Die schnelle Verfügbarkeit von wesentlichen Informationen stellt heute die Voraussetzung für eine effiziente Unternehmensführung dar. Nur Manager, die unmittelbar auf Marktchancen, negative Entwicklungen von Umsätzen oder reagieren, haben auf lange Sicht Erfolg. Aus diesem Grund spielt ein angemessenes Berichtswesen eine wichtige Rolle für die kompetente Unternehmensführung. Für das Berichtswesen ist auch die englische Bezeichnung „Reporting“ weit verbreitet.
Die Aufgaben des Berichtswesens
Das Berichtswesen im Bereich des Controllings beschäftigt sich mit der Analyse der geschäftlichen Entwicklung. Zu diesem Zweck stellen die Controller Vergleiche zwischen Soll- und Istwerten an. Sie untersuchen zum Beispiel, ob bestimmte Abteilungen die Vorgaben von Buchhaltung oder Kostenrechnung zur Verfügung gestellten Zahlen stellen sie zum Beispiel nach dem Ende jeden Monats Berichte über die Entwicklung der Umsätze auf. Diese Standardberichte versorgen Abteilungsleiter und andere Führungskräfte bis zum Vorstand beziehungsweise der Geschäftsführung zeitnah mit wesentlichen Informationen. Die aggregierten und ausgewerteten Daten der standardisierten Reports ermöglichen es den Verantwortlichen, ihre Überwachungs- und Führungsaufgaben zu erfüllen. Neben monatlichen Reports erzeugt das Berichtswesen auch Quartals- und Jahresreports. Darüber hinaus bietet das betriebliche Berichtswesen autorisierten Mitarbeitern die Möglichkeit, jederzeit weitere Auswertungen zu aktuellen Fragestellungen zu generieren.
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Die Bedeutung von Kennzahlen
Kennzahlen bereiten Daten aus der Buchhaltung beziehungsweise dem Jahresabschluss auf, sodass sie in komprimierter Form vielfältige innerbetriebliche und Branchenvergleiche ermöglichen. So stellt zum Beispiel die Eigenkapitalquote einen aussagestarken Indikator für die Selbstfinanzierungskraft eines Unternehmens dar. Sie lässt sich als Quotient aus Eigenkapital und Bilanzsumme unkompliziert berechnen. Reports, die das Berichtswesen erstellt, enthalten deswegen regelmäßig wichtige Kennzahlen.
Data-Warehouse für ein modernes und leistungsstarkes Berichtswesen
Neben großen Konzernen nutzen verstärkt auch KMUs die innovative Datenaufbereitung in Form eines Data-Warehouses als Basis für ihr Berichtswesen. Eine solche zentrale Datenbank integriert die Daten, die aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen beziehungsweise aus externen Quellen stammen. Dabei kommt es zu einer Anpassung verschiedener Dateiformate auf einen einheitlichen Standard. So gelingt es Data-Warehouses, eine große Fülle sehr heterogen organisierter Datenbestände für die Auswertungen heranzuziehen.
Selbstständige und Freiberufler nutzen häufig die Möglichkeit, einfache Reports mithilfe von Tabellenkalkulationen selbst herzustellen. Dabei achten sie darauf, dass diese Berichte Mindestanforderungen an Standardisierung und Vergleichbarkeit erfüllen. Insbesondere der Gegenüberstellung des aktuellen Datenbestandes mit Vorjahres- und Planzahlen kommt große Bedeutung zu. Wer seine Buchhaltung durch einen externen Dienstleister wie zum Beispiel ein Steuerberatungsbüro erledigen lässt, erhält auf Anforderung regelmäßige Auswertungen. Diese bilden eine verlässliche Grundlage für ein einfaches Berichtswesen, das die Kontrolle der geschäftlichen Aktivitäten ermöglicht.
