Digitalisierte Prozesse sichern das Wachstum von Unternehmen ab (Interview)

Ein Interview mit Christian Thielkes, Geschäftsführer des Caravan Center Bocholt

Caravaning verleiht allen Menschen eine große Freiheit auf ihren Reisen und ist nachhaltig. Deshalb sind immer mehr Menschen mit Wohnmobil oder Wohnwagen unterwegs. Diese Freiheit möchten sie auch bei der Ausstattung, dem Service und der Wartung erleben. Das ist für die Händler mit großem Aufwand verbunden. Im Interview mit Christian Thielkes, Geschäftsführer bei Caravan Center Bocholt, wollte ich wissen, welche Herausforderungen für die Händler bestehen und welche Lösungen einen großen Teil der Arbeit durch digitalisierte Prozesse automatisieren.

Warum sind Urlaube mit dem Wohnmobil aktuell im Trend?

Herr Thielkes: Urlaube mit Wohnmobil oder Wohnwagen sind nachhaltig und individuell. Der Trend macht übrigens vor keiner Gesellschaftsschicht halt: Zu den größten Kundengruppen gehören aber Familien mit Kindern sowie Rentner, die meist zu luxuriösen Wohnmobilen neigen. Seit fünf Jahren verzeichnet unsere Branche jährlich 10 Prozent mehr Neuzulassungen bei den Caravans. Heute beschäftigen wir – das Caravan Center Bocholt – rund doppelt so viele Mitarbeiter wie noch vor drei Jahren. Das Wachstum freut uns, bringt aber auch Herausforderungen mit sich, weil wir für weiteres Wachstum effizienter arbeiten müssen.

Können Sie das Caravan Center Bocholt kurz vorstellen?

Herr Thielkes: Wir sind ein Familienunternehmen mit über 80 Mitarbeitern und rund 35 Millionen Euro Umsatz. Neben dem Verkauf von Wohnwagen und Wohnmobilen diverser Marken bieten wir unseren Kunden guten Service und auch einen Verleih. Insgesamt gehören wir zu den größten Händlern in Deutschland und bei Wohnwagen sind wir sogar der größte Händler in Europa. Wir veranstalten auch einen Tag der offenen Tür im Messeformat, der sehr erfolgreich ist. Das sind deutliche Vorteile gegenüber dem Wettbewerb – und wir wollen unsere marktbeherrschende Stellung ausbauen.

Was sind weitere Wettbewerbsvorteile?

Herr Thielkes: Effizienz und guter Service. Gute interne Zusammenarbeit. Ein hohes Maß an Kundenzufriedenheit und Kundennähe. Diese Vorteile auszubauen ist in unserer kleinen Branche durch Digitalisierung möglich. Folglich treibt auch alle Händler der Gedanke um, wie man sein Geschäft am besten digitalisiert. Wir haben das Thema früh angepackt und sind nun auch in einigen weiteren Punkten dem Wettbewerb voraus.

Welche Herausforderungen haben Sie besser gemeistert durch digitalisierte Prozesse?

Herr Thielkes: Unsere Ziele habe ich genannt: Wachstum, Effizienz, Service. Schauen wir mal genauer auf die interne Zusammenarbeit und die effizienten Prozesse: Wir haben den Verkauf, Wartung, Anbauten und Reparaturen als Geschäftsbereiche und betreuen oft in jedem die gleichen Kunden. Aber wegen der unterschiedlichen Ansprüche hatte jeder Bereich eigene Software-Lösungen im Einsatz, die nicht miteinander verknüpft waren. Es gab Lösungen für die Buchführung, die Warenwirtschaft, das Dokumentenmanagement, diverse Excel-Tabellen und ein System für die Personalabrechnung. Zu Anfang war jedes System eine Hilfe. Aber als wir ganzheitlicher arbeiten und die Anwendungen verknüpfen wollten, fehlten vernünftige Schnittstellen. Das hinderte die Weiterentwicklung doch enorm. Ein Fahrzeug konnte fünf bis sechs Mal in unterschiedlichen Systemen erfasst sein. Wirklich unwirtschaftlich ist das und für die Mitarbeiter ärgerlich. Wir mussten also unsere übergreifenden Prozesse an die verschiedenen Systeme anpassen. Es sollte eigentlich umgekehrt sein – und das war ein großer Mehraufwand. Allein eine Abrechnung konnte richtig viel Zeit kosten.

Wann war der Punkt erreicht, an dem Sie eine neue, zentrale ERP-Software einführen wollten?

Herr Thielkes: Wir haben ein neues Servicecenter an einem anderen Standort gebaut. Dort wollten wir die Daten von Anfang an allen Angestellten für ihre Arbeit verfügbar machen und sie damit entlasten. Unser Geschäft ist schließlich speziell: Es umfasst Aspekte der Fertigung, des Handels und des Kundenservices. Aber alle Unternehmensbereiche sollten ihr Geschäft über eine Software-Lösung/ein System steuern und erledigen können. Und das mit weniger Aufwand. Uns sollte das auch bei der Personalgewinnung helfen, die sich nicht immer einfach gestaltet. Die Notwendigkeit für digitalisierte Prozesse und damit ein zentrales ERP-System war nun einfach vorhanden und wir waren bereit, zu investieren.

Und für welche Software haben Sie sich entschieden?

Herr Thielkes: Wir haben unterschiedliche ERP-Lösungen verglichen und uns letztlich für Sage X3 entschieden, weil es sich gut an unsere Wunschprozesse anpasst. Außerdem ist die Lösung einfach zu bedienen, logisch aufgebaut, sieht gut aus. Auch das Preis-Leistungsverhältnis stimmt. Ein weiterer Pluspunkt von Sage X3 ist, dass die Schnittstellen zu allen anderen Programmen vorhanden sind, falls wir sie einmal benötigen sollten. Wir haben gelernt: Wenn wir uns bewegen, muss uns die Software folgen und nicht andersherum. Das macht Sage X3.

Was hat sich durch das neue ERP-System verändert?

Herr Thielkes: Wir decken heute alle Prozesse einheitlich ab: Von Warenwirtschaft und Fertigung über Service bis zur Buchführung und Personalabrechnung. Alle Informationen sind für jeden zugänglich und klar strukturiert. Im Mitarbeiterbereich gibt es überhaupt keine händischen Vorgänge mehr. Sie beantragen Urlaub online, die Lohnabrechnungen werden online erledigt beziehungsweise zur Verfügung gestellt, die Stundenzettel können dort eingesehen werden und so weiter. Es macht wirklich Spaß, so zu arbeiten.

Und was hat sich für Sie verbessert?

Herr Thielkes: Ich sehe als Geschäftsführer auf den ersten Blick die aktuellen Stand-Tageszeiten, den Auftragsbestand, den Auftragsvorlauf, Verkaufszahlen – im Zeitreihenvergleich und grafisch gut dargestellt. Wir haben alle Informationen, die wir zur Steuerung des Unternehmens brauchen und können schneller und besser auf Anforderungen von Kunden oder auch Kapitalgebern reagieren. Nicht zu vergessen: Wir sparen durch digitalisierte Prozesse deutlich Zeit.

Um ein Beispiel zu nennen: Pro Fahrzeug benötigen wir rund 30 Minuten weniger, das macht an die 3.000 Arbeitsstunden pro Jahr! Mit Sage X3 erhöhen wir unsere Effizienz massiv und rechnen mit deutlichen Gewinnsteigerungen bei gleicher Personalstärke.

Was ist Ihr Fazit & Ihre Empfehlung zum Thema Digitalisierung?

Herr Thielkes: Innerhalb der Branche haben wir durch die Digitalisierung ein weiteres Alleinstellungsmerkmal: Auftragsbestätigungen und Rechnungen, die ganze Buchhaltung ist automatisiert. Wenn man uns mit dem Wettbewerb vergleicht, haben wir einen der modernsten Unternehmensauftritte der Branche – von der Internetseite bis zu den Prozessen. Wir haben deutlich weniger Aufwand, weil wir die Daten nur einmal erfassen müssen und die Informationen vollständig sind. Aber natürlich ist nicht alles von Anfang an perfekt. Wir sind dabei, viele Bereiche noch mal zu optimieren und zu verbessern. Ich kann allen Betrieben unserer Branche nur raten, sich mit ERP-Systemen zu beschäftigen. Das gleiche gilt für andere Ausrüster, beispielsweise für Boote oder Spezialfahrzeuge.

Vielen Dank, Herr Thielkes!