Elektronisches Rechnungsformat: Für mehr Digitalisierung im Handwerk

Es gibt sie tatsächlich noch: Papiergebundene Rechnungen, die per Post versendet werden. Allerdings nimmt der Trend zum digitalen Versand stetig zu. Laut einer Bitkomstudie aus 09/2021 erstellen 4 von 10 Unternehmen mittlerweile E-Rechnungen.  

Nicht nur die Pandemie hat daran ihren Anteil, sondern auch die fortschreitende Digitalisierung und gesetzliche Verpflichtungen. Selbst der Umweltschutz spielt bei diesem Thema eine Rolle, doch beginnen wir von vorn.  

Elektronische Rechnung = E-Rechnung 

Das UstG §14 beschreibt die Pflichtangaben, die zwingend für eine Rechnung gelten. Diesen Vorgaben muss auch eine elektronische Rechnung entsprechen, damit sie digital versendet werden kann. Letztendlich ist die E-Rechnung die digitale Form der Papierrechnung. Hierzu reicht es, die digitalisierten Daten als PDF, JPEG oder TIFF zu versenden. Ihr Vorteil liegt im kosten- und zeitsparenden Versand und durch die Vermeidung von Papier schonen Sie die natürlichen Ressourcen.  

Als Handwerksbetrieb sollten Sie sich zunächst das Einverständnis zum elektronischen Versand an Ihre Kunden einholen. Alternativ dazu können die allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) geändert werden. Nehmen Sie einen Passus auf, dass Rechnungen ausschließlich auf elektronischem Wege versendet werden. Vergessen Sie dabei den Datenschutz nicht! Die Datenschutzrichtlinien spielen bei der Datenübertragung und Archivierung eine große Rolle. 

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E-Rechnungsgesetz 

Im November 2018 trat schrittweise ein Gesetz in Kraft, bei dem seit November 2020 Handwerksunternehmen den Behörden strukturierte, elektronische Rechnungen in einem „XLM-Format“ stellen müssen. Das bedeutet, dass Rechnungen auf Papier oder per Fax versendet, nicht mehr akzeptiert werden.  

Ein „einfaches“ PDF ist nicht ausreichend und alle Ebenen der öffentlichen Hand, also auch die Bundesländer und Kommunen (z.B. Arbeitsagenturen, Finanzämter, Polizei, Bundeswehr, Zollämter, Universitäten, Kreisverwaltungen, Kindertagesstätten, Städtische Krankenhäuser und viele mehr) sind dazu verpflichtet, nur noch elektronische Rechnungen zu empfangen, um diese digital weiterzuverarbeiten. Hierzu bieten sich die digitalen Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung an. Ausgenommen von diesen Reglungen sind Rechnungen bis zu einem Auftragswert von 1.000 Euro. 

Digitale Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung 

Für die beiden digitalen Rechnungsformate ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) und XRechnung gelten die gesetzlichen Vorgaben für elektronische Rechnungen. Die Einführung der E-Rechnung geht auf die EU Richtlinie 2014/55/EU zurück sowie der Norm DIN EN 16 931. Mit dieser Richtlinie sollte der grenzüberschreitende Handel im europäischen Binnenmarkt gestärkt werden. Zwischen den Formaten gibt es allerdings Unterschiede.  

ZUGFeRD 

Dieses Format ist eine „hybride“ Form der Rechnung. Sie besteht aus einer PDF-Datei mit eingebettetem XML. Damit ist die Rechnung für den Menschen lesbar und kann nachgelagert von einer Software weiterverarbeitet werden.  

Das ZUGFeRD-Format ist mit der französischen Variante „Factur-x“ vollständig kompatibel und technisch identisch.  

XRechnung 

Bei diesem Rechnungsformat gibt es keinen für den Menschen lesbaren Teil, da die Rechnung lediglich als XML-Datei übermittelt wird.  

Die XRechnung wurde als Datenformat für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern erarbeitet.  

Nach einer Nutzerregistrierung wird die Rechnung über eine zentrale Rechnungseingangsplattform (Webservice) eingereicht. Entscheidender Vorteil dabei: Eingereichte Rechnungen werden automatisch geprüft und entsprechende Rückmeldungen können schneller erfolgen. Dadurch entfallen die zum Teil langen Wartezeiten und Zahlungen werden schneller geleistet. 

Der digitale Wandel lässt sich nicht aufhalten. Mit der Sage 50 Handwerkslösung haben Sie alle Möglichkeiten, Ihre Digitalisierungsstrategie erfolgreich voranzutreiben. Mit den beiden Rechnungsformaten ZUGFeRD und XRechnung können Sie sowohl die Erstellung wie das Einlesen von elektronischen Rechnungen vornehmen. Partizipieren Sie vom digitalen Wandel und sparen Sie Papier, Portokosten und verschlanken Sie Ihre Prozesse im Unternehmen.