Bei der Zentralregulierung (ZR) handelt es sich um ein Abrechnungssystem für den Zahlungsverkehr zwischen Lieferanten und Einkaufsgemeinschaften. Aus Kaufverträgen geschuldete Forderungen werden von einer zentralen Stelle bearbeitet. Die Einkaufsverbände sind in das Geschäft zwischen den tatsächlichen Abnehmer zwischengeschaltet.
Beim zentralregulierten Warengeschäft agiert der Verband oder ein beauftragtes Bankinstitut als Regulierungsstelle. Bestellungen und Zustellungen erfolgen direkt zwischen Verband und Lieferanten. Folgende Vertragspartner können teilnehmen:
- Der Einkaufsverband, der Ware von den Lieferanten bezieht
- Die Vertragslieferanten, wobei der Verband die Zentralregulierung und das Delkredere übernimmt. Im Rechnungswesen bezeichnet Delkredere eine Wertberichtigung für absehbare Forderungsausfälle. Übernehmen die Zentralregulierer das Delkredererisiko, wird im Falle der Insolvenz eines einzelnen Anschlusshauses trotzdem der Kaufpreis gezahlt.
- Der Einkaufsverband oder die beauftragte Bank als Träger der Zentralregulierung
Die gesammelten Forderungen werden zum Zeitpunkt der Skontofälligkeit in einer Summe an den Kreditor (Gläubiger von Forderungen) gezahlt. Der Vertrag regelt den Abwicklungsprozess und beinhaltet die Lieferadressen, Zahlungsmodi, Inkasso und Delkredereübernahme. In der Praxis gibt es eine ZR mit und ohne Delkredere. Die Verbindlichkeiten des Debitors (Schuldner aus Lieferungen) übernimmt die ZR im Verlauf des Zahlungsverkehrs allerdings nicht. Die Einkaufsgemeinschaft befreit den Lieferanten vom Kredit- und Inkassorisiko gegenüber dem Mitglied. Zusätzlich wird eine aktive Vermittlungsarbeit geleistet, dazu gehört auch Werbung. Hauptziel ist die Entlastung der Mitgliedsbetriebe von solchen Aufgaben, der Einkaufsverband kann diese besser und schneller bearbeiten.
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Der Standardablauf
Der Lieferant liefert die Ware an das Anschlusshaus der Gemeinschaft und sendet die Rechnung als Doublette zum Zentralregulierer. In der Folge übernimmt dieser die Bezahlung und weitere Abwicklung.
Vorteile der Zentralregulierung
Ein Grund für die Zwischenschaltung ist die Erwartung verbesserter Konditionen im Einkauf. Durch das kumulierte Einkaufsvolumen erwartet der Verband gegenüber dem Verkäufer eine günstigere Verhandlungsposition. Erfolgt die Bezahlung „in erster Kondition“, sind meist zusätzliche Margenvorteile möglich. Zu weiteren finanziellen Vorteilen für die Teilnehmer zählen unter anderem verbilligte Gebühren für die Kontenführung und eine Verlängerung des Zahlungsziels.
ZR als Früherkennungssystem
In einer Verbundgruppe schafft die Zentralregulierung die Voraussetzungen für ein Früherkennungssystem. Aus den Daten können die Mitarbeiter Umsatzstatistiken erstellen und das Zahlungsverhalten analysieren. Auf diese Weise erkennt der Unternehmer zum Beispiel frühzeitig mögliche Liquiditätsprobleme der Partner.
Unterschiede bei der Zentralregulierung
Die Gemeinschaften können sich stark unterscheiden, zum Beispiel in der Frage der Werthaltigkeit bei Delkredereübernahmen. Die Konstruktion der Verbandsverträge ist maßgebend:
- ZR über externe Dienstleister,
- ZR mit Warenkreditversicherung,
- ZR mit (abstrakter) Garantie oder
- ZR mit unbesicherter Delkrederehaftung
Für den Lieferanten haben die Konstrukte unterschiedliche Auswirkungen. Die ersten beiden Konstrukte gewähren eine hohe Sicherheit. Hinsichtlich der Haftung sind die letzten beiden Punkte problematischer.
