Feedback-Prozess: Worauf Sie im Mitarbeitergespräch achten müssen

Manche sehen Feedback-Gespräche als lästige Formalität. Andere nutzen die Gelegenheit zur persönlichen Abrechnung. Wieder andere verzichten auf eine gründliche Vorbereitung und kalkulieren damit ein, den betreffenden Mitarbeiter falsch zu beurteilen. Zugegeben, Fehler können vorkommen. Beispielsweise lässt sich ein Vorgesetzter vom ersten – möglicherweise negativen – Eindruck leiten und bewertet die Leistung des Mitarbeiters insgesamt als schlecht. Auch Vorurteile beeinflussen eine objektive Beurteilung. Ebenso wie Sympathie und Antipathie, eigene Probleme, Zeitmangel oder auch die Scheu, ein womöglich zu hartes Urteil abzugeben und damit einen Konflikt auszulösen..

Was eine wertfreie Leistungsbeurteilung zudem erschweren kann, ist das Phänomen, dass Mitarbeiter regelmäßig kurz vor dem Gesprächstermin ihr Engagement steigern. In der Hoffnung, beim Vorgesetzten auf diese Weise zu punkten und ein besseres Ergebnis zu erzielen.

Kriterien für eine möglichst objektive Beurteilung

Natürlich ist jede Bewertung subjektiv. Trotzdem bestehen gute Chancen, Beurteilungsfehler weitgehend zu vermeiden. Etwa, indem Sie eine externen Berater oder eine neutrale Person aus einem anderen Unternehmensbereich hinzuziehen.

• Verfügt der Mitarbeiter über die notwendigen fachlichen Kenntnisse und Fähigkeiten?
• Setzt er diese Kompetenzen zielführend und effizient ein?
• Wie sieht es mit Pünktlichkeit, Zuverlässigkeit, Sorgfalt und der Bereitschaft aus, Arbeitsabläufe zu optimieren?
• Ist der Mitarbeiter in der Lage, vorausschauende zu denken und zu handeln?
• Ist er bereit, Verantwortung zu übernehmen und zur Lösung von Problemen Eigeninitiative zu ergreifen?
• Kann er Prioritäten setzen, Risiken abschätzen und die richtige Entscheidung treffen?
• Wie verhält sich der Mitarbeiter in Stress-Situationen und bei Konflikten?
• Entwickelt er entsprechend der Aufgabenstellung kreative Ideen?
• Wie läuft die Zusammenarbeit im Team oder mit andren Unternehmensbereichen?
• Wie verhält sich der Mitarbeiter gegenüber Kunden, Kollegen und Vorgesetzten?
• Gibt er Erfahrungen und Know-how an andere weiter?
• Nimmt er Kritik an und ändert daraufhin sein Verhalten?
• Ist der Wille vorhanden, sich weiter zu qualifizieren?
• In welchem Grad ist der Mitarbeiter belastbar?
• Agiert er kostenbewusst?
• Wie ist es um seine kommunikativen Fähigkeiten bestellt?
• Besitzt er Führungsqualitäten?

Aus der Summe der Antworten ergibt sich, ob Sie mit den Leistungen Ihres Mitarbeiters zufrieden sein können oder Verbesserungsbedarf besteht.

Einmal im Jahr ist nicht genug

Dabei hat es sich als sinnvoll erwiesen, Mitarbeitergespräche nicht nur zum Jahresende einzuplanen. Wesentlich bessere Ergebnisse lassen sich erreichen, wenn Sie zeitnah handeln. So sollten Sie Ihren Mitarbeiter sofort darauf ansprechen, wenn er außergewöhnlich gute Arbeit geleistet hat. Denn ein aktuelles Lob bewirkt mehr als eine Benotung, die erst Monate nach dem eigentlichen Anlass erfolgt.

Das Gleiche gilt selbstverständlich auch für den Fall, dass ein Mitarbeiter eine mangelhafte Leistung erbringt oder Fehler macht. Hier herrscht unmittelbarer Klärungsbedarf, wobei das Gespräch unbedingt unter vier Augen stattfinden sollte. Rechtzeitig auf seine Defizite aufmerksam gemacht, ist der Betreffende in der Lage, seine Fehler abzustellen und seine Leistung zu verbessern.

Gehaltverhandlungen sind eine andere Baustelle

Eines sollten Sie allerdings unterlassen: Nutzen Sie das Feedback-Gespräch nicht, um Gehaltsverhandlungen zu führen, Aufstiegs-Chancen in Aussicht zu stellen oder sonstige Vergünstigungen anzukündigen. Damit verwässern Sie die ursprüngliche Thematik. Statt sich darauf zu konzentrieren, mit Ihnen über die eigene Leistung zu sprechen, ist Ihr Mitarbeiter mehr an der persönlichen Karriere und der damit verbundenen Gehaltserhöhung interessiert. Auf diese Weise werden der Sinn und Zweck eines konstruktiven Feedbackgesprächs klar verfehlt.

Tipp: Vom Feedbackgespräch zu regelmäßigen Mitarbeitergesprächen

Neben dem Feedbackgespräch gibt es viele weitere Situationen und Anlässe, Mitarbeitergespräche zu führen. Vom Auswahlgespräch bis hin zum Trennungsgespräch sollten Sie sich auf jede Gesprächssituation gut vorbereiten. In unserem Special „Mitarbeitergespräche“ finden Sie viele hilfreiche Tipps und Leitfäden zu den Gesprächsarten.