Buchhaltung: Cloud oder Server – welche Lösung ist für Sie die richtige?

Immer mehr Unternehmen nutzen die Cloud statt des Servers. Dennoch ist die Auslagerung firmeneigener Daten ein emotional aufgeladener Schritt. „Was man schwarz auf weiß besitzt, kann man getrost nach Hause tragen“, pflegte Oberstudiendirektor Blümel zu sagen. Herr Blümel unterrichtete unseren Mathe-Leistungskurs in der Oberstufe. Somit verwundert es nicht, dass wir ihn als unangefochtene Autorität in allen möglichen Lebensfragen betrachteten. Auch heute noch ist diese Grundstimmung weit verbreitet: „Was man auf seiner Festplatte hat, kann man getrost nach Hause tragen“ bleibt (leicht aktualisiert) die Maxime so mancher IT-Nutzer, seien sie nun Privatpersonen oder betriebliche Verantwortungsträger. Die Daten eines Unternehmens sind mehr denn je von unermesslichem Wert. Deshalb ziehen manche Betriebe instinktiv eine lokale Speicherung der Cloud vor. Statt irgendwelchen Außenseitern zu vertrauen, hat man über die eigenen Daten volle Kontrolle – bis etwas schief geht.

Anforderungen und Kosten steigen ohne Cloud

Es ist heutzutage nicht mehr ausreichend, die unternehmenseigenen Daten ein paar Servern in einem gut gesicherten Raum anzuvertrauen. Denn nur ein System, das selbst dem unwahrscheinlichsten Ernstfall vorbeugt, Stichwort: „Disaster Recovery“, ist ein wirklich sicheres System. Schließlich ist auch Deutschland vor Naturkatastrophen und Stromausfällen nicht gefeit – man denke nur an die Hochwasser der vergangenen Jahre. Schon allein deswegen verlangen Versicherungen, dass Unternehmen ihre Daten nach dem 1-2-3-Prinzip sichern:

• das erste System dient dem Tagesgeschäft,
• die anderen zwei Systeme dem Backup, wobei sie katastrophensicher und mindestens 100 km voneinander entfernt sein müssen. Man spricht hier von der „Georedundanz“.

Gerade für mittelständische Unternehmen, geschweige Kleinunternehmen, stellt dies eine gewichtige Investition dar. Doch nur so ist die ständige Datenverfügbarkeit auch im Ernstfall zu garantieren. Auch das manuelle Backup ist zeitraubend, kostenintensiv und fehleranfällig. Viele Unternehmen ziehen von ihren Daten wöchentlich eine Kopie, um sie an einem sicheren Ort zu lagern. – Eine Methode, die im Zeitalter der Cloud nur noch antiquiert wirkt. Da nun alle Unternehmen am Netz hängen, müssen sie ihre Systeme auch dementsprechend vor Angriffen schützen. Die neueste Firewall-Technologie ist hier unabdingbar. Sie erfordert wiederum ein restriktives und doch flexibles Zugangssystem für Mitarbeiter per VPN. Hier kann sich kein Unternehmen eine Schwäche – oder ein System zweiter Wahl – leisten. Ganz davon abgesehen, müssen Server-Standorte angemietet, die Server selbst gewartet und gegebenenfalls ausgewechselt und eine erhebliche Stromrechnung bezahlt werden. Kein Wunder, dass selbst größere Firmen sich oft dazu entscheiden, Ihre IT außer Haus zu vergeben oder sich gleich der Cloud anzuvertrauen. Was man auf der Festplatte hat, wirkt auf einmal eben sehr verletzlich.

Die Sachlage spricht zunehmend für die Cloud

Die Anforderungen an Datensicherheit sind heute so groß, dass es sinnvoll ist, renommierte Cloud-Anbieter zu nutzen. Diese haben sich voll und ganz darauf spezialisiert, Ihre Daten auf dem höchsten Sicherheitsniveau zu speichern und dabei einen ununterbrochenen, benutzerfreundlichen Zugriff zu bieten – wo immer sich Ihre Mitarbeiter auch befinden. Nicht nur das: Cloud-Angebote sind flexibel skalierbar – sie wachsen also mit Ihrem Unternehmen, ohne dass Sie in teure Hardware-Upgrades investieren müssten. Davon abgesehen können Sie sich in der Gewissheit wiegen, dass die Technologie, die Ihr Unternehmen nutzt, immer auf dem neuesten Stand ist. Auch die kaufmännischen Argumente sind schlagkräftig: im Vergleich zu einer hohen Einmal-Investition sind die monatlichen Abo-Gebühren gerade für kleine Unternehmen viel leichter zu stemmen. Statt Finanzmittel langfristig zu binden und kostbare Zeit darauf zu verwenden, Ihre Datenspeicherung zu verwalten, können Sie sich auf das Wesentliche – Ihr ureigenes Geschäftsfeld und unternehmerisches Wachstum – konzentrieren. Trotz alledem sollten Sie sich natürlich nicht blindlings dem nächstbesten Anbieter anvertrauen. Hier sind einige Tipps zur Auswahl von Cloud-Services:

• Achten Sie auf den Partner: ist er solvent? Denn geht Ihr Partner pleite, sind Ihre Daten womöglich unwiederbringlich verloren.
• Genießt Ihr Partner in der Branche einen guten Ruf?
• Unterliegt er sowohl deutschen als auch EU-Datenschutzbestimmungen?
• Gewährleistet er das höchste Sicherheitsniveau, Stichwort: „Katastrophenschutz“, Georedundanz (zwei mindestens 100 km voneinander entfernte Speicherstandorte)?
• Können Sie gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt ohne größere Hindernisse oder Kosten den Partner wechseln?
• Ist das lückenlose Service-Angebot in einem Service-Level-Agreement garantiert?
• Wie ist es um die Geschwindigkeit des Datenzugriffs bestellt?
• Bleiben Sie auch weiterhin Eigentümer Ihrer Daten?

Auch ist es sinnvoll, die Total Cost of Ownership über einen längeren Zeitraum zu bedenken.

Unser Spezial „Mit Sicherheit in die Cloud“

Das Thema Cloud-Technologie ist in aller Munde. Die Erleichterungen, die ein flexibler Zugriff auf Informationen, Daten und Dokumente mit sich bringt, ist charmant wie nie. – Genauso wie die damit einhergehenden Arbeitserleichterungen. Dennoch muss man sich mit einigen Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz auseinandersetzen. Neben Haftungsanforderungen beleuchten wir für Sie auch andere wichtige Aspekte:

• Wie sicher ist es, Firmendaten in der Cloud zu speichern?
• Wer übernimmt die Haftung bei Buchhaltung in der Cloud?
• Rechtliche Aspekte des Cloud-Computings
• Groß oder klein? Für welche Unternehmen eignet sich die Cloud?