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Reisekostenabrechnung

Beschreibung im Lexikon

Reisekostenabrechnung

Reisekostenabrechnung erklärt

Das Wichtigste zuerst kurz und knapp: Was ist eine Reisekostenabrechnung? Die Reisekostenabrechnung ist ein dokumentierter Prozess zur Erfassung, Prüfung und Erstattung von Reisekosten, die im Rahmen beruflicher oder geschäftlicher Tätigkeiten anfallen. Sie umfasst typischerweise Ausgaben wie Fahrtkosten, Übernachtungen, Mahlzeiten und sonstige notwendige Aufwendungen einer Dienstreise. Sie ist die Grundlage für die Rückerstattung der entstandenen Kosten gegenüber dem Arbeitgeber oder Kunden.

Wann wird eine Reisekostenabrechnung erstellt?

Eine Reisekostenabrechnung wird erstellt, wenn eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte stattfindet und der Arbeitgeber die Kosten der Dienstreise übernimmt.

Typischerweise erfolgt die Abrechnung nach einer Dienstreise oder einem geschäftlichen Außeneinsatz, wobei der Arbeitgeber oder das Unternehmen die erstattungsfähigen Kosten prüft und entsprechend vergütet. Sie dient sowohl der internen Kostenkontrolle als auch steuerlichen Nachweisen.

Jedoch ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, Reisekosten zu erstatten. Arbeitnehmer können nicht erstattete Reisekosten in ihrer Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Inhalt der Reisekostenabrechnung: die Kostenarten

Die Reisekostenabrechnung einer Dienstreise umfasst standardmäßig vier Kostenkategorien, die die typischen Ausgaben einer Geschäftsreise systematisch erfassen und eine klare sowie nachvollziehbare Auflistung ermöglichen. Diese sind Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Reisenebenkosten.

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Fahrtkosten

Die Fahrtkosten sind die Ausgaben, die zur beruflichen Fortbewegung bei einer Dienstreise anfallen. Hierzu gehören Kosten für Treibstoff, Tickets, Parkgebühren und Kilometerpauschalen.

Die Fahrtkosten bei einer Fahrt mit dem Auto können in der Reisekostenabrechnung entweder per Nachweis in tatsächlicher Höhe geltend gemacht oder über die Kilometerpauschale in Höhe von 0,30 Euro je Kilometer abgerechnet werden. Damit die Fahrtkosten in tatsächlicher Höhe erstattet werden können, muss ein Fahrtenbuch geführt werden und detaillierte Angaben zu den Gesamtkosten, der Jahresfahrleistung und den beruflich gefahrenen Kilometern enthalten. Der fahrzeugindividuelle Kilometersatz wird üblicherweise über einen Zeitraum von zwölf Monaten anhand eines Einzelnachweises ermittelt.

Beispiele für Fahrkosten:

  • Bahnticket (2. Klasse) im Wert von 45 Euro
  • 150 gefahrene Kilometer mit dem Privat-Pkw (150 km × 0,30 €)= 45 € Erstattung
  • Flugticket
  • Rechnung für Benzin und Parken im Fall einer Nutzung mit einem Firmenwagen

Aufgepasst! Mit “Fahrtkosten” werden alle Kosten beschrieben, die der Arbeitnehmer für den Arbeitgeber zurücklegt. Ein Beispiel für Fahrtkosten ist somit auch der Weg zwischen dem Wohnort und der ersten Tätigkeitsstätte. Für eine solche Fahrt muss jedoch keine Reisekostenabrechnung erstellt werden, da es sich nicht um eine Dienstreise handelt.

Übernachtungskosten

Die Übernachtungskosten können entweder im Rahmen der vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) herausgegebenen Pauschalen oder nach Vorlage der Rechnung in tatsächlicher Höhe erstattet werden. Das BMF veröffentlicht meist im jährlichen Rhythmus eine Tabelle, in der für jedes Land die Pauschalen angegeben sind. Für eine Übernachtung in Dänemark darf der Arbeitgeber beispielsweise pauschal 150 Euro je Nacht an Übernachtungskosten ersetzen.

Mahlzeiten und Verpflegung

Der steuerfrei zu ersetzende Verpflegungsmehraufwand ist für Reisen innerhalb Deutschlands festgelegt. Er beträgt:

  • 14 Euro für eine Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden sowie für den An- und Abreisetag
  • 28 Euro für eine Abwesenheit von mindestens 24 Stunden, also für volle Kalendertage

Abweichend hiervon legt das BMF für jedes Land gesonderte Pauschalen fest, soweit dort die Lebenshaltungskosten von Deutschland abweichen. So erhält ein Arbeitnehmer, der eine Woche in der Schweiz eingesetzt wird, diese Pauschalen:

  • Anreisetag: 43 Euro
  • 2. bis 4. Tag: 3 x 64 Euro
  • Abreisetag: 43 Euro

Insgesamt betrüge der Verpflegungsmehraufwand bei dieser Reisekostenabrechnung also 278 Euro. Fände die Reise innerhalb Deutschlands statt, beliefe er sich lediglich auf 112 Euro.

Ausnahmeregelung: Wenn eine beruflich bedingte Auswärtstätigkeit ohne Übernachtung auf zwei Kalendertage verteilt ist, kommt die Mitternachtsregelung für die Verpflegungspauschalen zur Anwendung.

Reisenebenkosten

Bei einer Geschäftsreise ist es zu erwarten, dass noch zahlreiche weitere Reisenebenkosten anfallen, zum Beispiel:

  • Mietgebühr für Mietwagen
  • Taxi
  • Öffentliche Verkehrsmittel
  • Schließfachgebühr
  • Mautgebühren
  • Kosten für Parkplatz oder Garage
  • Eintrittstickets für geschäftliche Veranstaltungen
  • Trinkgelder
  • Telefonkosten

Diese und weitere Reisenebenkosten können im Rahmen der Reisekostenabrechnung steuerfrei erstattet werden. Hierzu müssen sie aber durch einen entsprechenden Beleg nachgewiesen werden. Alternativ ist ein Eigenbeleg anzufertigen.

Steuern und Reisekosten

Mit der Reisekostenabrechnung hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, Aufwendungen für Unterkunft, Verpflegung und Fahrten gemäß § 3 Nr. 13 bzw. Nr. 16 EStG steuerfrei zu erstatten. Sollte der Arbeitgeber die Reisekosten nicht erstatten, kann der Arbeitnehmer die entstanden Kosten als Werbungskosten steuerlich geltend machen.

Wichtig ist, dass nur die Kosten abgesetzt werden können, die tatsächlich vom Reisenden selbst getragen wurden. Eine doppelte steuerliche Begünstigung wird vermieden, indem bereits erstattete Ausgaben entweder abgezogen oder als steuerfreie Einkünfte in der Einkommensteuererklärung (Anlage N) ausgewiesen werden.

Formelle Teile einer Reisekostenabrechnung

Eine Reisekostenabrechnung dient der genauen Dokumentation aller dienstlich veranlassten Reisekosten und bildet die Grundlage für eine Erstattung durch den Arbeitgeber oder die steuerliche Anerkennung als Werbungskosten. Auch wenn es keine gesetzlichen Anforderungen zu den Bestandteilen einer Reisekostenabrechnung gibt, müssen bestimmte formale Bestandteile enthalten sein, damit sie korrekt erstellt wird und anerkannt bleibt:

1. Persönliche und Unternehmensangaben

Zu Beginn der Abrechnung müssen die wichtigsten Stammdaten aufgeführt werden:

  • Name der reisenden Person
  • Mitarbeiter:innennummer (falls erforderlich)
  • Unternehmensname und Adresse
  • Abteilung oder Kostenstelle

2. Reisedetails

Eine vollständige Beschreibung der Dienstreise:

  • Reisedatum (inkl. Uhrzeit von Abfahrt und Rückkehr)
  • Dauer der Reise
  • Reiseziel (Ort, ggf. Geschäftsadresse)
  • Zweck der Reise (Kundentermin, Schulung, Messebesuch etc.)
  • Genutzte Verkehrsmittel (z. B. Zug, Flugzeug, Pkw)

3. Angabe der angefallenen Reisekosten

Die Reisekostenabrechnung muss eine detaillierte Auflistung aller erstattungsfähigen Ausgaben enthalten:

  • Fahrtkosten (Kilometerpauschale oder tatsächliche Kosten, z. B. Bahntickets)
  • Übernachtungskosten (Hotelrechnung, inklusive Angaben zu inkludierten Mahlzeiten)
  • Verpflegungsmehraufwand (Pauschalen gemäß den geltenden steuerlichen Regelungen)
  • Reisenebenkosten (z.B. Parkgebühren, Mautgebühren, Kosten für Telefonate)

4. Belege als Nachweis

Jede Ausgabe, für die keine Pauschale angesetzt wird, muss durch einen Beleg nachgewiesen werden. Dazu gehören:

  • Hotelrechnungen
  • Tankquittungen
  • Bahntickets oder Flugbuchungen
  • Nachweise für Teilnahme an Veranstaltungen (z. B. Eintrittskarten, Besprechungsprotokolle)

5. Unterschrift und Bestätigung

Die Abrechnung wird üblicherweise sowohl von der reisenden Person als auch von der buchhaltenden Stelle des Unternehmens geprüft und unterschrieben, bevor die Erstattung oder steuerliche Anerkennung erfolgen kann.

Eine sorgfältig erstellte Reisekostenabrechnung sorgt für eine klare Nachvollziehbarkeit und minimiert das Risiko von steuerlichen Nachforderungen oder Unstimmigkeiten mit dem Finanzamt.

Fehler in der Reisekostenabrechnung: Gefahr einer Steuernachzahlung

Es ist sehr wichtig, dass die Reisekostenabrechnungen immer sorgfältig angefertigt werden. Andernfalls drohen dem Unternehmer Steuernachzahlungen, wenn der Sachbearbeiter bei einer Betriebsprüfung die Fehler aufdeckt. Beim abrechnen von Reisekosten entstehen häufig Fehler wie beispielsweise die Abrechnung von Kosten ohne Beleg, die falsche Umrechnung von Fremdwährungen oder die Erstattung nicht geschäftlich veranlasster Reisenebenkosten.

Software zur korrekten Reisekostenaufzeichnung

Mit einer digitalen Reisekostenabrechnung wird der gesamte Prozess deutlich optimiert, indem Sie für eine papierlose, effiziente und gesetzeskonforme Erfassung der Auslagen sorgen. Mit unserer spezialisierten Reisekostenabrechnungs-Software können Mitarbeiter ihre Reisedaten und Belege bequem über das Mitarbeiterportal oder per App einreichen – jederzeit und überall. Der integrierte Workflow beschleunigt die Genehmigung und Überprüfung der Reisekosten, während die lückenlose digitale Dokumentation sämtliche gesetzlichen Vorgaben (z. B. EStG, BRKG) und unternehmensspezifische Richtlinien berücksichtigt. Zusätzlich ermöglicht die automatische Übergabe an die Personalabrechnung eine schnelle und präzise Erstattung. Durch detaillierte Berichte und Auswertungen behalten Sie den Überblick über alle Kosten und optimieren zugleich Ihr Controlling.

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