Ein Kassenbeleg ist die einfachste Form eines Kaufbelegs. Im Gegensatz zu einer Quittung und einer Rechnung enthält dieser Beleg keine Angaben zum Empfänger der bezahlten Ware oder Dienstleistung. Wenn ein Kassenbeleg eine betriebliche Ausgabe dokumentieren soll, muss er allerdings einige Mindestanforderungen erfüllen. Er sollte immer
- das Kaufdatum anzeigen, das bei Kassenbelegen dem Lieferdatum gleichkommt,
- nachvollziehbare Angaben zur Art der gekauften Ware oder Dienstleistung enthalten und
- Angaben zum Verkäufer bzw. Aussteller des Belegs aufweisen.
Wenn ein Kassenbon, wie dieser Beleg auch genannt wird, zum Vorsteuerabzug berechtigen soll, muss zudem der Mehrwertsteuerbetrag separat ausgewiesen sein.
Kassenbelege für geringfügige Wirtschaftsgüter
Kassenbons werden in der Regel für kleinere Einkäufe ausgestellt. Dabei ist es unerheblich, ob der Kauf per Barzahlung oder mit EC-oder Kreditkarte getätigt wurde. Legen Mitarbeiter oder Inhaber einer Firma einen Geldbetrag aus, um eine kleinere Anschaffung für den Betrieb zu tätigen, kann die Buchhaltung ihnen den Betrag aus der Kasse in bar oder auch in Form einer Überweisung auf das Privatkonto zurückerstatten. Im letztgenannten Fall sollte der Beleg einen entsprechenden Vermerk enthalten: Erstattungsbetrag für betriebliche Ausgaben. Entscheidend ist, ob der Beleg alle Anforderungen erfüllt, um als Betriebsausgabe geltend gemacht werden zu können. Geringfügige Wirtschaftsgüter bis zu einem Anschaffungspreis von maximal 150 Euro netto können im Anschaffungsjahr in voller Höhe als Gewinn mindernde Betriebsausgabe in Abzug gebracht werden. Bis zu dieser Höhe reicht dann auch ein Kassenbeleg. Liegt die Netto-Anschaffungssumme darüber, muss eine Rechnung als Dokument vorliegen. Diese muss dann zwingend die vollständige Firmenanschrift des Rechnungsempfängers enthalten.
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Handschriftliche Quittung statt Kassenbeleg?
Kassenbelege werden üblicherweise von Betrieben mit überwiegend privatem Publikumsverkehr ausgestellt. Der Facheinzelhandel mit zusätzlicher gewerblicher Kundschaft verfügt in der Regel über EDV-Einrichtungen, um vor Ort bereits ordnungsgemäße Rechnungen an Firmenkunden auszudrucken. Wo das nicht möglich ist, kann eine Quittung die Rechnung ersetzen, sofern sie formal korrekt ausgestellt wird. Im Unterschied zum einfachen Kassenbeleg enthält die Kaufquittung zusätzlich die vollständige Firmenanschrift des Käufers, die der Aussteller der Quittung dann handschriftlich einträgt. Allerdings sollte diese Art des Belegs bei Anschaffungen oberhalb der 150-Euro-Grenze die seltene Ausnahme bilden. Bei einer Steuerprüfung kann das Finanzamt solche Belege für Betriebsausgaben ablehnen und auch die Berechtigung zum Vorsteuerabzug nachträglich streichen.
Bewirtungsbeleg als Sonderform des Kassenbelegs
Eine besondere Form des Kassenbelegs stellt der Bewirtungsbeleg dar. Die Gastronomie zählt zu den Branchen, in denen üblicherweise selbst bei höheren Beträgen keine Rechnungen, sondern Kassenbelege ausgestellt werden. Wenn eigene Mitarbeiter oder Kunden zur Tischgesellschaft gehören, kann das Restaurant einen Bewirtungsbeleg ausstellen, auf dem die Anzahl und Namen der bewirteten Personen, deren Firmenzugehörigkeit und der Anlass des Geschäftsessens vermerkt sind. In der Regel trägt der zahlende Gastgeber diese Angaben selbst ein. Zu beachten ist, dass zur Anerkennung von Bewirtungskosten aus dem Beleg genau hervorgehen muss, welche Mengen an Speisen und Getränken zu welchen Kosten verzehrt wurden. Bei Beträgen über 150 Euro gilt auch für Bewirtungsbelege die Vorschrift, dass die Adresse der gastgebenden Firma auf der Rechnung erscheinen muss.
