Best Practise ERP-Einführung bei Pumpenhersteller – Teil 2: Das Tagesgeschäft läuft wieder an

Der Beginn der Krise mit den einhergehenden Beschränkungen ist mittlerweile mehr als fünf Monate her. Welche wirtschaftlichen Auswirkungen entstanden sind, wird nach und nach deutlich. Viele Unternehmen verzeichnen deutliche Einbußen, einige konnten nicht bestehen. In diesem Beitrag berichten wir zum zweiten Mal über ein mittelständisches Unternehmen, das sehr flexibel auf alle mit der Krise einhergehenden Herausforderungen reagiert hat und dies auch weiterhin tut. Im Teil 2: Wie ging es weiter im Projekt der ERP-Einführung?

Neue Prozesse im Arbeitsalltag

Für die meisten gilt: Der Arbeitsalltag und die damit einhergehenden Prozesse wurden umgekrempelt. So haben viele Arbeitnehmer das mobile Arbeiten kennengelernt, Hygiene- und Abstandsmaßnahmen gelten auch weiterhin im Berufsalltag. Und eines haben viele gemeinsam: Sie haben sich flexibel und unverzüglich auf die neuen Bedingungen eingestellt. Vieles wurde machbar, was vorher lange Zeit undenkbar schien. Die Wirtschaft erholt sich langsam und wieder sind Unternehmen gefragt, neue Herausforderungen zu meistern.

Beim deutschen Vertriebsstandort des spanischen Pumpenherstellers ESPA fiel das länger geplante ERP-Rollout direkt in die Anfangszeit der Kontaktbeschränkungen im März 2020. Man wollte das Projekt trotzdem planmäßig durchführen und so fanden alle Treffen und Workshops remote statt. Man reagierte flexibel darauf, die frei gewordene Zeit sehr effektiv für die ERP-Einführung zu nutzen. Gerade die Anfangsphase lief optimal. Projektleiterin Madeleine Boost sah sogar einen Vorteil in der virtuellen Arbeitsweise, da sich so gerade die Initialisierungsphase über einen längeren Zeitraum strecken ließ und alle Meetings ausführlich vor- und nachbereitet werden konnten.

Wie ging es weiter mit dem Projekt? Wir haben bei Madlen Boost, Projektleiterin bei ESPA, nachgefragt.

Mit Unsicherheiten in der Krisenzeit umgehen

Frau Madeleine Boost, Projektleiterin ERP-Einführung bei ESPA Deutschland

Anfänglich gab es deutlich mehr Zeitressourcen als üblich, um das Projekt mit vollem Einsatz zu betreuen. Dies änderte sich bei ESPA. Durch Krankheit und Kurzarbeit bedingte Engpässe ließen das Projekt stocken. Madeleine Boost: „Wir wussten gar nicht, was mit der Krise auf uns zukommt, wann wir wieder Lieferungen erhalten und wie sich die Auftragslage entwickeln würde. Ob beispielsweise Kunden abspringen würden, wenn es zu Lieferverzögerungen kommen würde. Wir haben erst einmal überall da Kosten reduziert, wo es ging und daher waren auch einige Mitarbeiter in Kurzarbeit.“ Zeitweise gab es bei ESPA überhaupt keine Warenlieferungen und die Produktion stand still. „Doch urplötzlich lief die Produktion wieder an“, so Madeleine Boost, „und es kamen pro Woche 25 Paletten an, die dann weiterverarbeitet werden mussten. Im Vergleich: In der Hochsaison sind es normalerweise höchstens 20 Paletten wöchentlich.“ Diese einerseits erfreuliche Auftragslage führte andererseits zu einem deutlich erhöhten Arbeitsaufkommen für alle Mitarbeiter, auch für Madeleine Boost: „Auftragsmäßig rennen wir hier derzeit um unser Leben. Ich versuche mir für das ERP-Projekt jeden Tag 1,5 bis 2 Stunden abzuknapsen, die ich mir direkt blocke. Doch wir kommen an unser Limit.“

Flexibilität bei der ERP-Einführung

So flexibel sich das Unternehmen im März auf die frei gewordene Zeit eingestellt hat, so flexibel geht ESPA nun auf das anlaufende Tagesgeschäft ein. Der Golive-Termin für das neue ERP-System wurde um zwei Monate auf September verschoben. Madeleine Boost:

Die Daten sollen ordentlich eingepflegt werden, und wenn das dann etwas länger dauert, dann ist es so. Ich bin auch weiterhin definitiv davon überzeugt, dass Sage X3 die richtige Lösung für uns ist. Mit dem Altsystem kämen wir nicht dahin, wo wir hinwollen.

Denn wir wollen ja darüber auch den Austausch mit unserem spanischen Mutterkonzern erreichen. Dort wird das System als nächstes eingeführt, in Italien läuft es bereits reibungslos.“

Virtuelle ERP-Einführung überzeugt

Derzeit werden bei ESPA die letzten Stammdaten eingepflegt. Madeleine Boost ist immer noch überzeugt von der virtuellen Zusammenarbeit und würde auch in Zukunft nicht darauf verzichten wollen: „Das ist für mich die kostengünstigste und effektivste Art, zu arbeiten.“

Lesen Sie auch unseren 1. Teil: Best Practise ERP-Einführung remote: Mit frei gewordenen Zeit­ressourcen den Digitalen Wandel anstoßen