Handwerksbetrieb – Normen und Vorschriften leichter im Griff

Der Eiffelturm ist eine metallbauerische Glanzleistung des späten 19. Jahrhunderts. Mit gut 10 000 Tonnen Stahl reicht er 324 Meter in den Himmel. Er besitzt zweieinhalb Millionen Nieten – aber kein einziges CE-Kennzeichen. Wie viele Seiten Papier wären heute nötig, um ihn vorschriftskonform herzustellen und auszuliefern?

Kraftakt DIN EN 1090

Die Umstellung auf die Normen DIN EN 1090 ist den meisten Betrieben im Metallbau sicher noch in guter Erinnerung. Ihr Vorteil ist eine leichtere Teilnahme an europaweiten Ausschreibungen und die Gewissheit für den Kunden, dass er für sein Geld auch eine angemessene Ware erhält. Aber den Verwaltungsaufwand im Metallbau hat sie erheblich gesteigert.

Das Geld verdient ein Betrieb allerdings mit Handwerk, nicht mit Dokumentation. Daher sollten betriebliche Abläufe immer wieder überdacht und vereinfacht werden.

Überblick bei den Dokumenten

Nicht nur im Metallbau, sondern auch in vielen anderen Handwerksbetrieben werden aktuelle Dokumente immer noch ausgedruckt und später abgeheftet – sodass die Regale voller und voller werden. Wer ältere Dokumente sucht, kann sich gleich eine Kanne Kaffee kochen, um bis zum Erfolg durchzuhalten.

Modernes Dokumentenmanagement ist eine starke Alternative. Es verringert die Zugriffszeiten, da auch anhand von Stichwörtern aus dem Inhalt oder über Verknüpfungen von Kunde oder Auftrag gesucht werden kann. Das geht nicht nur am PC-Bildschirm im Büro, sondern auch per Tablet in der Werkshalle oder am Laptop auf der Baustelle. Mit wenigen Klicks können bei Auslieferung CE-Kennzeichnung und Leistungserklärung aufgerufen und verschickt werden. Der neue Überblick schafft eine enorme Effizienz, spart Regalmeter und vor allem wertvolle Arbeitszeit.

Schnittstellen mit Kunden und Zulieferern

Von Angebot bis Schlussrechnung – je größer die Projekte im Handwerk sind, desto eher verlangen Auftraggeber, dass die Auftragnehmer digital kommunizieren, um schneller, transparenter und ohne Übertragungsfehler zu arbeiten. Ein digitalisierter Betrieb kann hier mit weniger Aufwand teilnehmen.

Inzwischen verschicken die meisten Handwerksbetriebe ihre Rechnungen nur noch per E-Mail. Um den Aufwand in der Buchhaltung zu verringern, sehen gerade die großen Unternehmen es gerne, wenn Rechnungen in einem Format wie dem ZUGFeRD-Format kommen. Dieses besondere PDF-Format kann nicht nur ausgedruckt, sondern auch direkt und fehlerlos in viele Buchhaltungsprogramme eingelesen werden.

Daten archivieren, Daten löschen

Wenn der Platz in den Aktenschränken mal wieder zu knapp wird, macht sich jeder Handwerksbetrieb daran, auszumisten. Die GoBD sagt, was wann weg-KANN. Seit Mai 2018 legt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) fest, wann welche Unterlagen weg-MÜSSEN. Ein Dokumentenmanagement kann diese Pflichten erheblich vereinfachen. Es hilft, die zu vernichtenden Daten auszuwählen und dann wirklich vollständig zu löschen – revisionssicher.

IT-Sicherheit

Wenn einzelne Computer ausfallen oder Daten – die nur auf einem PC gespeichert sind – verloren gehen, hat das für jeden Handwerksbetrieb spürbare, manchmal katastrophale Folgen. Obwohl es eigentlich eine Pflicht gibt, sich nach Stand der Technik abzusichern, tun das viele Betriebe unzureichend. Datensicherungen sind selten, lückenhaft oder lagern zu nahe an den Originaldaten.

Handwerksbetriebe, die eine Branchen-Software als sogenanntes Cloud-Angebot nutzen, delegieren viele dieser Pflichten an den Anbieter. Unter diesem Gesichtspunkt relativieren sich die monatlichen Kosten von Cloud-Angeboten.

Fazit

Es ist die Summe vieler eingesparter Handgriffe und Klicks, weshalb sich auch im Handwerksbetrieb eine ERP-Software lohnt. Cloud-Angebote bieten mehr Sicherheit gegen IT-Ausfall und Datenverlust. Darüber hinaus hat es ein digital fitter Handwerksbetrieb leichter, bei großen, lukrativen Projekten mitzuhalten, und ist möglicherweise dabei, wenn wieder mal ein spektakuläres Bauwerk wie der Eiffelturm entsteht.

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