Mobil arbeiten? Geht nicht, gibt´s nicht – durch digitales Dokumenten­management

Es ist nicht wirklich ausgereift: Rund die Hälfte der Mitarbeiter in Unternehmen sind mit ihrem Dokumentenmanagement unzufrieden. Akten sind falsch abgeheftet worden und damit quasi verschwunden. Lager füllen sich mit Papier und kosten täglich Geld. Im Grunde wünscht sich jeder digitales Dokumentenmanagement – warum? Das sehen Sie in unserer Video-Grafik.

Digitales Dokumentenmanagement als Informationszentrum

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist das Informationszentrum eines Unternehmens. Es erlaubt das Speichern, Suchen, Anzeigen und Bearbeiten von elektronischen Dokumenten aller Art: Verträge, E-Mails und deren Anhänge, Dateien als Word, Excel, Film, Bild etc.

Endlich kein Papierkram mehr: 10 Gründe für digitales Dokumentenmanagement:

• Sie suchen die Preisliste zu einem Produkt und finden sie mehrere Male. Welche ist aktuell? Sie müssen die Kollegen fragen. Alle sind genervt. Doch mit einem DMS gibt es endlich keine Dubletten und Schattenakten mehr.
• In welchem Ordner findet man die Verträge für Treuekunden? Mit der Struktur eines DMS sind Sie mit wenigen Klicks am Ziel. Die Masse an Dokumenten haben Sie im Griff.
• Blättern, klicken, suchen. Wissensarbeiter verbrauchen viel Arbeitszeit mit unproduktivem Suchen. Im DMS sind Sie schnell am Ziel. Das freut Arbeitnehmer und Arbeitgeber.
• Home-Office? Geht nicht, da man die Akten nicht mitnehmen kann. Mit DMS stehen Ihnen Informationen überall bereit: Zu Hause, im Büro, beim Kunden und im Café. Ein mobiles Gerät und Internet reichen dazu.
• Ob der Kunde den Rabatt bekommen darf? Mit DMS behalten Sie die Infos im Blick und jeder kann schneller entscheiden.

• Die abgelegten Dokumente stehen mit DMS in vielen Anwendungen zur Verfügung: HR und ERP-Lösungen. Das erleichtert vieles.
• Durch die Integration erleichtert ein DMS auch abteilungsübergreifendes Arbeiten. Es hilft, Prozesse wie Freigaben zu optimieren – auch automatisiert. Wieder wächst die Produktivität im Unternehmen.
• Digitalisierung: Wenn das DMS das tägliche Arbeiten erleichtert und Home-Office ermöglicht, dann wird die Digitalisierung allgemein von den Mitarbeitern besser akzeptiert. Der Weg in die Zukunft hat begonnen.
• Mitarbeiterumfragen ergeben oft, dass sich die Mitarbeiter zu wenig informiert fühlen. Ein DMS verbessert die interne Kommunikation durch optimalen Informationsaustausch.
• Ein DMS hilft außerdem, Sicherheits- und Revisionsanforderungen umzusetzen und gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrung und Löschung von Dokumenten einzuhalten.

Digitales Dokumentenmanagement – Ihr Weg in die digitale Transformation

Dokumentenmanagement ebnet den Weg zur digitalen Transformation. Es macht Mitarbeiter zufriedener und schafft neue Möglichkeiten des befreiten Arbeitens für alle. Denn ein DMS ist viel mehr als ein digitales Ablagesystem: Es steuert das Workflow-Management und gibt jedem die Möglichkeit, mobil von überall zu arbeiten.