8 Erfolgsfaktoren: So gelingt die Einführung eines DMS

Viele mittelständische Unternehmen möchten auf ein papierloses Dokumentenmanagementsystem (DMS) umstellen. Denn es bringt Ordnung in die Massen an Dateien auf ihren Festplatten. Digitale Prozesse und gezielter Dateizugriff versprechen Zeitersparnis und mehr Überblick. Doch zu groß erscheinen vielen Entscheidern die technischen Hürden und menschlichen Widerstände bei der Umstellung. Mit einer strukturierten Herangehensweise kann die Umstellung aber gut gelingen. Wir stellen 8 Erfolgsfaktoren für die Einführung eines DMS vor.

Ob im Außendienst, im Homeoffice oder nur von irgendwo anders auf dem Firmengelände: wenn Mitarbeiter auch jenseits des eigenen Schreibtischs schnellen und gezielten Zugriff auf alle Dokumente und Informationen haben, steigert das die Produktivität. Eine moderne Arbeitsumgebung mit schlüssiger IT-Infrastruktur ist auch auf der Suche nach jungen Fachkräften ein Wettbewerbsvorteil. Die Voraussetzung ist, dass analoge Dokumente bei Eingang digitalisiert werden.

Enterprise Content Management (ECM) umfasst „die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse“ (Branchenverband AIIM International). Dabei können die unterschiedlichsten Inhalte aufgenommen werden: sowohl strukturierte Inhalte wie Rechnungen oder Verträge, als auch wenig strukturierte Inhalte wie E-Mails, Aktennotizen oder Presseartikel.

8 Erfolgsfaktoren der erfolgreichen DMS-Einführung

1. Machen Sie die Einführung zur Chefsache

Wie alle größeren Veränderungen, muss auch eine DMS-Einführung von der Geschäftsleitung getragen werden. Allerdings haben Geschäftsführer meist weniger mit dem Dokumentenmanagement zu tun als Mitarbeiter aus Buchhaltung, Vertrieb und Finanzen. Daher müssen Argumente und Impulse oft zunächst vom mittleren Management kommen und gehört werden, damit DMS auf die Tagesordnung kommt.

2. Stellen Sie ein Team zusammen

Von Produktion und Disposition bis zu Vertrieb und Personal – ein DMS betrifft alle Abteilungen. Um herauszufinden, was das DMS leisten muss, braucht es aus jedem Bereich ein bis zwei Mitarbeiter, die mit dem Arbeitsalltag vertraut sind und kommunikative Fähigkeiten besitzen.

3. Sammeln Sie die Anforderungen

Die Team-Mitglieder ermitteln für ihre Abteilung die Anforderungen und bringen sie ins Lastenheft ein. Sie definieren Mindest-Ziele, die bald nach Einführung erreicht werden sollen. Ebenso eine Vision, wie Prozesse längerfristig – nach ein bis zwei Jahren – optimalerweise aussehen sollen. Eine Anforderung ist oft, dass sich die rechtliche Absicherung erhöhen soll. Gerade kleine Unternehmen tun sich oft schwer, alle gesetzlichen Regelungen im Umgang mit Daten im Blick zu behalten. DMS speichert revisionssicher, regelt den Zugriff und unterstützt bei der termingerechten Vernichtung obsoleter Daten.

4. Bewerten Sie die DMS- und ECM-Lösungen

Anhand des Lastenhefts werden am Markt befindliche Systeme bewertet. Dabei spielen sowohl Preis und Funktionsumfang als auch IT-technische Voraussetzungen eine Rolle. Wie gut lässt sich ein System in die vorhandene IT-Landschaft integrieren? Wie groß ist der administrative Aufwand, der im eigenen Haus anfällt? Wie groß sind die voraussichtlichen Zeit- und Produktivitätsgewinne? Gibt es Lösungen, die sich für die eigene Branche besonders eignen?

5. Holen Sie sich Rat

Nach einer anfänglichen Orientierungsphase ist es sinnvoll, mit Anbietern beziehungsweise Systemhäusern in Kontakt zu treten. Diese besitzen das größte Know-how für eine erfolgreiche Einführung. Lassen Sie sich zunächst kostenlos beraten, bis sie klar sehen, welche Lösung und welcher Partner am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

6. Machen Sie einen Zeitplan in Stufen

Ist die Entscheidung für einen Partner gefallen, erarbeiten Sie mit ihm einen Plan für die stufenweise Einführung der DMS- beziehungsweise ECM-Lösung. Wenn möglich beginnen Sie die Einführung in einer einzigen Abteilung, zum Beispiel Personal oder Finanzen. Mit den gemachten Erfahrungen passen Sie die Einführungskonzepte für die dann folgenden Abteilungen an.

7. Leisten Sie Überzeugungsarbeit

Da üblicherweise nahezu alle Mitarbeiter von der Umstellung mehr oder minder betroffen sind, kommunizieren Sie die bevorstehenden Veränderungen rechtzeitig und machen Sie auch den Nutzen für die tägliche Arbeit deutlich. Zeigen Sie, wie das neue System unterstützen kann und welcher „Papierkram“ dadurch wegfällt.

8. Betreuen Sie die Mitarbeiter

Konfrontieren Sie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht ohne Schulung mit dem neuen System. Da in kleinen Unternehmen umfängliche Schulungen oft schwierig in den Arbeitsalltag zu integrieren sind, wählen Sie gezielt einzelne kommunikative Personen aus, die Neuerungen positiv gegenüberstehen. Schulen Sie diese besonders gut, sodass sie ihr neues Wissen an die Kolleginnen und Kollegen weitergeben können. Das vermeidet viel Frustration und Überstunden in der Einführungsphase.

Fazit: darauf kommt es an bei der Einführung eines DMS

Oft fürchten mittelständische Unternehmen hohe Projektinvestitionen und unnötige Kosten für einen großen Funktionsumfang, den sie nicht annähernd ausreizen können. Dabei sind heutige Lösungen in der Regel so modular aufgebaut, dass sie sich funktional und preislich gut an die individuellen Anforderungen und wachsenden Bedürfnisse anpassen lassen.

Genau hier liegt die Stärke moderner Lösungen: Vorkonfigurierte Szenarien und Module wie E-Mail-Archivierung oder Personal Management machen die Handhabung leicht. Aus Best Practice entstandene Workflow-Management Funktionen helfen einem einführenden Unternehmen neue, digitale Prozesse zu etablieren. Ein DMS ist ein Schritt Richtung Digitalisierung, der mit diesen 8 Tipps mit großer Sicherheit gelingt.

Übrigens: Welche Do’s und Don´ts Sie bei der Einführung eines DMS beachten sollten, haben wir bereits hier zusammengetragen.