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Handwerk 4.0: Digitalisierung mit Dokumentenmanagement im Metallbau

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Mann an Maschine

Wo Funken sprühen, sich Schweißmasken über Werkstücke beugen und es nach Metalloxiden riecht, ist die Digitalisierung schon präsent. Immer mehr Geräte, Abläufe und Dokumente im Metallbau werden digital. Ein Handwerksbetrieb – gleich welcher Größe – sollte dieser Entwicklung aber nicht hinterherlaufen und die kleinstmögliche Lösung suchen. Eine konsequente Digitalisierung des Betriebs spart Arbeitszeit, schafft Überblick und kann neue Kundengruppen erschließen.

Standardsoftware wie Microsoft Word und Excel mögen zwar vertraute Alleskönner sein. Branchenspezifische Software für das Handwerk jedoch erspart dem Anwender viel Aufwand. Denn sie kann typische Abläufe schnell abbilden, kennt die gängigen Dokumentationsformate der Branche und ist um Buchhaltung und Dokumentenmanagement erweiterbar.

Ein E-Rechnungs-Modul beispielsweise bietet einen einfachen und kostensparenden Austausch per ZUGFeRD-Format. Eine solche Rechnung ist ein PDF-Dokument. Der Inhalt des Dokuments wird von Programmen leicht und fehlerfrei importiert. Manuelles Erfassen entfällt.

Ein digitales Dokumentenmanagement ermöglicht es, Unterlagen in Sekunden zu finden statt in Minuten. Ob Bauzeichnung, Auftrag oder Vorschrift: Werden eigene und externe Dokumente konsequent digitalisiert, sind in jedem Teil der Werkshalle und auf jeder Baustelle der Welt spontan benötigte Dokumente per Tablet oder Laptop verfügbar.

Das Gleiche gilt für den Zugriff auf Kundenkontakte sowie Gesprächs- und Auftragshistorie. Durch Schnittstellen zu Customer-Relation-Management (CRM)-Systemen kann jeder Kunde umfassend und individuell betreut werden.

Bernhard Rohleder, Bitkom-Hauptgeschäftsführer, fasst das so zusammen: „Handwerksbetriebe, die konsequent digitale Technologien einsetzen, gewinnen Zeit für ihre eigentliche Aufgabe: das Handwerk.“ [1]

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Neue Anforderungen

Gesetze, Vorschriften und Normen ändern sich immer öfter. Branchensoftware zieht hier automatisch mit und unterstützt Unternehmen aus der Metallbaubranche dabei, Ressourcen für die eigentliche Arbeit vorzuhalten. Während die GoBD fordert, wie lange Rechnungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder der Schriftverkehr mit den Kunden aufzubewahren ist, legt der Datenschutz fest, wann diese sicher zu vernichten sind.

Hier zeigt ein Dokumentenmanagement seine Stärken: Es sorgt für revisionssichere Archivierung und erleichtert die pünktliche und konforme Löschung. Außerdem kann es den Zugriff auf sensible Daten regeln. Denn nicht jeder im Betrieb muss und darf alles einsehen können.

Betriebe können ihre Datensicherheit und Systemverfügbarkeit auch dadurch steigern, dass sie Cloud-Angebote nutzen, bei denen ein Dienstleister für die Sicherheit und Verfügbarkeit der Daten verantwortlich ist.

Neue Notwendigkeiten

Die Bieterverfahren für große Aufträge laufen heute schon rein elektronisch ab. Auch bei der Zusammenarbeit mit anderen Gewerken werden in komplexen Projekten immer mehr Daten digital ausgetauscht – aus Zeitgründen und um Übermittlungsfehler zu minimieren. Digitale Betriebe genießen daher den Nutzen der optimierten Prozesse und haben gute Voraussetzungen bei der Vergabe der lukrativen Großaufträge.

Kunden erwarten, dass Wartung, Reparaturen und Reklamationen zügig und transparent ablaufen. Ein Ticket-Management-System ermöglicht, dass Aufgaben lückenlos erfasst, dokumentiert und bearbeitet werden. Damit steigen Kundenzufriedenheit und Kundenbindung.

Neue Möglichkeiten

Die Vernetzung von Produktionsmaschinen ermöglicht nicht nur die zentrale Steuerung. ERP-Systeme erhalten damit viele Daten über Produktionsverlauf, Materialstand und Wartungsnotwendigkeit. So erhöhen sich Überblick und Kontrolle, während weniger Leerlauf, bedrucktes Papier und Erfassungsarbeit anfallen.

Darüber hinaus ergänzen Roboter sowie 3-D-Drucker die Produktion, und Visualisierungssoftware hilft Konstrukteuren und Kunden, sich bei komplexen Projekten schneller auf die konkrete Lösung zu einigen.

Betriebe aus der Metallbranche, die die neuen Möglichkeiten nutzen, machen sich wettbewerbsfähiger und zukunftssicherer. Interessierten Betrieben bieten Handwerkskammern, der ZDH sowie Initiativen des Bundes und der Länder Informationsveranstaltungen an, um den Herausforderungen der Digitalisierung erfolgreich begegnen zu können.

Quelle: [1] Bitkom (02.03.2017): Presseinformation: Zwischen Tradition und Innovation: Das Handwerk wird digital.