Digitale Personal­akten: Alle Mitarbeiter­daten auf Knopfdruck

Mitarbeiter kommen und gehen, wechseln die Abteilung, entwickeln sich weiter. Umso wichtiger ist es für die Personalabteilung, sämtliche Informationen rund um die Angestellten zuverlässig im Blick zu behalten. Digitale Personalakten schaffen dafür die Basis.

Aktenschrank öffnen, Akte herausnehmen, das gewünschte Dokument suchen, bearbeiten, an die richtige Stelle zurücklegen und die Akte wieder weghängen – diese routinemäßigen Arbeitsschritte kosten die Mitarbeiter vieler Personalabteilungen Tag für Tag jede Menge Zeit und Nerven. Denn nicht immer liegen benötigte Dokumente am richtigen Ort; Personaler müssen sie oft mühsam suchen. Das bindet Ressourcen, die dann bei der strategischen Personalarbeit fehlen.

Digitale Personalakten: Alle Daten stehen auf Knopfdruck bereit

Dass es auch anders geht, zeigen digitale Personalakten. Sie bildet eine wirkungsvolle Alternative zu zeitfressenden Verwaltungsprozessen – sie sind schneller, praktischer und leichter handhabbar. Nur wenige Mausklicks sind nötig, um genau die Dokumente zu finden, die man benötigt. Stammdaten, Personalnummern und andere mitarbeiterrelevante Daten stehen sofort zur Verfügung.

Aber das ist noch nicht alles: Digitale Personalakten sind strukturiert aufgebaut. Wie bei ihrem Vorgänger – den Papier-Akten – werden Dokumente nach Stichworten und Ordnungsbegriffen abgelegt: Bewerbungsunterlagen, Personaldaten, Beurteilungen, Weiterbildungen etc. Dadurch ist es im Handumdrehen möglich, ein Arbeitszeugnis zu finden, einen Lohnschein herauszusuchen oder nachzusehen, wann die letzte Weiterbildung eines Mitarbeiters stattgefunden hat.

Allerdings – und das ist ein nicht zu unterschätzender Vorteil gegenüber traditionellen Aktenschränken – bekommen nur berechtigte Personen Zugriff auf die sensiblen Mitarbeiterdokumente. Eine Rollen- und Rechtevergabe regelt, wer welche Dokumente sehen, bearbeiten und weiterleiten darf und wer neue Dokumente hinzufügen kann. In einem Protokoll wird zudem jeder Zugriff und jede Bearbeitung dokumentiert.

Digitale Personalakten gewährleisten so eine höchstmögliche Daten- und Prozesssicherheit. Die klaren Zugriffsregelungen erlauben es dennoch auch nicht berechtigten Mitarbeitern, ihre eigene Personalakte in bestimmten Situationen anzureichern. Hat ein Mitarbeiter beispielsweise eine Fortbildung abgeschlossen und möchte das entsprechende Zertifikat zu seinen Akten im Unternehmen hinzufügen, wird das Dokument im Vier-Augen-Prinzip mit einer berechtigten Person geprüft und in der digitalen Personalakte abgelegt.

In jeder Akte lassen sich verschiedene Dokumentenarten zusammenführen

• Dokumentenart 1:

  Hier erhält jedes Dokument mit dem Ausdruck einen Barcode. Wurde ein Dokument beispielsweise unterschrieben und kann zurück in die Akte, wird der Barcode eingescannt. Dadurch wird eine automatische Zuordnung zur richtigen Mitarbeiterakte gewährleistet und auch sichergestellt, dass das Dokument an der richtigen Stelle in der Akte eingefügt wird. Zu dieser Dokumentenart gehören z. B. Arbeitsverträge (sowie Anpassungen derselben), Zwischenzeugnisse und Belehrungen.

• Dokumentenart 2:

  Dokumente werden in der Personal-Software erzeugt und dabei automatisch korrekt digital abgelegt hinsichtlich Mitarbeiter, Ordner und Periode. Hierzu gehören z. B. Lohnschein, Lohnsteuerbescheinigung, Meldebescheinigung zur Sozialversicherung.

• Dokumentenart 3:

  Hierzu gehören bestimmte Dokumente, die gescannt und anschließend manuell via Auswahl hinsichtlich Mitarbeiter, Ordner und Periode digital abzulegen sind. Das sind beispielsweise Bewerbungsunterlagen wie Anschreiben, Zeugnisse, Referenzen, Lebensläufe, außerdem Weiterbildungszertifikate oder Briefwechsel mit Anwälten, Behörden oder Versicherungsträgern.

Datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite mit digitalen Personalakten

Und damit nicht genug: Die digitale Personalakte hilft auch, sämtliche Sicherheitsanforderungen und Datenschutzvorgaben mühelos einzuhalten – das ist nicht erst seit Inkrafttreten der DSGVO ein echter Vorteil. Denn während herkömmliche Aktenordner und Hängeregister vor neugierigen Blicken oft nur unzureichend geschützt sind, lassen sich die Dokumente in den digitalen Ordnern nur mit einer entsprechenden Berechtigung öffnen. Wer was wann einsehen darf, ist klar geregelt. Außerdem lässt sich mithilfe automatisierter Workflows sicherstellen, dass Termine und Compliance-Vorschriften zuverlässig eingehalten werden. Zum Beispiel, wenn es darum geht, eine Abmahnung revisionssicher aus der Personalakte zu löschen oder Unterlagen regelkonform zu archivieren.

Digitale Transformation im Personalwesen

Last, but not least ebnet die digitale Personalakte der HR-Abteilung aber auch den Weg zu effizienten Abläufen. So ist sie auch ein wichtiger Schritt hin zur digitalen Transformation des Personalwesens. Benötigt ein Mitarbeiter beispielsweise für seinen Elterngeldantrag mehrere Lohnbescheinigungen der letzten Monate, kann er sich diese selbst aus der digitalen Personalakte ziehen, sofern er die Berechtigung dazu von der Personalabteilung hat. Statt wochenlang auf die Unterlagen aus der Personalabteilung warten zu müssen, kann er diese Dokumente im Idealfall noch am gleichen Tag an die für ihn zuständige Behörde weiterleiten.

Auch langwierige Suchen in dicken Aktenordnern gehören mit der digitalen Personalakte der Vergangenheit an. Denn per Schlagwortsuche stehen gewünschte Informationen auf Knopfdruck bereit. Dies spart Mitarbeitern in der Personalabteilung ebenfalls Zeit ein.

Mit einer digitalen Personalakte erreicht die Personalabteilung nicht nur eine Entlastung ihrerseits und schafft sich wichtige Freiräume für strategische Aufgaben wie Recruiting sowie Mitarbeiterentwicklung und -bindung. Auch unterliegen Belehrungen und Unterweisungen einer ständigen Dokumentation. Und durch die beschleunigte Arbeitsweise und auch dadurch, dass die Mitarbeiter eigenständig Dokumente herunter- oder hochladen können, steigert sie zugleich damit auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter und stärkt die Mitarbeiterbindung.

Best Practice Einführung einer DPA

Wie die Einführung einer digitalen Personalakte ablaufen kann, welche Vorbereitungen, Stoplerfallen und Herausforderungen bewältigt werden müssen, das zeigt das Beispiel der Mediengruppe Westfälischer Anzeiger aus Hamm.