Simplify your Office – Agile Buchhaltung mit Office365 Integration: überall, effektiv, kollaborativ

Wie effizient könnten Sie als Geschäftsführer oder Buchhalter künftig arbeiten, wenn Sie überall mobil von unterwegs aus Zugriff auf alle Geschäftsvorgänge hätten? Sie hätten mit Laptop oder Smartphone die volle Flexibilität. Ihnen stünden jederzeit alle kaufmännischen Informationen Ihres Unternehmens zur Verfügung. Sie könnten sich jederzeit mit Kollegen über die bekannten Office-Tools austauschen, um Belege zu prüfen, fehlende Angaben zu ermitteln, Zahlungsströme zu rekapitulieren. All das ist längst keine Zukunftsmusik mehr! Eine kaufmännische Komplettlösung mit vollständiger Office-Integration ist mit Microsoft Office 365 längst möglich. So arbeiten Sie als Buchhalter künftig mit Ihrem Büro im Westentaschenformat. Und Sie revolutionieren die Auftragsbearbeitung, Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung in Ihrem Betrieb.

Buchhaltung wie sie gestern war und wie sie morgen funktioniert

In den Zeiten, als alle Buchungsprozesse auf Papier basierten, erfüllten Buchhalter eine überlebenswichtige Funktion für den Betrieb: Sie erfassten alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Kontoauszüge. Sie analysierten Zahlungsströme und fassten alle Daten über eine Periode in übersichtlichen Tabellen und T-Konten zusammen. Buchhalter übertrugen einzelne Zahlen in Listen, addierten und subtrahierten, kalkulierten Prozentsätze für Steuern und Abgaben. Sie erstellten Gewinn- und Verlustrechnungen (GuV), fertigten betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) und Bilanzen. Doch seit dem Einzug des Computers und dem Online-Banking liegen viele Zahlen digital vor.

Die meisten für die Buchhaltung relevanten Daten sind damit also bereits erfasst. Und doch kommen sie immer wieder in Form von Papierrechnungen und Papierkontoauszügen in die Buchhaltung. Dort müssen Buchhalter weiterhin eigentlich bereits digitale Zahlen in ihre Buchhaltungssoftware übernehmen. Solche Medienbrüche sind fehleranfällig, kosten Zeit, tragen nicht zur Wertschöpfung eines Unternehmens bei und kosten also Geld. Solche Medienbrüche lassen sich heute jedoch überwinden und Datenströme der Buchhaltung effizient automatisieren. Klärungsprozesse sind somit schneller zu organisieren, wenn alle Vorgänge in allen Office-Anwendungen wie Excel, Word und Outlook jederzeit und überall für alle zugriffsberechtigte Mitarbeiter verfügbar sind.

Integration der Buchhaltung mit mobilen Endgeräten und Office-Tools

Microsoft hat mit Office365 die beliebten Programme Word, Excel, Outlook, PowerPoint sowie weitere Apps in die Cloud gestellt. So arbeiten dezentral verteilte Teams in der Wolke zusammen. Einige Softwareanwendungen wie bspw. Buchhaltungsprogramme stehen mit Cloud-Diensten vor allem für mobile Endgeräte als Apps zur Verfügung. Schnittstellen zum Online Banking, dem eigenen Server oder anderen Applikationen ermöglichen eine zentrale Datenhaltung. Eine solche IT-Landschaft macht die Zusammenarbeit an den Daten effektiver und gewährleistet so den reibungslosen sowie schnellen Datenaustausch. So sind für die Buchhaltung Automatisierungsprozesse entstanden, die die händische Bearbeitung von Papier auf ein Minimum reduziert: Ein Papierbeleg wird dadurch nur noch einmal in die Hand genommen, um ihn zu digitalisieren und unmittelbar in die Datenbanken der Buchhaltung zu überführen. Drei Beispiele:

1. Ein Bewirtungsbeleg wird noch am Ort des Geschehens mit dem Smartphone fotografiert. Mit der App ordnet der zuständige Mitarbeiter unter Angabe des Anlasses und der bewirteten Personen die Ausgabe seinem Konto oder einem Projektkonto zu. Zusammen mit der Abbuchung der Kreditkarte ist damit die Vorbuchhaltung des Vorganges, also die Erfassung und Kontierung, bereits abgeschlossen.
2. Lieferant XY sendet per Post eine Rechnung, die noch auf der Poststelle eingescannt wird. Der in der Rechnung adressierte Mitarbeiter erhält über sein E-Mail-Programm eine Benachrichtigung mit der Aufforderung, die sachliche und rechnerische Richtigkeit im Buchhaltungssystem zu bestätigen und der richtigen Kostenstelle zuzuordnen. Vorbuchhaltung erledigt.
3. Über die Schnittstelle zum Online-Banking ruft das Buchhaltungssystem regelmäßig die Zahlungs-Ein- und Ausgänge aus dem Firmenkonto ab. Über die Angaben im Verwendungszweck ordnet das System den Zahlungsvorgang dem richtigen Konto beziehungsweise der richtigen Kostenstelle zu.

Eine so organisierte Buchhaltung ermöglicht also den Zugriff und die Belegerfassung dezentral und zu jeder Zeit. Abstimmungsprozesse zwischen Finanz- und Fachabteilungen werden beschleunigt, wenn alle eine gemeinsame Datensicht haben. Damit können sie sich über die bekannten Office-Anwendungen, E-Mail, Chats oder Messenger-Dienste direkt an einem Dokument verständigen. Genauso können Mitarbeiter Informationen aus der Auftragsbearbeitung, Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung abrufen, wenn sie diese beispielsweise für einen Kundenbesuch brauchen. Voraussetzung dafür ist, dass qualitativ hochwertige Reportings aus den Daten der Finanzabteilung erstellt werden können.

Fazit: Buchhalter werden strategische Berater des Managements

Die Buchhalter von Morgen werden also deutlich weniger klassische Dateneingabeprozeduren abarbeiten müssen, als dies früher der Fall war. Sicherlich werden bei der Vorbuchhaltung, also die Erfassung und Ablage von Belegen sowie bei der Kontierung Arbeitsschritte eingespart. Und wer hätte sich je darum geprügelt, diese wenig erfreulichen Routinearbeiten zu übernehmen. Aber werden Sie als Buchhalter deshalb arbeitslos? Auf Buchhalter, die mit modernen digitalen Buchführungssystemen arbeiten, kommen vielmehr neue Aufgaben zu. Vor allem bei der Erstellung von Reportings ist künftig viel Hirnschmalz gefragt, um aus den Rohdaten der Buchhaltung tagesaktuelle Berichte zu erstellen. Vor allem kleine und mittelgroße Unternehmen profitieren von dieser digitalen Buchhaltung. Dem Management stehen dadurch Instrumente zur Verfügung, die bisher nur Konzerne nutzen konnten:

• Tagesaktuelle Berichte über die Liquiditätsentwicklung mit Kontoständen
• Segmentbezogene Vertriebsberichte anhand der an Kunden versendeten Angebote sowie der durch Auftragseingänge gefüllten Auftragsbüchern
• Bilanzen, BWAs und GuVs per Mausklicks
• viele Einzelauswertungen aus Online-Shops und über die Wirkung von Marketingmaßnahmen

Mit diesen arbeitet die Geschäftsführung, der Vertrieb, das Marketing, um so Entscheidungen vorzubereiten und abzusichern. Buchhalter werden so zum strategischen Berater der Fachabteilungen und des Managements, in dem sie diesen stets mit wenigen Mausklicks aktuelle Statusberichte erstellen. Dies gelingt mit der Microsoft Office365 Plattform – egal wie groß Ihr Unternehmen ist, egal welches Geschäftsmodell Sie haben, ob Sie eine Dienstleistung erbringen oder Güter produzieren.