Beiräte in Familienunternehmen und im Nachfolgeprozess

Rund 80 Prozent der Familienunternehmen mit mehr als 125 Millionen Euro Umsatz haben inzwischen einen Beirat. Bei den kleineren Unternehmen zieht rund ein Drittel einen Unternehmensbeirat zu Rate.

Da Beiräte mit einigem Aufwand und nicht unerheblichen Kosten verbunden sind, müssen sie einen Mehrwert erzeugen. Mit einem Beirat erhalten Unternehmen kompetente fachliche Beratung. Der Bedarf steigt seit Jahren, denn wirtschaftliche Vorgänge und Strukturen werden immer komplexer. Üblicherweise findet Beratung jedoch häufig nur zeitlich begrenzt und punktuell statt und Berater bekommen selten Einblick in die gesamte Komplexität eines Unternehmens. Beiräte bieten dagegen eine dauerhafte Beratungskompetenz.

Funktionen und Aufgaben von Beiräten

Beiräte ermöglichen aber nicht nur Beratung, sondern können in zahlreichen weiteren Funktionen agieren. So sind sie häufig Sparringspartner für Eigentümer und Führungskräfte, Kontrollorgan und Strategieentwickler, entscheiden über strategische Investitionen mit und können Personalkompetenz für die Geschäftsführung erhalten. Manchmal müssen sie als Vermittler und Schlichter zwischen Gesellschaftern und Geschäftsführung fungieren. Ins operative Geschäft sollte ein Beirat jedoch nicht eingreifen können, es sei denn, er muss z.B. bei Krankheit oder Tod die Interimsgeschäftsführung übernehmen.

Beiräte mit solch umfangreichen Kompetenzen haben natürlich großen Einfluss auf ein Unternehmen, erhalten tiefe Einblicke und müssen deshalb das unbedingte Vertrauen der Eigentümer und Führungskräfte besitzen. Diese sollten vor Einsetzung eines Beirates also sehr genau überlegen, welche Kompetenzen und Entscheidungsbefugnisse sie den Beiratsmitgliedern geben wollen. Damit einher geht die Bereitschaft, auch kritische Themen zuzulassen, für gute Argumente offen zu sein und die eigene Meinung zu ändern. Ohne diese Bereitschaft ist ein Beirat nur schmückendes Beiwerk, teuer und nutzlos.

Was bei Gründung eines Beirats zu beachten ist

Unternehmen besetzen Beiräte oft mit Menschen aus ihrem Netzwerk, nur etwa ein Drittel nutzt spezialisierte Dienstleister. Ersteres kann Gefahren bergen und die Aufgabe und Position eines Beirats ad absurdum führen, wenn nämlich Freunde, Geschäftspartner und der Hausanwalt in den Beirat berufen werden.

Erste Regel für die Besetzung ist, dass die Mitglieder neutral und unabhängig sein müssen, sowohl finanziell als auch in Bezug auf das Unternehmen. Integrität und Streitbarkeit werden häufig als wichtige Persönlichkeitsmerkmale genannt. Natürlich müssen sie zweitens fachliche Kompetenz und Erfahrung aufweisen, gern als Unternehmer, mindestens als Geschäftsführer oder als Beirat in einem anderen Unternehmen. Drittens sollten sie sich fachlich ergänzen, also aus unterschiedlichen Berufen und Branchen kommen.

Abhängig von der Größe eines Unternehmens bestehen Beiräte aus drei bis fünf Mitgliedern. In 81 Prozent von ihnen, so eine aktuelle Studie der INTES Akademie für Familienunternehmen, sind die Eigentümer vertreten sind, meist als Gegengewicht zu externen Geschäftsführungen.

Da Beiräte im Unterschied zu Aufsichtsräten keinem gesetzlichen Regularium unterliegen, können Aufgaben, Kompetenzen und Strukturen frei festgelegt werden. Das ist ein großer Vorteil, denn so sind sie sehr flexibel einsetzbar.

Wichtig ist es dennoch, ein Regelwerk, eine sogenannte Beiratsordnung zu erstellen, in der einerseits Anforderungsprofil, Aufgaben und Kompetenzen festgelegt werden, andererseits die Strukturen fixiert werden, damit der Beirat arbeitsfähig ist. Dazu zählen die Festlegung der Anzahl der familieneigenen und familienfremden Mitglieder, deren Qualifikationsprofile, die Anzahl der Sitzungen im Jahr, der Umfang von Controlling und Reporting und natürlich nicht zuletzt eine faire Vergütung. Diese richtet sich nach der Größe des Unternehmens, der Anzahl der Sitzungen sowie dem Umfang von Verantwortung und Befugnissen.

Der Beirat in der Unternehmensnachfolge

Im Prozess einer Unternehmensnachfolge kann ein gut eingeführter Beirat viele wichtige Dienste leisten. Er hat schon bisher dem Unternehmer, der nun seine Nachfolge plant, beratend und als Sparringspartner zur Verfügung gestanden. Jetzt kann er ihn bei der Aufstellung eines Nachfolgeplans unterstützen, Kriterien für einen potenziellen Nachfolger formulieren und ihn bei der Suche und schließlich bei der Auswahl unterstützen. Bei Bedarf könnte er auch in einer Notsituation die Geschäftsführung übernehmen, bis ein Nachfolger gefunden ist.

Während und nach der Übergabe an den Nachfolger kommen einem Beirat ebenfalls wichtige Aufgaben zu. So kann er die Zusammenarbeit zwischen Übergeber und Nachfolger konstruktiv und bei Bedarf vermittelnd begleiten. Ein Wechsel des Alteigentümers in den Beirat erleichtert diesem nicht nur die Übergangszeit, sondern ermöglicht es dem Nachfolger, dessen Know-how noch eine Zeit lang zu nutzen. Bei einer Nachfolge innerhalb der Familie kann der Senior auch längerfristig im Beirat tätig sein und die Zukunft des Familienunternehmens aktiv mitgestalten. So vermittelt ein Beirat zwischen den Unternehmergenerationen und wichtiges Firmenwissen bleibt erhalten.

Aus der Praxis: Spindler Gruppe – Beirat als Impulsgeber, Motivator und Sparringspartner. 

Die familiengeführte Autohaus-Gruppe Spindler ist mit insgesamt elf Betriebsstätten und rund 700 Mitarbeitern eine der größten Automobilhandelsgesellschaften in Mainfranken. Mit dem Eintritt von Tochter Jeannine Krenn in die Firmengruppe wurde im Jahr 2018 der Generationswechsel eingeleitet. Ihr Vater, Gesamtgeschäftsführer Harald Krenn, begleitet diesen Prozess noch bis 2023 und wechselt dann nach über 40 Jahren in den Ruhestand.

Die Gründung eines Beirats 2021 war ein weiterer Schritt in diesem Prozess. Ihm gehören von der Eigentümerfamilie Jeannine Krenn und ihre Mutter Monika Spindler-Krenn, Enkelin des Firmengründers, an. Die Familie hat sich außerdem externe Kompetenz dazu geholt, um für die „großen Herausforderungen des Mobilitätsvertriebs von morgen“ gerüstet zu sein.

Neben einer Unternehmensberaterin für die Bereiche Innovation, Führung und Finanzen gehört ein Manager und Hochschullehrer mit langjährigen Erfahrungen zum Team, der sich um die Themen Markt & Strategien kümmern wird. Dritter im Bund ist ein Rechtsanwalt mit Erfahrungen als Geschäftsführer und Beiratsmitglied bei verschiedenen Unternehmen. Er wird die zukünftige Gestaltung der gesamten Unternehmensorganisation rechtlich begleiten.

„Der eingesetzte Beirat soll als Sparringspartner auf Augenhöhe agieren, bei strategischen Entscheidungen beraten, Mut machen und zugleich herausfordernd sein“, so die künftige Nachfolgerin Jeannine Krenn.