Enorme Zeitersparnis im Handwerk: Sagen Sie Bürokratiemonstern adieu

Angebote, Aufträge, Rechnungen – viele Handwerksbetriebe erstellen diese Dokumente nach wie vor händisch auf Papier. Einige Bestandteile der Informationen verwalten sie aber auch mit dem Computer. Zum Einsatz kommen dafür meist einfache Tabellenkalkulationsprogramme, die Daten zum Beispiel nicht lückenlos mit dem Finanzamt austauschen können. Die Folge: Zettelwirtschaft, manuelle Übertragungen von Papier in den Computer und eine Hin- und Herkopiererei von einem System ins andere. Somit sind Übertragungsfehler und zeitintensive Prozesse Programm.

Das Beispiel der hessischen Schuhmann GmbH zeigt: Es geht auch anders. Denn hier baut der Geschäftsführer Hans-Peter Schuhmann auf durchgängig digitale Prozesse und freut sich über eine Zeitersparnis von durchschnittlich zwei Stunden pro Tag.

Digitalisierung – ein großes Thema im Handwerk

Es ist schon richtig: Handwerk hat klassischerweise mit Zupacken und Handarbeit zu tun. Dennoch ist die Digitalisierung ein sehr wichtiges Thema. Tatsächlich ist das Interesse deutscher Betriebe an digitalen Technologien groß. So sind vier von fünf Unternehmen (81 Prozent) generell aufgeschlossen gegenüber der digitalen Transformation. Gut zwei Drittel der Betriebe (69 Prozent) nehmen die Digitalisierung als Chance wahr.

Das ist das Ergebnis einer aktuellen Erhebung des Zentralverbands des deutschen Handwerks. Eine große Chance eröffnet in Handwerksbetrieben vor allem das papierlose Büro. Programme zur elektronischen Rechnungsverwaltung bieten zum Beispiel die Möglichkeit, direkt aus dem Rechnungsdokument eine Überweisung zu tätigen. Das spart nicht nur Aufwand, sondern verhindert auch verpasste Zahlungsziele.

Handwerk hinkt den Digitalisierungsmöglichkeiten hinterher

Soweit die Theorie. In der Praxis hat sich die Digitalisierungsbegeisterung allerdings noch nicht in allen Unternehmen durchgesetzt. Trotz der großen Offenheit kommen spezielle Softwareanwendungen nicht flächendeckend in Handwerksbetrieben zum Einsatz. Fast drei Viertel der Betriebe (42 Prozent) haben ihre Büro- und Verwaltungsarbeiten noch nicht mit einer speziellen Software digitalisiert.

Anders die Schuhmann GmbH, ein Gas-Wasser-Heizung-Installationsbetrieb aus dem hessischen Mörfelden-Walldorf. Das Unternehmen gehört ohne jede Übertreibung zu den Digitalisierungsvorreitern im Handwerk. Seit 1997 setzt es auf eine perfekt auf die eigenen Unternehmensprozesse zugeschnittene Software. Mit großem Erfolg. Die Entlastung, die mit dem Tool einherging, war schnell spürbar. Hans-Peter Schuhmann spricht von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von rund zwei Stunden pro Tag und somit zehn Stunden in der Woche.

Richtiges System sorgt für Zeitersparnis von rund zehn Stunden pro Woche

Der Geschäftsführer ist begeistert: „Auch in unserer Branche ist es wichtig, mit der Digitalisierung Schritt zu halten. Durchgängige Prozesse, nicht nur innerhalb unseres Unternehmens, sondern bereits vom Vorlieferanten ausgehend, sind heutzutage das A und O und werden auch in Zukunft nicht mehr wegzudenken sein. Man muss heute in Sachen Auftragsbearbeitung schnell sein und man muss mit der Zeit gehen, was die technischen Möglichkeiten angeht.“

Dabei macht das Unternehmen keine halben Sachen. Nicht nur die Angestellten im Büro, auch die Arbeitnehmer im Außendienst profitieren von effizienten digitalen Prozessen. Seit 2015 rücken sie nicht mehr nur mit dem Werkzeugkoffer, sondern auch mit dem iPad aus. Die darauf installierte Handwerk App hat auch im mobilen Kundendienst für manche Zeitersparnis gesorgt. Das virtuelle Tool ergänzt das reale Handwerkszeug damit perfekt.

Zeitersparnis: Alle Daten zentral in einem System abrufbar

Vorbei die Zeiten, in denen Service- und Wartungsaufträge handschriftlich per Druckdurchschrift in mehreren Ausfertigungen verfasst wurden und dann manuell in das Abrechnungssystem des Betriebs überführt werden mussten. In der App liegen alle Informationen digital vor und können vor Ort bearbeitet und ergänzt werden. Der Kunde leistet seine Unterschrift sogar direkt auf dem Tablet.

Das entsprechende Dokument wird via Cloud-Transfer binnen Sekunden vollautomatisch in der digitalen Kundenakte abgelegt. In dieser finden sich sämtliche Daten zu allen bisherigen Vorgängen: Rechnungen, Lieferscheine, Kundenaufträge und dergleichen. Im Büro haben die Mitarbeiter sofort Zugriff darauf.

Kein langes Suchen mehr, keine verlorengegangenen Zettel, keine Übertragungsfehler

In der Buchhaltung hat das für eine erhebliche Entlastung gesorgt. Kein langes Suchen, keine verlorengegangenen handschriftlichen Zettel, keine Abschreibfehler mehr. Alles ist an zentraler Stelle mit wenigen Mausklicks abrufbar. „Mit dem integrierten Dokumenten-Management-System (DMS) haben wir ein automatisiertes, vollständiges Archiv zu jedem Auftrag, auf das wir jederzeit zugreifen können“, bringt es Hans-Peter Schuhmann auf den Punkt.

Die vorliegenden Daten können direkt weiterverarbeitet werden, ohne dass diese manuell von einem System ins andere kopiert werden müssen. Das ist mehr als positiv. Denn auch hier entstehen leicht Fehler: Wie schnell bleiben Daten bei solchen Copy & Paste-Manövern auf der Strecke? Bei der Schuhmann GmbH ist man von diesem Szenario weit entfernt. Steuerrelevante Geschäftsbelege können zum Beispiel aus dem DMS heraus fehlerfrei über eine integrierte WinEDEA-Schnittstelle an den Steuerprüfer übermittelt werden.

Zeitersparnis bei der Rechnungstellung

Damit aber noch lange nicht genug. Auch bei der Rechnungstellung hat die genutzte Software für erhebliche Zeitersparnisse gesorgt. Alles läuft voll elektronisch ab. Rechnungen müssen nicht mehr mühsam ausgedruckt, eingetütet, frankiert und zur Post gebracht werden. Auch fallen diesbezüglich natürlich keine Kosten mehr für Porto, Papier, Druckertinte und Ordner mehr an. Diese Zeit- und Kostenfresser hat die Schuhmann GmbH endgültig eliminiert. Ihre Rechnungen versendet sie heute digital. Und zwar auf Knopfdruck.

Möglich macht das ein spezielles E-Rechnungstool, das sich im Handumdrehen an das DMS „andocken“ lies. Mit dem Ad-On empfängt und versendet das Unternehmen seine Rechnungen. Die Zuweisung der Positionen erfolgt automatisch, ganz ohne manuellen Aufwand. Somit gehören Fehler im Dispositionsabgleich mit E-Rechnung der Vergangenheit an.

Inhaber Schuhmann ist zufrieden: „Mit der E-Rechnung im ZUGFeRD-Format entfällt der händische Positionsabgleich unserer Lieferantenrechnungen. Alle Positionen stehen uns direkt im System zur Verfügung, ganz ohne weiteren Aufwand. Das ist eine enorme Erleichterung.“

Jederzeit erweiterbar

In diesem Zusammenhang profitiert der Betrieb von der hohen Modularität der verwendeten Handwerkersoftware. Bedeutet: Es können jederzeit weitere Softwarefunktionseinheiten ergänzt werden, die nahtlos miteinander kommunizieren. Zur Auswahl stehen neben dem E-Rechnungs-Modul zum Beispiel diese Module:

1. Zeitmanagement
2. Terminplanung
3. Lager- und Bestellwesen
4. Wartung & Service
5. Mobiler Kundenservice
6. Offene-Posten-Verwaltung
7. Nachkalkulation
8. Controlling Center

Für die Schuhmann GmbH ist das ungeheuer praktisch: Sie kann sich auf diese Weise genau das System und die Funktionen zusammenstellen, die zu den eigenen Bedürfnissen passen.

Fazit

Was ist die Quintessenz? Ganz einfach: Die Implementierung eines Dokumentenmanagements im Handwerk bringt nicht nur Zeitersparnissen, sondern auch viele weitere Vorteile. Ein Überblick:

• Dokumente sind nicht mehr in Papierform aufzubewahren.
• Unternehmen müssen keinen Stauraum für Aktenordner mehr vorhalten.
• Akten aus Papier sind nicht mehr aus dem Archiv zu holen und lange zu wälzen, bis das richtige Dokument gefunden ist.
• Ein DMS erfüllt alle Richtlinien in puncto Datenschutz.
• Das Unternehmen kann steuerrelevante Dokumente nach den gesetzlichen Vorgaben revisionssicher ablegen.
• Das zertifizierte deutsche Rechenzentrum, in dem alle Daten gespeichert sind, erfüllt höchste Sicherheitsstandards.

Schuhmanns Fazit: „Seit wir Sage 50 Handwerk mit den beschriebenen Modulen und Funktionen nutzen, sehen wir eine deutliche Effizienzsteigerung in allen Unternehmensbereichen.“ Wertvolle Zeit, in der Hans-Peter Schuhmann und sein Team sich auf ihre eigentlichen Kernkompetenzen fokussieren können.

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