Unter Controlling ist die Gesamtheit aller Arbeiten zu verstehen, die durch das systematische Auswerten und Verdichten von Daten für die Unternehmensführung relevante Informationen generiert. Auf Basis der bereitgestellten Berichte treffen Geschäftsführer und andere Führungskräfte vielfältige Entscheidungen, von der Anschaffung neuer Maschinen für die Erhöhung der Effizienz der Produktion bis hin zur Schließung ganzer Abteilungen wegen mangelnder Rentabilität.
Die Organisation des Controllings
In größeren Unternehmen ist das Controlling in eigenen Abteilungen mit mehreren Mitarbeitern organisiert. Damit die Controller bei ihrer Tätigkeit größtmögliche Unabhängigkeit genießen, ist dieser Unternehmensbereich oft als Stabsstelle organisiert. KMUs lassen diese wichtige Aufgabe häufig im Rahmen der Buchhaltung erledigen. Freiberufler und Selbstständige, deren Buchhaltung ein Steuerberater übernimmt, können sich von diesem Reports und Auswertungen bereitstellen lassen. Diese Berichte ermöglichen ein einfaches, aber effizientes Controlling in Eigenregie.
Tipp:
So optimieren Sie Finanzplanung, Budgetierung & Forecasting – Jetzt Controlling Software kennenlernen
Die Aufgaben des strategischen Controllings
Das strategische Controlling zeichnet sich durch seine langfristige Ausrichtung aus. Als betriebliches Planungs- und Steuerungsinstrument untersucht es Chancen auf zukünftigen Märkten und analysiert Erfolgspotenziale. Die Wettbewerbs- und die Portfolioanalyse zählen dementsprechend zu den klassischen Methoden, die eingesetzt werden. Das strategische Controlling arbeitet aus diesem Grund eng mit den Abteilungen Forschung und Entwicklung, Produktmanagement sowie Vertrieb zusammen. Eine enge Einbindung der Geschäftsführung in das strategische Controlling erweist sich ebenfalls als erforderlich. Nur so ist sichergestellt, dass die erarbeiteten Vorgaben tatsächlich in Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen stehen.
Die Aufgaben des operativen Controllings
Diese Form des Controllings beschäftigt sich mit den aktuellen Zahlen eines Unternehmens. Zu seinen regelmäßigen Tätigkeiten gehört die Erstellung von Monats-, Quartals- und Jahresreports. Sie basieren auf den laufenden Daten, die die Buchhaltung den Controllern zur Verfügung stellt. Um betriebswirtschaftlich relevante Informationen zu liefern, ist vor deren Verwendung häufig eine Anpassung erforderlich. So müssen Controller zum Beispiel aus steuerlichen Gründen vorgenommene Abschreibungen so anpassen, dass sie den tatsächlichen Werteverzehr von Anlagegütern angemessen wiedergeben.
Im Rahmen des operativen Controllings stellen Fachkräfte auch Budgets auf. Diese Zielvorgaben betreffen bestimmte Kostenpositionen, die in definierten Zeiträumen einzuhalten sind. Beispielsweise erhält die Abteilung Marketing jedes Jahr ein Budget, aus dem sie ihre Ausgaben für externe Dienstleister wie Werbeagenturen und Druckereien bestreiten muss.
Die erstellten Berichte enthalten zahlreiche Vergleiche, mit deren Hilfe sich die aktuellen Umsätze und Kosten beurteilen lassen. Dabei spielt eine Gegenüberstellung mit den Zahlen des Vorjahres eine große Rolle. Weiterer Bestandteil der Controlling-Reports sind in der Regel Soll-Ist-Analysen. Kommt es über einen längeren Zeitraum hinweg zu bedeutenden Über- beziehungsweise Unterschreitungen von Zielvorgaben, ermittelt das Controlling mögliche Ursachen. Gemeinsam mit der Geschäfts- oder Abteilungsleitung erarbeiten die Controller entweder Gegenmaßnahmen oder passen die Zielgrößen an die aktuelle Entwicklung an. So kann zum Beispiel ein unerwarteter Anstieg der Umsatzerlöse, der sich auf die nicht prognostizierte Gewinnung eines neuen Großkunden zurückführen lässt, eine Anhebung des geplanten Jahresumsatzes bewirken.
