteigernde Tätigkeiten wie Neuakquisition, Eruierung von Cross-Sell Möglichkeiten und bessere Bestandskundenbetreuung.
David Mohn ist begeistert:
„Ich bin bestimmt der glücklichste Kunde von Sage!“
David Mohn
Vernetzte Prozesse: Vertrieb, Fertigung und Service im Einklang
Ein besonderer Mehrwert entsteht durch die Integration aller Unternehmensbereiche.
Durch die digitale Vernetzung kann Mohn heute die Produktionskapazitäten einsehen und den Vertrieb entsprechend steuern. Gleichzeitig können die Lieferzeiten realistischer kalkuliert und Serviceeinsätze effizient geplant werden.
„Alle Daten laufen bei uns zusammen – vom Vertrieb über die Fertigung bis zum Service.“
Dadurch werden Informationsbrüche vermieden und Transparenz geschaffen.
Mehr Kundenorientierung durch sofort verfügbare Informationen
Die Geschwindigkeit im Kundenkontakt ist heute ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Anstatt Informationen mühsam zusammenzusuchen, stehen heute alle relevanten Daten mit einem Klick zur Verfügung. Das minimiert die Reaktionszeiten, führt zu fundierten Entscheidungen und höherer Qualität in den Aussagen.
„Wenn ein Kunde anruft, haben wir sofort alles parat – das ist einfach irre im Vergleich zu früher.“
David Mohn
Fazit: Digitale Prozesse als Erfolgsfaktor für den Mittelstand
David Mohn sieht sein Unternehmen gut für die Zukunft aufgestellt. Die Erfolgsgeschichte der Mohn GmbH zeigt deutlich:
Digitale Prozesse und moderne, flexibel anpassbare ERP-Lösungen wie Sage 100 sind im Mittelstand kein „Nice-to-have“, sondern ein entscheidender Wettbewerbsfaktor.
In einem dynamischen Marktumfeld, in dem flexible Systeme entscheidend sind, gewinnt Mohn mit Sage xRM und Praxedo genau das, was im Alltag oft fehlt: Zeit.
FAQ: Häufige Fragen zur Effizienz im Mittelstand
Mohn hat sein ERP System Sage 100 mit dem CRM System von Sage und zusätzlich Praxedo verknüpft, um Abläufe zu automatisieren und zu digitalisieren. Dadurch wurden alle Informationen zentralisiert, die vorher überall verstreut lagen. Der Suchaufwand hat sich dadurch drastisch reduziert, was Abläufe beschleunigt und Ressourcen effizienter nutzbar macht.
Das Beispiel der Mohn GmbH zeigt, wie mit einer Kombination aus ERP-, CRM- und Field-Service-Management-Lösungen sämtliche Unterlagen digital erfasst und archiviert werden können und somit jederzeit und von überall aus griffbereit sind. Dies macht das Unternehmen gegenüber seinen Kunden jederzeit aussagefähig, was die Zufriedenheit der Kunden erhöht. Und auch intern besteht eine deutlich höhere Transparenz.
Mit automatisierten Workflows lassen sich manuelle Tätigkeiten deutlich reduzieren und Fehler verhindern. Im Beispiel der Mohn GmbH sorgen automatische Erinnerungen oder Eskalationen dafür, dass wichtige Aufgaben wie Rechnungsstellungen getrackt und somit nicht vergessen werden.
Die kombinierte ERP- und CRM-Lösung eignet sich inbesonders für mittelständische Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse digitalisieren und dabei die Zusammenarbeit zwischen Vertrieb, Service und Verwaltung verbessern möchten.
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