Gehalts- und Lohnabrechnung – Tipps für Lösungsstrategie

Die Gehalts- und Lohnabrechnung spielt in vielen Unternehmen eine zentrale Rolle. Wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich nicht auf die korrekte Lohnsumme verlassen können, bekommen Sie als Chef oder Lohnbuchhalter Ärger. Gerade für Kleinunternehmer, die zum ersten Mal Mitarbeiter beschäftigen, kann die Gehalts- und Lohnabrechnung der blanke Horror sein. Wie aber können Sie die für Sie passende Lösungsstrategie finden? Welche Aspekte sind für ein wachsendes Unternehmen bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung wichtig?

Nehmen Sie nicht die erstbeste Lösung

Es gibt verschiedene Strategien, um die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu organisieren. Sie können einen Steuerberater damit beauftragen oder einen Lohnbuchhalter stundenweise beschäftigen. Sie können eine Software einsetzen oder eine cloudbasierte Anwendung. Immer gilt: Unabhängig von der gewählten Strategie brauchen Sie Basiswissen, vor allem über die Anforderungen in Gestalt gesetzlicher Vorschriften. Vor der Auswahl einer Lösung sollten Sie daher selber noch einmal die Schulbank drücken.  Besuchen Sie beispielsweise Kurse der Handwerks- und Handelskammern oder freier Anbieter, damit Sie sich einen Überblick verschaffen. Unser Lohnabrechnung Muster bietet Ihnen ebenfalls einen guten ersten Überblick für die Lohnabrechnung. Eine Basisschulung erscheint Ihnen vielleicht zunächst als ein zu hoher Zeitaufwand. Aber das geballte Experten- und Überblickswissen ist allemal besser als eine verzweifelte und möglicherweise noch aufwendigere Google-Recherche.

Wenn Sie die Lohnbuchhaltung nicht selber übernehmen wollen, kommt für Sie eine Outsourcing-Lösung infrage. Diese Möglichkeit für kleine Unternehmen, die Lohn- und Gehaltsabrechnung extern zu vergeben, war früher sehr beliebt. Sie hat aber auch große Nachteile. Manchmal vergisst man, einen bestimmten Mitarbeiter in der Lohnabrechnung zu erfassen oder die Stammdaten eines anderen Mitarbeiters zu aktualisieren. In diesem Fall muss der Buchhalter mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung von vorne beginnen. Dadurch wird die zwei- oder dreifache Gebühr für die Lohn- und Gehaltsabrechnung erforderlich. Dabei sind Sonderfälle der Lohn- und Gehaltsabrechnungen wie Bonuszahlungen, die zusätzliche Kosten verursachen können, noch gar nicht berücksichtigt.

Ohne Vorarbeiten im eigenen Betrieb geht es nicht

Diese Sonderfälle müssen Sie Ihrem externen Lohnbuchhalter genauso mitteilen, wie Sie Urlaubstage oder Stundenzettel für die Lohnbuchhaltung rechtzeitig übermitteln müssen. Sie sehen also, dass es ohne vorbereitende Tätigkeiten durch den Chef meist nicht getan ist. Daher sollten Sie überlegen, Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung per Software zu organisieren. Angesichts der vielen Vorteile, die cloudbasierte Software bietet, ist diese Strategie in den letzten Jahren bei vielen Kleinunternehmern immer beliebter geworden. Vor allem Cloud-Lösungen berücksichtigen die gesetzlichen Anforderungen und vermeiden Fehler durch Plausibilitätsprüfungen. Zudem werden sie regelmäßig aktualisiert, sodass gesetzliche Änderungen oder Reformen bei den Sozialversicherungsträgern stets rechtzeitig berücksichtigt werden.

Flexibilität und mobiler Zugriff

Bei einer Lohnbuchhaltung aus der Cloud sind Sie als Unternehmer flexibler als mit einem externen Dienstleister. Sie haben die volle Kontrolle auch bei plötzlichen Änderungen beispielsweise durch Krankmeldungen, Kündigungen oder bei Überstunden. Schnell können Sie solche Änderungen erfassen. Wenn Sie es richtig durchdenken und vielleicht einen Einführungskurs absolviert haben, werden Sie merken, dass Sie als Chef so viele Aspekte, Aufgaben, Fristen und Meldungen selber berücksichtigen müssen, dass Sie mit einer Software immer noch schneller und günstiger arbeiten werden als mit einem Lohnbuchhalter. Bedenken Sie auch: Wenn Sie ein eigenes Unternehmen führen, hören Sie nie auf dazuzulernen. Als Unternehmer sind Sie für die Betriebsabläufe zuständig – auch für die Finanzen und die Verwaltung. Selbst wenn Sie diese Aufgaben outsourcen oder Software einsetzen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie die erwarteten Ergebnisse und die gewünschte Rendite erzielen.