Personalfragebogen

Ein Personalfragebogen ist ein standardisierter Fragebogen, in dem Bewerber oder bereits eingestellte Mitarbeiter Angaben zu ihren persönlichen Daten machen. Er kann unterschiedlich gestaltet sein, je nachdem, in welcher Phase der Personalbeschaffung er eingesetzt wird.

Der Personalfragebogen im Bewerbungsprozess

Kommt der Personalfragebogen vor dem Vorstellungsgespräch zum Einsatz, trägt der Arbeitnehmer in den Fragebogen wichtige Daten zu seinem Werdegang und zu für die Stelle relevanten Sachverhalten ein. Hierzu können unter anderem diese Bereiche zählen:

• Kontaktdaten
• Höchster Schulabschluss
• Berufsausbildung
• Berufserfahrung / Vorbeschäftigungszeiten

Je nach Art der Stelle können weitere Details abgefragt werden. Hierbei sind jedoch stets die Regelungen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes zu beachten, denn der Arbeitgeber darf längst nicht alles abfragen, was ihn gerade interessiert. Ein Fragerecht des Arbeitgebers besteht nur dann, wenn er ein berechtigtes und schutzwürdiges Interesse nachweisen kann. Dies kann beispielsweise in folgenden Fällen vorliegen:

• Frage nach einer Schwangerschaft bei der Arbeit in einem Labor mit gefährlichen Stoffen, die ein sofortiges Beschäftigungsverbot zur Folge hätte
• Frage nach bestimmten Erkrankungen, wenn diese für die Arbeitsfähigkeit auf dem betreffenden Arbeitsplatz maßgeblich sind
• Frage nach einer HIV-Infektion bei Pflegepersonal
• Frage eines angehenden Kraftfahrers nach bestehenden Vorstrafen im Bereich der Straßenverkehrsordnung

In den meisten Fällen sind jedoch alle Fragen unzulässig, die das AGG als schützenswert anerkannt. Dazu zählen insbesondere das Alter, die Religion, die Herkunft, das Geschlecht, eine Behinderung und die sexuelle Identität.

Tipp:

Von Recruiting bis Zeiterfassung: HR-Prozesse mit der richtigen Cloud HR Software steuern

Der Personalfragebogen bei der Einstellung eines neuen Arbeitnehmers

Wurde der Arbeitsvertrag bereits geschlossen, wird der Personalfragebogen zur Abfrage abrechnungsrelevanter Sachverhalte verwendet. Typische Fragen sind dann:

• Sozialversicherungsnummer
• Familienstand und Kinder
• Bankverbindung
• Daten zur Lohnsteuer (z. B. Steueridentifikationsnummer, Finanzamts-Nr., Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Konfession)
• Angaben zur gewählten Krankenkasse
• Elterneigenschaft
• Angaben zu bestehenden VWL-Verträgen
• Steuerpflichtige Vorbeschäftigungszeiten im laufenden Kalenderjahr

Eine Besonderheit stellen Fragebögen bei der Einstellung im Minijob bzw. bei der kurzfristigen Beschäftigung dar. Häufig dient er in diesem Fall dazu, die Statusfeststellung durchzuführen und Vorbeschäftigungszeiten zu klären. Auch die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht kann der Arbeitnehmer auf diesem Wege beantragen.

Pflicht zum Ausfüllen des Personalfragebogens?

Vielen Bewerbern und angehenden Arbeitnehmern ist es lästig, so viel von sich selbst preisgeben und Daten erneut eintragen zu müssen, die schon der Bewerbung zu entnehmen waren. Der Arbeitgeber hat aber ein Auskunftsrecht, solange er sich innerhalb der engen Grenzen des AGG bewegt. Der Arbeitnehmer kann sich deshalb nicht dagegen wehren.

Für viele Arbeitgeber ist der Personalfragebogen ein kleiner zusätzlicher Test zur Eignung des Bewerbers. Arrangiert er sich mit seiner Pflicht? Macht er Verbesserungsvorschläge? Weigert er sich oder füllt den Fragebogen nur widerwillig aus? Dies lässt in Hinblick auf seinen Charakter oftmals tief blicken.