Wenn Arbeitnehmer oder der Unternehmer selbst einen Termin außerhalb ihrer regelmäßigen Tätigkeitsstätte wahrnehmen, so entstehen meist Reisekosten. Diese werden im Rahmen der Reisekostenabrechnung erfasst. Sie ist die Grundlage einer möglichen Kostenerstattung und der späteren Besteuerung.
Inhalt der Reisekostenabrechnung: die Kostenarten
In einer Reisekostenabrechnung werden alle Reisekosten erfasst. Dabei handelt es sich um alle Kostenpositionen, die im Rahmen der Dienstreise entstehen (Stand aller Angaben: 2022).
Fahrtkosten: Pauschale oder Nachweis der tatsächlichen Kosten
Die Fahrtkosten können in der Reisekostenabrechnung entweder per Nachweis in tatsächlicher Höhe geltend gemacht oder über die Kilometerpauschale in Höhe von 0,30 Euro je Kilometer (ab 21 Kilometern 35 Cent) abgerechnet werden. Beispiele:
- Bahnticket (2. Klasse) im Wert von 45 Euro
- 150 gefahrene Kilometer mit dem Privat-Pkw x 0,35 Euro = 52,50 Euro Erstattung
- Flugticket
- Fahrt mit dem Firmen-Pkw ohne Erstattung
Übernachtungskosten: pauschal oder in tatsächlicher Höhe
Die Übernachtungskosten können entweder im Rahmen der vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) herausgegebenen Pauschalen oder nach Vorlage der Rechnung in tatsächlicher Höhe erstattet werden. Das BMF veröffentlicht meist im jährlichen Rhythmus eine Tabelle, in der für jedes Land die Pauschalen angegeben sind. Für eine Übernachtung in Dänemark darf der Arbeitgeber beispielsweise pauschal 150 Euro je Nacht an Übernachtungskosten ersetzen.
Verpflegungsmehraufwand: Pauschbeträge ansetzen
Der steuerfrei zu ersetzende Verpflegungsmehraufwand ist für Reisen innerhalb Deutschlands festgelegt. Er beträgt:
- 14 Euro für eine Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden sowie für den An- und Abreisetag
- 28 Euro für eine Abwesenheit von mindestens 24 Stunden, also für ganze Tage
Hiervon abweichend legt das BMF in einem Schreiben für jedes Land abweichende Pauschalen fest, soweit dort die Lebenshaltungskosten von Deutschland abweichen. So erhält ein Arbeitnehmer, der eine Woche in der Schweiz eingesetzt wird, diese Pauschalen:
- Anreisetag: 43 Euro
- 2. bis 4. Tag: 3 x 64 Euro
- Abreisetag: 43 Euro
Insgesamt betrüge der Verpflegungsmehraufwand bei dieser Reisekostenabrechnung also 278 Euro. Fände die Reise innerhalb Deutschlands statt, beliefe er sich lediglich auf 112 Euro.
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Reisenebenkosten: alle weiteren Kosten per Nachweis
Zusätzlich können zahlreiche weitere Reisenebenkosten anfallen, zum Beispiel:
- Mietgebühr für Mietwagen
- Taxi
- Öffentliche Verkehrsmittel
- Schließfachgebühr
- Mautgebühren
- Kosten für Parkplatz oder Garage
- Eintrittstickets für geschäftliche Veranstaltungen
- Trinkgelder
- Telefonkosten
Diese und weitere Reisenebenkosten können im Rahmen der Reisekostenabrechnung steuerfrei erstattet werden. Hierzu müssen sie aber durch einen entsprechenden Beleg nachgewiesen werden. Alternativ ist ein Eigenbeleg anzufertigen.
Fehler in der Reisekostenabrechnung: Gefahr einer Steuernachzahlung
Es ist sehr wichtig, dass die Reisekostenabrechnung immer sorgfältig angefertigt wird. Andernfalls drohen dem Unternehmer Steuernachzahlungen, wenn der Sachbearbeiter bei einer Betriebsprüfung die Fehler aufdeckt. Mögliche Fehler sind beispielsweise die Abrechnung von Kosten ohne Beleg, die falsche Umrechnung von Fremdwährungen oder die Erstattung nicht geschäftlich veranlasster Reisenebenkosten.
